Определить сущность организации документооборота, дать его характеристики, определить и выявить пути совершенствования документооборота

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.(ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство. Архивное дело.»)

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов Основными правилами организации документооборота являются:

- оперативное прохождение документа с наименьшими затратами времени;

- максимальное сокращение инстанций прохождения документа

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.

Организационная форма делопроизводства зависит от масштабов учреждения, территориального размещения его структур и может быть:

1. Централизованной

2. Децентрализованной

3. Смешанной

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всей организации службе или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.), что позволяет значительно повысить качество их обработки.

При децентрализованной системе все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях организации, т.е. делопроизводство каждое функциональное подразделение ведет самостоятельно.

При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются в центральной службе ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся в структурных подразделениях.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов;

· контроль исполнения;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

· отправка или направление в дело.

Любые сведения о ходе движения документов внутри организации должны происходить с одновременным информированием СДОУ или через эту службу.

Внедрение компьютерных технологий в ДП позволяет децентрализовать базу данных о документах организации. Компьютерные технологии на современном этапе позволяют не только автоматизировать выполнение традиционных этапов документооборота, но и реализовать новые возможности в управлении документооборотом организации, выполнение справочно-информационных и аналитических работ, а так же использование электронного документооборота.

Перечислить форматы бумаги для создания управленческих документов, определить сущность и принцип построения системы потребительских форматов бумаги, выделить особенности различных форматов.

Для создания управленческой документации используются форматы А3, А4, А5 и А6. Формат А3 применяется для больших таблиц, карт или диаграмм. Основным форматом для других официальных документов является формат А4. Для небольших по объему документов используется формат А5. Формат А6 предназначен для почтовых открыток и почтовых карточек

Устанавливается три ряда потребительских форматов: А, В, С.
Основным рядом потребительских форматов является ряд А.
Применение форматов ряда В допускается в исключительных случаях.
Форматы ряда С должны применяться для таких изделий, как папки, конверты и другие им подобные.
Потребительские форматы должны обозначаться буквами А, В и С, указывающими ряды форматов, и цифрой, указывающей сколько раз исходный формат данного ряда (А0, В0, С0) разделен на две равные части.
Потребительские форматы рядов А, В, С должны соответствовать величинам Мелкоформатные беловые изделия - блокноты, записные книжки и т.п. могут выпускаться как в форматах, предусмотренных настоящим стандартом, так и форматах, предусмотренных другими видами нормативно-технической документации.
Для чертежей допускается получение форматов полос путем увеличения любой из сторон формата А4 в целое число раз.

13. Дать определение понятию «совместные распорядительные документы». Охарактеризовать совместные распорядительные документы. Выделить особенности оформления совместных распорядительных документов нескольких организаций.

Если в организациях издаются (принимаются) одинаковые виды распорядительных документов, то совместный распорядительный документ этих организаций оформляется в соответствующем виде: например, если в каждой из организаций, подготовивших совместный распорядительный документ, издаются приказы, следовательно, совместный распорядительный документ будет оформлен в виде приказа. Если в каждой из организаций принимаются постановления, то совместный документ будет оформлен в виде постановления. Если в организациях издаются (принимаются) различные виды распорядительных документов, то совместный распорядительный документ этих организаций оформляется в виде решения. Юридическая сила совместного решения для каждой из принявших его организаций будет соответствовать юридической силе того распорядительного документа, который издается (принимается) в каждой из этих организаций.

Совместные документы допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться специальный бланк.

Если совместный документ оформляется государственными органами и иными государственными организациями Республики Беларусь не на бланке, изготовленном типографским способом, а на стандартном листе бумаги, то изображение Государственного герба Республики Беларусь на нем не помещается.

Порядок размещения эмблемы организации или товарного знака (знак обслуживания) при оформлении совместных документов нормативными правовыми актами Республики Беларусь не определен.

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне. Сокращенное наименование организации указывают в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование организации в скобках помещают ниже полного или за ним.

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции организации, содержанию документируемого управленческого действия. Не допускается использование двойного названия вида совместного распорядительного документа (например, постановление-приказ, решение-приказ и т.п.).

Название вида документа указываются прописными буквами без разрядки центрованным способом.

Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами.

При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим документ.

Совместные распорядительные документы имеют составные индексы, включающие порядковые регистрационные номера, присваиваемые им в каждой из организаций, их подготовивших. Регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Место составления или издания совестного документа указывается на общем бланке с учетом принятого административно-территориального деления Республики Беларусь. Местом составления (издания) приказа (распоряжения) будет являться населенный пункт, в котором находятся организации, издавшие его. Место составления или издания документа указывают центрованным способом.

14.Дать определение понятия «унифицированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД), определить состав и дать характеристику документам, входящих в состав УСОРД, определить значение УСОРД в документационном обеспечении управления.

Унифицированная система ОРД (УСОРД) – явл. рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности всех организаций.

В состав УСОРД входят:

1.СТБ 6.38–2004

2.Методические указания по практическому применению СТБ

3.Классификатор унифиц.форм ОРД. Унифицир. формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством РБ.

1.Пояснительная записка по его применению

2.Альбом унифиц.форм ОРД. Альбом унифицированных форм ОРД может использоваться как эталонный массив для разработки альбомов унифицированных форм документов в организациях и поддержания их в актуализированном состоянии путем своевременного включения новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения областей применения унифицир. форм ОРД и т.д.

Перечислить основные документы, входящие в базу УСОРД, дать общую характеристику нормативно-правовой базе унифицированной системы организационно-распорядительной документации, определить основные составляющие и признаки классификатора и альбома документов УСОРД.

Унификация проводится на основе нормативно-правовых актов и методических документов по ДОУ: 1. государственных и отраслевых стандартов

2. общегосударственных классификаторов

3. унифицированных систем документации

4. устава и положения организации

5.распорядительных документов руководства

6. инструкция по ДОУ

7.табеля форм документов, создаваемых в организации

8. номенклатура дел организации

Классификатор унифиц.форм ОРД . Унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Альбом унифиц.форм ОРД. Альбом унифицированных форм ОРД может использоваться как эталонный массив для разработки альбомов унифицированных форм документов в организациях и поддержания их в актуализированном состоянии путем своевременного включения новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения областей применения унифицированных форм ОРД и т.д.

Дать характеристику СТБ 6.38-2004 как основному документу, регламентирующему требования к оформлению управленческой документации, определить его структуру, требования и выделить принципы оформления управленческой документации.

. При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов, справок, писем и др.) базовым явл. Государственный стандарт РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» . Этот док-т устанавливает набор постоянных и переменных реквизитов, применяемых при подготовке организационно-распорядительных документов и работе с ними, определяет правила их оформления, порядок расположения на документе и др.

Государственный стандарт РБ 6.38-2004 как самостоятельный документ входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).

17.Дать характеристику Постановлению Министерства юстиции Республики

Беларусь №4 от 19.01.2009г. «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь», определить его структуру, новые требования к оформлению документов.

Абсолютно новым в Инструкции является включение в нее отдельной главы, посвященной особенностям работы с документами в электронном виде. Требования к оформлению документов (состав реквизитов, порядок их оформления и расположения на материальном носителе и др.), закрепленные в новой Инструкции, распространяются именно на ОРД. Еще один важный момент, получивший отражение в Инструкции, — нормативное закрепление возможности использования угловых штампов при оформлении документов. На законодательном уровне использование угловых штампов при оформлении документов допускалось и до принятия новой Инструкции, но предыдущая Примерная инструкция по делопроизводству не регламентировала вопросы применения угловых штампов.В отношении штампов в Инструкции применен подход, при котором состав его реквизитов, порядок их расположения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка. Весьма существенные изменения в новой Инструкции претерпели правила структурного деления текстов документов. В частности, в Инструкции закреплен принцип структурного деления текстов, соответствующий правилам, установленным для оформления аналогичных документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь. (сквозная нумерация пунктов в сложных документах, объединение при необходимости пунктов в главы и т.п.). В Инструкцию также включено уточнение о порядке формирования в дела и, соответственно, о сроках хранения некоторых разновидностей приказов по личному составу. Следует отметить, что новая Инструкция достаточно четко разграничивает понятия «регистрационный индекс документа» и «регистрационный номер документа», который свидетельствует о принадлежности данного приказа к категории приказов по личному составу 75-летнего срока хранения. В случае если к регистрационному номеру дополнительные индексы или иные условные обозначения не добавляются, то регистрационный номер и регистрационный индекс документа совпадают, что наиболее характерно для приказов по основной деятельности

18.Дать характеристику организационно-распорядительным документам, их роль в управлении организацией.

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

ОРД классифицируется на три группы:

1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);

2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);

3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

1) дать характеристику ОРД,их роль в управлении организацией.

Организационно-распорядительная документация (ОРД) - комплекс документов,закрепляющий функции,задачи,цели,а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий,необходимость которых возникает в операционной деятельности организации.

ОРД классифицируется на три группы:

1) организационные документы (уставы,положения,инструкции,штатное расписание и т.д.)

2) распорядительная документация (приказы ,распоряжения,постановления,решения,указания и т.д.)

3) информационно-справочная документация (письма,акты,протоколы,справки и т.д.)

Организационные доки реализуют нормы административного и гражданского права,являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти доки проходят обязательную процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения,распорядительным доком или заседанием коллегиального органа и действует до утверждения новых.

Обязательным в ОРД является указание конкретных лиц ответственных за исполнение,а также лица,контролирующего ход исполнения.

Основные реквизиты:

1. Наименование организации

2. Дата

3. Место

4. Гриф утверждения

5. Заголовок

6. Текст

7. Подпись

8. Отметка о наличии приложений (если требуется )

9. Гриф/виза согласования

19.Дать определение понятия «реквизит документа», определить состав и охарактеризовать реквизиты, используемые при оформлении документов, определить их взаимосвязь.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.).

Реквизит– это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.

Так, например, реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование подразделения» показывают положение документа в пространстве. Положение документа во времени определяется его датой.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит – это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит – это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, заверительные подписи на удостоверяемых копиях документов и др.

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Формуляр-образец содержит все реквизиты, входящие в конкретные документы. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов отражает наиболее часто применяемую их последовательность

20.Дать определение понятия «унифицированная форма документа», объяснить значение унифицированных форм документов, определить назначение и особенности применения унифицированных форм документов.

20) Унифицированная форма доков-это совокупность реквизитов,установленные в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами.

Специализированная УФДОКА- УФДОКА,разработанная на основе типовой формы с учетом специфики решаемых задач.

Типовая УФДОКА- УФДОКА, отдельные реквизиты которой могут изменяться.

Унифицированный документ- док,созданный по унифицированной форме,оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу.

международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации И кодирование информации, УФДОКА осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО - международной организации по стандартизации. ISO- international organization of standardization.

Этапы унификации:

- определение объекта унификации.

- анализ текстовых дополнений и обобщение их результатов

-подготовка УФДОКА

-формирование альбома форм

-утверждение альбома унифицированных форм или отдельных форм документа.

Унификация проводится с целью сокращения количества применяемых документов,типизации их форм,снижение трудоемкости их обработки,более эффективного использования орг техники.

21.Дать определение основных реквизитов документа, выделить состав реквизитов, используемых при оформлении документов, дать значение и особенность реквизита «Заголовок к тексту».

Реквизит – обязательный элемент документа. Текст документа выполняется шрифтом TimesNewRoman в обычном начертании, размером, не менее 13 пунктов.

Реквизиты документа отделяются друг от друга полуторными межстрочными интервалами. При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом точно 14пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 73 мм на компьютере. Используют 8 стандартных положений табулятора:

0 – граница левого поля

1 – 12,5 мм от границы левого поля

2 – 40 мм

3 – 60 мм

4 – 80 мм

5 – 100 мм

6 – 120 мм

7 – 140 мм.

От нулевого:название вида док-та,заголовок к тексту, текст(кроме абзацной строки), отметка о налич. приложения, отметка об исполнении док-та и направл. его в дело, отметка о заверении копии, гриф согласования, наименов. должности в реквизите «подпись», слова Верно, ПРИКАЗЫВАЮ и т.д.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают двумя вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положений.

Реквизит «Заголовок к тексту» указывается на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах А4.

Формулируется заголовок составителем док-та. Он должен быть кратким и ёмким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием док-та.

Приказ (о чём), положение (о чём), протокол (чего), правила (чего), должностная инструкция (кому), акт (о чём), акт (чего), письмо (о чём)

В заголовке можно употреблять сокращения слов, используемых в стандартах и классификаторах РБ, сокращённые наименования организаций и общепринятые сокращения.

Заголовок в кавычки не заключается и не подчёркивается. Точка в конце не ставится.

Обязательными реквизитами являются:

- наименование организации

- дата

- место составления или издания док-та

- заголовок к тексту

- текст док-та

- подпись

22. Дать характеристику реквизитам «Гриф приложения» и «Отметка о наличии приложений", определить их состав и взаимосвязь.

Связь межу основным документом и приложением к нему оформляется с помощью реквизитов «Отметка о наличии приложения» и «Гриф приложения». Эти реквизиты помогают установить связь между основным документом и приложением к нему, что особенно важно при длительной работе с документами.

Гриф приложения – реквизит документа, который располагают в верхнем правом углу первой страницы приложения. Реквизит состоит из слова «Приложение» и его порядкового номера (при необходимости), название вида документа в дательном падеже, его даты и номера.
Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.
На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения. Отметка о наличии приложения. Отметку о наличии приложения к документу, упоминаемого в тексте документа, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если приложений несколько, и они не упоминаются в тексте, то их нумеруют арабскими цифрами с точкой, затем приводится название каждого приложения, количество листов и экземпляров, например:

Приложение:

1. Справка о подготовке государственных архивных учреждений к работе в осенне-зимний период на 2 л. в 2 экз.

2. Протокол общего собрания работников Национального исторического архива Беларуси об экономии электрической и тепловой энергии от 20.09.2006 № 3 на 4 л. в 2 экз.

Нередко к документу прилагается документ, который сам имеет приложение. Отметку о наличии приложения в этом случае оформляют по следующей форме:

Приложение: Письмо Департамента по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 10.12.2005 № 1-28/987 и приложение к нему, всего на 6 л.

Если приложение направляется не по всем указанным в документе адресатам, отметку о наличии приложения оформляют по форме.

Приложение: на 3 л. в 2 экз., во второй адрес.

Отметка о наличии приложения размещается в документе после окончания текста без отступа от левого поля.

23.Перечислить служебные отметки на документах, дать им характеристики, выделить особенности их применения и использования.

Отметка о контроле.Располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой К или словом «контроль». Проставляется от руки или с помощью штепселя. Может быть дополнена контрольной датой.
Отметка об исполнителе. Располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, включает в себя фамилию и номер служебного телефона исполнителя, который печатается без знаков препинания.
Отметка о поступлении. Оформляется справа на нижнем поле первого листа. Включает в себя полное или сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления документа и индекс (входящий номер). Оформляется от руки или с помощью штампа. В качестве индекса указывается порядковый регистрационный номер входящего документа.
Отметка о переносе данных на машинный носитель. Включает в себя запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных, дату переноса. Проставляется на нижнем поле первого листа документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Проставляется на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа слева и включает в себя слова «В дело»; индекс дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ; дату и индекс документа, свидетельствующего об исполнении; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя; дату оформления отметки.

24.Перечислить виды реквизитов, охарактеризовать их состав, выделить обязательные реквизиты для распорядительных и справочно-информационных документов.

25.Перечислить размеры шрифтов, используемых при создании документов, определить интервальность при оформлении текста, многострочных реквизитов, установить порядок нумерации листов многостраничных документов.

Текст документа выполняется шрифтом TimesNewRoman в обычном начертании, размером, не менее 13 пунктов. Для формата А4 используется полтора межстрочных интервала, А5– один межстрочный интервал.
Реквизиты документа отделяются друг от друга полуторными межстрочными интервалами, а при печати на пишущей машинке – двумя-тремя интервалами.
Если в тексте есть примечания или выделенная в абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал или точно 14пт для компьютера.
Документы со сроком хранения до трех лет допускается печатать на двух сторонах листа.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Нумарация нач. со второго листа док-та.

26.Дать определение реквизитам «Виза» и «Гриф согласования», охарактеризовать их и выделить особенности применения указанных реквизитов.

».Реквизит Виза выражает согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.Виза включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его подпись, расшифровку подписи и дату. Виза проставляется ниже реквизита подпись, на лицевой стороне последнего листа 1-ого экземпляра слева.Проекты распорядит. док-ов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа 1-ого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами (прием на работу, перевод, увольнение-руководитель структ. подразд., нач. отд. кадров,гл.бух., представитель юрид.службы). Визы бывают 1)виза согласования 2) виза ознакомления.Гриф согласования располагается ниже реквизита подпись, на лицевой стороне последнего листа документа и содержит слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), подпись, расшифровка подписи, дата. Печатается от 0-ого положения табулятора без отступа от границы левого поля. При наличии 2-ух грифов согласования их располагают на одном уровне.

27.Дать определение понятия «бланк документов», охарактеризовать виды бланков, используемых в организации, учреждении, выделить назначение каждого вида и особенности.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки документов в унифицированной системе организационно–распорядительной документации должны иметь поля не менее, мм: 30 – левое, правое – не менее 8, верхнее и нижнее – не менее 20.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: 1) общий бланк; 2) бланк письма; 3) бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитом.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак организации), код организации, наименование организации, место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке размещают отметки для реквизитов 11 – дата и 12 – индекс документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, код формы документа, наименование организации, справочные данные об организации и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 10) он становится бланком этого вида (например, приказа). Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с зарубежными партнерами.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности. Эти бланки подлежат учету.

Кроме перечисленных бланков могут создаваться бланки письма структурных подразделений и должностных лиц.

28.Перечислить реквизиты общего и бланка письма, определить их состав, выделить отличия реквизитов общего и бланка письма.

Общий бланк является своеобразной заготовкой для оформления практически любого служебного документа, кроме письма. При изготовлении конкретного вида документа наименование его вида ( кроме письма) наносится на общий бланк с помощью технических средств.

Реквизиты общего бланка:

· Герб РБ;

· Эмблема;

· Код организации;

· Код документа;

· Наименование вышестоящей организации ;

· Наименование организации ;

· Наименование структ.подразделения;

· Место для названия вида документа (отводится свободное место между реквизитами «наименование организации» и ограничительными линиями для даты и регистр. индекса);

· Ограничительные линии для дат и регистр. индекс ;

· Место составления или издания.

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливаются с продольным расположением реквизитов на двух языках.

Реквизиты бланка письма:

· Гос. герб РБ;

· Эмблема;

· Код организации;

· Код документа;

· Наименование вышестоящей организации;

· Наименование организации;

· Наименование струк.подразделения ;

· Почтовый адрес;

· Коммуникационные и коммерческие данные;

· Ограничительные линии для даты и регистр. индекса;

· Ссылка на регистр. индекс и дату, входящего документа.

В отличии от бланка для письма , который оформляется только на двух языках и только с продольным расположением реквизитов , в стандарте закреплены три варианта общего бланка: на двух языках с продольным расположением реквизитов и на одном языке( с угловым и продольным расположением реквизитов соответсвенно).

Название документа в бланках письма не указывается , в бланках письма присутствуют такие реквизиты , как «Почтовый адрес» «Коммуникационные и коммерческие данные» , которые не используют для общего бланка. Общие бланки могут оформляться на одном языке , если организация негосударственная.

29. Описать порядок изготовления и использования бланков документов с изображением государственного герба Беларуси, выделить особенности хранения и учета данных бланков.

Государственные органы и иные государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба РБ на бланков документа( далее-гербовые бланки).

Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии документов на гербовых бланках , предназначенных для рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету . С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учетные порядковые номера проставляют на левом нижнем поле лицевой стороны или на оборотной стороне бланка. Наиболее рациональным представляется способ расположения порядковых номеров на обороте , т.к это позволяет использовать свободное место на лицевой стороне для различных служебных отметок( отметки об исполнении документа и направления его в дело и др.)

Учет каждого вида гербовых бланков( общих бланков, бланков для письма , бланков конкретных видов документа) ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной форме( на карточках или в журнале). При этом в учетно-регистрационной форме регистрируются след.данные: наименование вида гербового бланка, дата поступления бланков, индекс сопроводительного документа , организация – поставщик бланков; кол-во поступивших экземпляров ; серии и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения гос.органа , ФИО должностного лица – получателя гербовых бланков; расписка в получении ; отметка об уничтожении использованных бланков.

Лицо , ответственное за учет, использование и хранение гербовых бланков документов, назначается приказом(распоряжение) руководителя организации. Гербовые бланки выдаются выдаются непосредственно структурным подразделениям ( исполнителям). При этом ведется регистр. форма по учету и выдачи бланков.

В организациях с небольшим объемом документооборота поступление и выдачу гербовых бланков можно вести в одном журнале или картотеке. Регистрируя исходящие документы, подготовленные на гербовых бланках , можно дополнительно отмечать номер и серию бланка.

Уничтожается гербовые бланки по акту с отметкой в журнале( картотеке).

Приказом руководителя назначается комиссия , которая не реже одного раза в год осуществляет проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков , о чем делается отметка в учетно-регистрационной форме после последней записи.