Место бухгалтерской службы в структуре управления организацией

Под структурой управления организацией понимается упорядоченная совокупность специализированных функциональных служб и производственных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений. В рамках

этой структуры протекает весь управленческий процесс: движение потоков информации, принятие управленческих решений, в котором участвует весь персонал. Структура необходима для того, чтобы все протекающие в организации процессы осуществлялись своевременно и качественно.

Ключевыми понятиями структуры управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами структуры управления могут быть как отдельные работники, так и службы, в которых заняты специалисты, выполняющие свои функциональные обязанности. Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые подразделяют на вертикальные и горизонтальные (линейные и функциональные).

Под учетной службой понимается структурная единица организации, выполняющая функции сбора, обработки и группировки информации в виде сводных бухгалтерских документов, внесения записей на счета бухгалтерского учета.

Структура бухгалтерской службы зависит от вида деятельности, размеров организации и т. д.

Бухгалтерская служба является наиболее организованной частью информационного обеспечения управленческих решений. Это единственный источник поставки документально обоснованной и системно обеспеченной экономической информации о фактическом наличии и использовании имущества и ресурсов организации, хозяйственных процессах и результатах деятельности, долговых обязательствах, расчетах и претензиях.

Учетная информация позволяет реализовать следующие функции управления:

1. Планирование. Бухгалтерская служба участвует: в разработке перспективных планов организации при планировании выпуска новой продукции и освоении новых рынков сбыта; определении ценовой политики с целью получения прибыли при наименьших издержках производства; установлении инвестиционной, финансовой политики; составлении краткосрочных планов и обеспечении их взаимосвязи в работе отдельных центров ответственности (производственных участков); предоставлении управляющим достоверной информации о финансовом положении организации.

2. Контроль. Бухгалтерская служба предоставляет информацию о достигнутых результатах на основе сравнительного анализа фактических и запланированных показателей.

3. Оценка. Формируемая на основе бухгалтерских данных финансовая отчетность позволяет понять, были ли решены поставленные задачи и достигнуты намеченные цели. Помимо этого, бухгалтерский учет выступает важнейшим инструментом контроля за сохранностью собственности организации, не только свидетельствуя о недостатках в работе и неэффективном использовании его трудовых, материально-технических, финансовых ресурсов, но и способствуя пресечению этих негативных явлений благодаря рациональной организации учетной работы.

Переход на международные стандарты учета, осуществляемый Российской Федерацией, предполагает расширение функций и полномочий бухгалтерской службы, ее выход на новый качественный уровень и переход от учетной регистрации фактов хозяйственной жизни к всестороннему

управлению производством.

При формировании аппарата бухгалтерии рассматривается вопрос о централизации или децентрализации учета. Это зависит, прежде всего, от организационной структуры самой организации, поскольку в состав могут входить филиалы, представительства, обособленные подразделения.

Гражданским законодательством ст. 55 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее – ГК РФ) регулируются понятия представительств и филиалов юридического лица:

• представительствомявляется обособленное подразделение юридического лица, расположенного вне места его нахождения, которое представляет интересы юрид. лица и осуществляет их защиту;

• филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительств.

Представительства и филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом, создавшим их юридическим лицом, и действуют на основании утвержденных положений, т. е. в рамках, строго ограниченных головной организацией, и только в интересах всего юридического лица.

При наличии у организации обособленных подразделений, в зависимости от характера и территориального размещения подразделений и отделов предприятия, от места, а также от объема и способа обработки учетных данных должно быть принято решение относительно уровня централизации учетных работ. Это должно быть отражено как одна из составных частей организационного аспекта учетной политики:

Централизация учета предполагает, что учетный аппарат сосредоточен в центральной бухгалтерии. В ней организуется ведение синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих от подразделений, где ведут лишь первичную регистрацию хозяйственных операций (рис. 3).

Т. е. подразделения не составляют не только внутренние балансы, но и бухгалтерские регистры, а в установленные графиком сроки документооборота сгруппированные первичные документы передаются в центральную бухгалтерию.

Рис. 3. Схема централизованной организации учета

Децентрализация учета предусматривает рассредоточение учетного аппарата по подразделениям, где организуется аналитический и частично синтетический учет. В центральной бухгалтерии ведется сводный учет по организации в целом. Возможен вариант и частичной децентрализации. Децентрализация учета используется там, где она неизбежна в силу территориальной или оперативно-управленческой обособленности подразделений и служб организации (рис. 4).

Рис. 4. Схема децентрализованной организации учета

При децентрализованной форме в подразделениях создаются собственные учетные службы (отделы бухгалтерского учета), которые ведут бухгалтерские регистры и составляют обособленные балансы данных подразделений.

Централизация учета имеет существенные преимущества перед децентрализацией. При централизованном учете возможно широкое разделение труда между работниками учетного аппарата, возможно эффективное использование компьютерных техник, применение которых при децентрализации учета во многих случаях нецелесообразно.

Децентрализация учета, как правило, приводит к увеличению расходов на содержание учетного аппарата, загромождает, усложняет учетную работу в главной бухгалтерии, снижая возможность использования учета для оперативного руководства предприятием.

Однако при наличии некоторых условий децентрализация не только не снижает качества учета и не затрудняет осуществление контроля и руководства всей деятельностью предприятия, а наоборот, дает возможность значительно упорядочить ее и сократить расходы на ведение учета.

Какой бы вариант не был принят, в любом случае руководитель обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить выполнение требований главного бухгалтера по вопросам оформления и представления для учета документов и сведений всеми структурными подразделениями и работниками организации, имеющими отношение к учету.