Оформление денежных, кассовых документов

9.1. Правила заполнения приходных кассовых ордеров

Обратить внимание!

Приходный кассовый ордер — это документ первичной учетной документации кассовых операций, по которому производится прием средств в кассу организации. Бланк приходного кассового ордера находится в альбоме унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации под названием — форма КО-1.

Прием наличных денег кассами организаций, заполнение формы ПКО и квитанции к ней регламентируют ст. 13, ст. 19-21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», утвержденного Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 г. N 40. Согласно ст. 13 кассы предприятий могут принимать наличные денежные средства исключительно по приходным кассовым ордерам формы КО-1, которые должны быть подписаны главным бухгалтером или другим лицом уполномоченным на то письменным распоряжением директора. Квитанция к ПКО выдается лицу, вносящему деньги в кассу организации. Она должна быть заверена печатью организации, подписана так же, как сам приходник, и кроме того кассиром, приходующим деньги.

Бланк приходного кассового ордера выписывается сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре.

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей:

- приходного ордера

- квитанции к приходному кассовому ордеру.

В заголовке приходного кассового ордера (ПКО) заполняется название предприятия.

Если у предприятия есть структурное подразделение, то следует указать и его; если структурного подразделения нет, то в поле «Структурное подразделение» ставиться прочерк.

«Код по ОКПО» - указывается код предприятия, который указан в документах Госкомстата и был присвоен при регистрации.

«Номер документа» - нумерация приходного кассового ордера должна быть непрерывной и следовать по порядку. Нумерация приходных ордеров каждый календарный год должна начинаться заново.

«Дата составления» - ПКО составляется в день поступления денег в кассу предприятия. Дата заполняется в формате ДД.ММ.ГГГГ. Если номер дня или месяца меньше десяти, то впереди ставится 0. Например, дата 5 мая 2011 года будет записана так 05.05.2011.

«Дебет» и «Кредит» - в строке «Дебет» указывается счет 50, предприниматели эту строку не заполняют, так как они не используют план счетов бухгалтерского учета.

Строка «Код структурного подразделения» заполняется обособленными подразделениями организации.

В строке «Корреспондирующий счет» указывается кредит счета, соответствующего источнику поступления средств. Предприниматели также оставляют это поле пустым. При поступлении розничной выручки указывается кредит счета 90.1. Поступление средств с расчетного счета отражается по кредиту счета 51. При поступлении аванса или оплаты от покупателя указывается кредит счета 62. Возврат подотчетных средств учитывается по кредиту счета 71. Различные поступления от работников организации, например, возмещение ущерба, недостач отражается по кредиту счета 73. Взносы от учредителей отражаются в корреспонденции с кредитом счета 75.

Строка «Код аналитического учета» заполняется при наличии кодов по системе аналитического учета.

«Сумма, руб. коп.» - записывается сумма, которая поступила в кассу предприятия. Сумма указывается с копейками, через знак «,».

«Код целевого назначения» - эта графа используется теми организациями, которые применяют систему кодирования использования средств. Сюда заполняется код назначения использования поступивших денег.

«Принято от___» - когда деньги вносит работник предприятия, то в строке указываются фамилия, имя и отчество работника в родительном падеже.

«Основание» - в этой строке указывается вид поступления денег. Например, получение из банка, оплата за товар (услуги, работы), возврат денег.

«Сумма» - в этой строке указывают сумму, поступившую в кассу. Рубли указывают прописью, с начала строки и с заглавной буквы; копейки указывают цифрами. Если в поле после написания суммы прописью осталось свободное место, то его прочеркивают.

«В том числе» - указывается ставка и сумма налога НДС. Сумма записывается цифрами или делается запись «без НДС»

«Приложение» - перечисляются прилагаемые первичные документы, приказы, распоряжения.

Строки квитанции к приходному кассовому ордеру заполняются точно также как приходный кассовый ордер.

После оформления приходный кассовый ордер и квитанция к нему подписываются главным бухгалтером, работником предприятия, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя или руководителем предприятия. Указывается расшифровка подписи – фамилия и инициалы.

На приходном кассовом ордере ставиться печать. Печать ставиться так, чтобы одна половина печати была на приходном кассовом ордере, а другая половина печати была на квитанции к приходному кассовому ордеру.

После того как печать поставлена, квитанция отрезается по линии отреза и вручается лицу, внесшему деньги в кассу.

Приходный кассовый ордер подшивается к кассовым документам.

9.2. Правила заполнения расходных кассовых ордеров

Обратить внимание!

Бланком расходного кассового ордера является утвержденная унифицированная форма КО-2.

Расходный кассовый ордер выписывается в единственном экземпляре.

В заголовке Расходного кассового ордера заполняется наименование предприятия и структурного подразделения, если на предприятии есть структурные подразделения. Если структурных подразделений нет, то в этой строке ставиться прочерк.

«Код ОКПО» - заполняется из документов государственной статистики, которые были выданы при регистрации предприятия.

«Номер документа» - расходные кассовые ордера нумеруются по порядку с начала календарного года. Нумерация должна быть непрерывной в течение года.

«Дата составления» - датой составления расходного кассового ордера является дата выдачи денег из кассы. Дата заполняется в формате ДД.ММ.ГГГГ. Если число дня или месяца меньше десяти, то впереди числа дня или месяца ставиться ноль. Например, 9 августа 2011 года будет выглядеть так 09.08.2011 г.

«Дебет» и «Кредит» - предприниматели освобождены от ведения бухгалтерского учета, поэтому эти графы можно оставить пустыми.

«Сумма, руб., коп.» - указывается сумма расхода денег из кассы. Сумма указывается с копейками через знак «,»

«Код целевого назначения» - графа заполняется, если предприятие использует систему кодирования расхода и прихода денег.

«Выдать» - указывается фамилия, имя, отчество работника, которому выдаются деньги. Фамилия, имя и отчество указываются в дательном падеже. Например, деньги из кассы предприятия получает Иванов Иван Иванович. Поле "Выдать" нужно заполнить - Иванову Ивану Ивановичу.

«Основание» - указывается вид расхода - зарплата, подотчет, займ и др.

«Сумма» - в этой строке указывают сумму расхода прописью - Рубли прописью, с начала строки и с заглавной буквы, копейки - цифрами.

«Приложение» - перечисляются прилагаемые первичные документы, их номера и даты, на основании которых выдаются денежные средства – приказы, распоряжения, договора, квитанции, доверенности.

Расходный кассовый ордер подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером предприятия.

«Получил» - эта строка заполнятся получателем денег. Сумма заполняется прописью с начала строки и с заглавной буквы. Рубли заполняются прописью, копейки цифрами.

Ниже получатель ставит подпись и дату получения денег.

«По» - указывается наименование, номер, дата и место выдачи документа удостоверяющего личность лица, получающего денежные средства. Эту строку может заполнить получатель денег или кассир, который выдает деньги.

«Выдал кассир» - заполняется кассиром только после выдачи денег из кассы. Кассиру необходимо расписаться и указать фамилию, имя и отчество.

Расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

9.3. Составление журнала регистрации приходных и расходных документов

Обратить внимание!

Журнал регистрации приходных и расходных документов позволяет упорядочить первичные документы, оформляемые в связи с движением наличных денежных средств в кассе предприятия. Все вновь созданные кассовые документы подлежат регистрации в специальном журнале. И только после этого они передаются кассиру для соответствующего оформления.

К числу таких документов относят:

- приходные кассовые ордера;

- расходные кассовые ордера;

- заявления на выдачу денежных средств;

- расчетно-платежные ведомости на выплату заработной платы;

- счета на оплату и прочее.

Существует унифицированная форма журнала регистрации кассовых документов. Ее номер КО-3, а код по справочнику ОКУД 0310003. Допускается ведение журнала в электронном виде с использованием вычислительной техники.

Форма № КО-3 включает в себя обложку, на которой указываются наименование организации, сроки ведения журнала, а также должность и ФИО лица, ответственного за его составление. Помимо обложки в форму КО-3 входит вкладной лист, являющийся образцом для оформления всех остальных страниц журнала. Вкладной лист делится на две части. В левой части (графы 1-4) производится регистрация приходных кассовых документов, в правой (графы 5-8) — расходных.

В графах 1 и 5 указывается дата составления кассового документа.

В графах 2 и 6 присвоенный этому документу порядковый номер.

Графы 3 и 7 отображают сведения о сумме документа в рублях и копейках.

Графы 4 и 8 носят название «Примечание», в них, как правило, указываются сведения о целевом назначении денежных средств и сведения о получателе, либо плательщике.

ОФОРМЛЕНИЕ КАССОВОЙ КНИГИ

10.1. Форма и правила заполнения кассовой книги

Обратить внимание!

Посредством данного документа бухгалтерией осуществляется учет всех операций, проводимых кассой организации по выдаче или принятию наличных денег. Каждая организация должна вести кассовую книгу только в одном экземпляре. В качестве бланка применяется унифицированная форма № КО-4.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций организации вправе вести кассовую книгу как вручную, так и автоматизированным способом (в электронном виде).

Электронный вариант книги допускается при обеспечении организацией необходимых мер по сохранности кассовых документов. В этом случае к началу каждого следующего рабочего дня должны составляться две одинаковые по содержанию машинограммы: «Вкладной лист» и «Отчет кассира», содержащие все необходимые реквизиты. Данные листы должны быть пронумерованы в порядке возрастания. Отсчет следует вести с начала года.

В последнем «вкладыше» каждого месяца и календарного года должно быть указано общее количество листов за каждый месяц и год соответственно.

Кассир, получив машинограммы, проверяет правильность их составления и подписывает. Вкладные листы кассир оставляет у себя и хранит их в течение года, а отчет передает в бухгалтерию (под расписку) вместе с приходными и расходными кассовыми документами.

При ведении кассовой книги автоматизированным способом вкладные страницы брошюруются (сшиваются) и опечатываются по мере необходимости или по окончании календарного года, с обязательным заверением подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия общего количества страниц за год.

Часть предприятий ведут кассовую книгу вручную. В этом случае ее заводят на определенный период, который может зависеть от количества операций.

При данном способе ведения листы кассовой книги должны быть пронумерованы до начала работы с ней, а их общее количество заверено подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия на последней странице книги.

Все страницы прошивают и опечатывают сургучной или мастичной печатью. При опечатывании книги мастичной печатью используют клей на основе жидкого стекла, бумагу типа папиросной, штемпельную краску. Бумагу с оттиском печати смазывают с двух сторон клеем, после опечатывания наносят еще один слой клея. Такие меры необходимы для того, чтобы нельзя было изъять листы.

Существует два варианта заполнения кассовой книги. Первый вариант имеет вертикальное расположение страниц. В этом случае информация за весь кассовый день обычно располагается на одной странице. Второй вариант - горизонтальное расположение страниц. Каждая страница кассовой книги состоит при этом из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, другая (без горизонтальных линеек) - как второй экземпляре лицевой и оборотной сторон через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

10.2. Исправления, вносимые в кассовую книгу

Обратить внимание!

Если была допущена описка в книге, ее можно исправить. Ни в коем случае нельзя вырывать листы, подтирать лезвием или пользоваться штрихом. Если описка не влечет изменение остатков за какой-либо период, то необходимо сделать так: аккуратно перечеркнуть неправильные сведения, рядом написать правильную информацию. Исправление должно быть заверено двумя подписями – самого кассира и главбуха. Если на листе есть несколько исправлений, на каждое из них ставятся обе подписи.

Если же ошибка оказалась серьезной, такой, которая меняет оборот денежных средств и не может быть исправлена зачеркиванием, то перечеркивается весь лист и пишется слово – аннулировано. Затем заполняется новый лист с правильными сведениями.

Лист не вырывается. Кассир должен написать заявление о случившемся главбуху.

Руководитель или главбух собирает комиссию, несущую ответственность за корректировку. Составляется бухгалтерская справка, где описывается ошибка и ее исправление.

Срок хранения кассовой книги составляет 5 лет.

УЧЕТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

11.1. Понятие, оценка и классификация основных средств

Обратить внимание!

Нормативный документ, который регулирует учет основных средств – ПБУ 6/01 «Учет основных средств».

Согласно ПБУ 6/01 объект основных средств - это актив организации, который:

- используется в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации;

- используется в течение длительного времени, т.е. срока полезного использования, продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

- не предполагается к перепродаже;

- способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

К основным средствам относятся здания, сооружения, рабочие и силовые машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий, продуктивный и племенной скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие соответствующие объекты.

Существует четыре вида оценки основных средств:

1. Первоначальная, которая складывается в момент вступления объекта в эксплуатацию.

2. Восстановительная – стоимость приобретения или строительства объекта исходя из действующих цен на текущий момент.

3. Остаточная – это расчетная величина, определяемая как разность между первоначальной (восстановительной) стоимостью и износом. По остаточной стоимости основные средства отражаются в балансе.

4. Ликвидационная – стоимость лома, запасных частей и прочего, остающихся после разборки и ликвидации объекта основных средств.

Классификация основных средств:

1. По составу и назначению основные средства подразделяются на следующие группы:

- земельные участки;

- объекты природопользования;

- здания;

- сооружения;

- рабочие и силовые машины и оборудование;

- транспортные средства;

- производственный и хозяйственный инвентарь;

- рабочий и продуктивный скот;

- многолетние насаждения и другие.

2. По объему прав основные средства подразделяются на:

- принадлежащие организации на праве собственности (собственные), в том числе сданные в аренду;

- полученные ею в аренду (арендованные);

- основные средства, полученные организацией в безвозмездное пользование;

- основные средства, полученные организацией в доверительное управление.

3. По степени использования выделяют следующие основные фонды:

а) действующие и бездействующие (в эксплуатации);

б) находящиеся в запасе (в резерве);

в) на консервации;

г) в стадии достройки, дооборудования;

д) реконструкции;

е) частичной ликвидации.

11.2. Первичный учет основных средств

Обратить внимание!

Формы первичных документов для оформления операций с основными средствами и краткие указания по их заполнению утверждены постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 21.01.2003 г. №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

Формы документов по учету основных средств:

1. № ОС-1 – акт о приеме-передаче основных средств (кроме зданий и сооружений);

2. № ОС-1а – акт о приеме-передаче здания (сооружения);

3. № ОС-1б – акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений).

Акты о приеме-передаче основных средств (формы № ОС-1, № ОС-1а, № ОС-1б) применяются для зачисления в состав основных средств отдельных объектов, поступивших путем:

- приобретения за плату у других организаций;

- строительства хозяйственным или подрядным способом;

- получения от других организаций и лиц в безвозмездное пользование;

- внесения учредителями в счет их вкладов в уставный капитал;

- получения в хозяйственное ведение или оперативное управление;

- взятия в аренду с последующим выкупом;

- поступления по акту дарения;

- передачи в совместную деятельность и доверительное управление;

- передачи в обмен на другое имущество и другими способами, не противоречащими действующему законодательству.

4. № ОС-2 – накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств - применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой.

5. № ОС-3 – акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств - применяется для оформления и учета приема-сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации.

6. № ОС-4 – акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств);

7. № ОС-4а – акт о списании автотранспортных средств;

8. № ОС-4б – акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств).

9. № ОС-14 – акт о приеме (поступлении) оборудования - при поступлении оборудования к установке на склад приемочной комиссией составляется в двух экземплярах.

10. № ОС-15 – акт о приеме-передаче оборудования в монтаж – составляется при передачи оборудования монтажным организациям.

11. № ОС-16 – акт о выявленных дефектах оборудования – составляется, если в процессе ревизии, монтажа или испытания оборудования выявлены дефекты, не установленные при его поступлении на склад.

11.3. Аналитический и синтетический учет основных средств

Обратить внимание!

Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих организации на правах собственности, согласно Плану счетов бухгалтерского учета ведется на счете 01 «Основные средства», счет балансовый, активный, инвентарный. Этот счет предназначен для обобщения информации о наличии и движении основных средств организации, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, в аренде, доверительном управлении. По дебету счета отражается принятие к бухгалтерскому учету основных средств, а также увеличение их первоначальной стоимости при достройке, дооборудовании, реконструкции и переоценке. По кредиту счета отражается списание первоначальной стоимости по выбывшим объектам основных средств, а также уменьшение их первоначальной стоимости при частичной ликвидации основных средств и переоценке. Сальдо счета показывает стоимость имеющихся в организации основных средств: находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации, переданных в текущую аренду.

Аналитический учет основных средств осуществляют в бухгалтерии по классификационным группам и по инвентарным объектам, а также по местам нахождения объектов основных средств у материально ответственных лиц.

Единицей аналитического учета основных средств является инвентарный объект.

Согласно п. 6 ПБУ-6/01 инвентарный объект – это объект основных средств со всеми к нему приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы.

Если один объект состоит из нескольких частей, сроки полезного использования которых существенно отличаются, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект. В бухгалтерии каждому инвентарному объекту основных средств при принятии его к бухгалтерскому учету присваивается инвентарный номер.

Аналитический учет наличия и движения основных средств внутри организации осуществляется в инвентарных карточках. Инвентарные карточки являются регистром аналитического учета основных средств. Бухгалтерия ведет инвентарные карточки в одном экземпляре: на каждый объект – по форме № ОС-6, на группу объектов – по форме № ОС-6а, для объектов основных средств малых предприятий – по форме № ОС-66.

На объект основных средств, полученный в аренду, для организации учета указанного объекта на забалансовом счете в бухгалтерской службе арендатора рекомендуется также открывать инвентарную карточку. Данный объект может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.

Задание 12.Составить корреспонденцию счетов на основании следующих хозяйственных операций: