Использование и ввод формул и функций
При вводе многих формул используются данные, которые находятся в различных ячейках, и необходимо указать их расположение, то есть сделать ссылки. Ввод любых формул начинается со знака равенства. Они могут набираться вручную, при этом указываются ссылки на ячейки или с использованием функций, воспользовавшись кнопками Вставка автосуммы и Вставка функций (рис. 4).
Эта вставка производится следующим образом. Нажимаем нужную кнопку. Выделяем мышью область аргументов, нажимаем Enter.
Если аргументы вводить вручную, то в скобках нужно указать номера ячеек через точку с запятой, а диапазон ячеек через двоеточие. Ссылка на другие ячейки позволяет использовать значения, которые в них находятся, в вычислениях.
Формула может состоять из одной или нескольких функций. Символы +, -, *, / используются для обозначения основных арифметических операций. Символы <, > определяют отношение величин между собой. Всякая текстовая информация в формулах должна быть заключена в кавычки. В формулах пробелы не допускаются.
Мастер функций содержит большой набор функций по разделам. Он позволяет легко вставить формулу. Работа мастера функций выполняется за два шага. На первом шаге выбирается категория и функция. На втором – вводятся аргументы, которые могут быть различного типа в зависимости от употребляемой функции. В качестве аргумента можно использовать ссылки на ячейки.
Если необходимо получить дополнительное разъяснение по каким-либо видам функций, можно обратиться в справочную систему. Ниже приводится таблица основных функций, необходимых в работе.
| Функция | Результат | Аргумент |
| СУММ(число1;число2; ...) | Суммирует все числа в интервале ячеек. | Число1, число2, ... - это от 1 до 30 аргументов, для которых требуется определить итог или сумму. Учитываются числа, логические значения и текстовые представления чисел, которые непосредственно введены в список аргументов. Если аргумент является массивом или ссылкой, то только числа учитываются в массиве или ссылке. Пустые ячейки, логические значения, тексты и значения ошибок в массиве или ссылке игнорируются. Аргументы, которые являются значениями ошибки или текстами, не преобразуемыми в числа, вызывают ошибки. |
| МАКС(число1;число2;...) | Возвращает наибольшее значение из набора значений. | Число1, число2, ... - это от 1 до 30 чисел, среди которых ищется максимальное значение. Можно задавать аргументы, которые являются числами, пустыми ячейками, логическими значениями или текстовыми представлениями чисел. Аргументы, которые являются значениями ошибки или текстами, не преобразуемыми в числа, вызывают значения ошибок. Если аргумент является массивом или ссылкой, то в нем учитываются только числа. Пустые ячейки, логические значения или текст в массиве или ссылке игнорируются. Если логические значения или текст не должны игнорироваться, следует использовать функцию МАКСА. Если аргументы не содержат чисел, то функция МАКС возвращает 0 (ноль). |
| МИН(число1;число2; ...) | Возвращает наименьшее значение в списке аргументов. | Число1, число2, ... - это от 1 до 30 чисел, среди которых ищется минимальное значение. Можно указывать аргументы, которые являются числами, пустыми ячейками, логическими значениями или текстовыми представлениями чисел. Аргументы, которые являются значениями ошибки или текстами, которые не могут быть преобразованы в числа, приводят к ошибке. Если аргумент является массивом или ссылкой, то учитываются только числа. Пустые ячейки, логические значения или тексты в массиве или ссылке игнорируются. Если логические значения или тексты игнорироваться не должны следует пользоваться функцией МИНА. Если аргументы не содержат чисел, то функция МИН возвращает 0. |
| СРЗНАЧ(число1; число2;...) | Возвращает среднее (арифметическое) своих аргументов. | Число1, число2, ... - это от 1 до 30 аргументов, для которых вычисляется среднее. Аргументы должны быть числами или именами, массивами или ссылками, содержащими числа. Если аргумент, который является массивом или ссылкой, содержит тексты, логические значения или пустые ячейки, то такие значения игнорируются; однако, ячейки, которые содержат нулевые значения учитываются. |
| ОКРУГЛ(число; число_разрядов) | Округляет число до указанного количества десятичных разрядов. | Число - это округляемое число. Число_разрядов - это количество десятичных разрядов, до которого нужно округлить число. Если число_разрядов больше 0, то число округляется до указанного количества десятичных разрядов справа от десятичной запятой. Если число_разрядов равно 0, то число округляется до ближайшего целого. Если число_разрядов меньше 0, то число округляется слева от десятичной запятой. |
| СЧЁТЕСЛИ(интервал;критерий) | Подсчитывает количество ячеек внутри интервала, удовлетворяющих заданному критерию. | Интервал - это интервал, в котором нужно подсчитать ячейки. Критерий - это критерий в форме числа, выражения или текста, который определяет, какие ячейки надо подсчитывать. Например, критерий может быть выражен следующим образом: 32, "32", ">32", "яблоки". |
| СУММЕСЛИ(интервал; критерий;сумм_интервал) | Суммирует ячейки, специфицированные заданным критерием. | Интервал - это интервал вычисляемых ячеек. Критерий - это критерий в форме числа, выражения или текста, который определяет, какая ячейка добавляется. Например, критерий может быть выражен как 32, "32", ">32", "яблоки". Сумм_интервал - это фактические ячейки для суммирования. Ячейки в сумм_интервал суммируются, только если соответствующие им ячейки в аргументе интервал удовлетворяют критерий. Если сумм_интервал опущен, то суммируются ячейки в аргументе интервал. |
| ЕСЛИ(лог_выражение;значение_если_истина;значение_если_ложь) | Возвращает одно значение, если заданное условие при вычислении дает значение ИСТИНА, и другое значение, если ЛОЖЬ. Функция ЕСЛИ используется для условной проверки значений и формул. | Лог_выражение - это любое значение или выражение, которое при вычислении дает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Значение_если_истина - это значение, которое возвращается, если лог_выражение имеет значение ИСТИНА. Если лог_выражение имеет значение ИСТИНА и значение_если_истина опущено, то возвращается значение ИСТИНА. Значение_если_истина может быть другой формулой. Значение_если_ложь - это значение, которое возвращается, если лог_выражение имеет значение ЛОЖЬ. Если лог_выражение имеет значение ЛОЖЬ и значение_если_ложь опущено, то возвращается значение ЛОЖЬ. Значение_если_ложь может быть другой формулой. |
| СЧЁТ(значение1; значение2; ...) | Подсчитывает количество чисел в списке аргументов. Функция СЧЁТ используется для получения количества числовых ячеек в интервалах или массивах ячеек. | Значение1, значение2, ... - это от 1 до 30 аргументов, которые могут содержать или ссылаться на данные различных типов, но в подсчете участвуют только числа. Учитываются аргументы, которые являются числами, пустыми значениями, логическими значениями, датами, или текстами, изображающими числа; аргументы, которые являются значениями ошибки или текстами, которые нельзя интерпретировать как числа, игнорируются. Если аргумент является массивом или ссылкой, то подсчитываются только числа в этом массиве или ссылке. Пустые ячейки, логические значения, тексты и значения ошибок в массиве или ссылке игнорируются. |
Копирование формул
Для обеспечения быстрого создания набора одинаковых формул используется их копирование. При этом формула сохраняется, а ссылки на ячейки меняются таким образом, что сохраняется относительная позиция ячейки с формулой и ячеек-ссылок.
Например, при копировании функции Факториал аргумент меняется следующим образом: А2, А3, А4.
| А | В | |
| Х | х! | |
| =фактр(А2) | ||
| =фактр(А3) | ||
| =фактр(А4) |
Копирование формул и функций осуществляется двумя способами: через буфер обмена и с помощью мыши. Через буфер копирование происходит следующим образом. Помечаем ячейку с формулой, которую хотим копировать. Нажимаем кнопку Копировать или соответствующий пункт меню Правка/Копировать. Затем выделяем мышью ячейки, в которые необходимо размножить данную функцию, нажимаем кнопку или пункт меню Правка/Вставить.
Наиболее удобный способ копирования формул производится с помощью мыши. Переходим в ячейку с формулой, которую нужно скопировать. Наводим курсор мыши в правый нижний угол этой ячейки, чтобы он превратился в тонкий черный крестик. Затем, удерживая левую кнопку мыши в нажатом положении, ведем в ту сторону по столбцу или строке, в которую необходимо размножить формулу.
Если необходимо скопировать формулу, не изменяя входящих в нее ссылок, неизменяющимся ячейкам нужно присвоить имена, которые использовать вместо индексов ячеек в формуле. Это делается через пункт меню Вставка, Имя, Присвоить. После ввода имени текущая ячейка считается поименованной.
Формат ячеек
После ввода данных необходимо отформатировать таблицу. Выделяем мышью группу однотипных ячеек. Воспользовавшись соответствующим пунктом меню или правой кнопкой мыши, попадаем в диалоговое окно оформления ячейки. Окно содержит ярлыки Число, Выравнивание, Шрифт, Границы (Рамка), Защита, Вид. В каждом из них можно задать формат данных, либо расположение текста относительно вертикали и горизонтали, размер начертание и цвет шрифта, обвести границы, указав их толщину, установить защиту.
Содержимое каждой ячейки имеет свой тип, этим моментом управляет ярлык Число. Он содержит следующие форматы: общий, числовой, денежный, финансовый, дата, время, процентный, дробный, экспоненциальный, текстовый, дополнительный. Чтобы таблица работала правильно, производились правильно подсчеты, и при этом, данное было записано в привычной для пользователя форме, нужно использовать подходящий формат. Числовой формат позволяет изменять число десятичных знаков. Денежный и финансовый – изменять обозначение валют. Дата – выводить разные типы даты, по-разному записывая день, месяц и год.
Сортировка
Для сортировки данных, предварительно их нужно выделить, причем, если вы хотите сохранить соответствие в строках, то выделять нужно все данные. Выбрать пункт меню Данные, Сортировка, где задается столбец (столбцы) сортировки, вид сортировки по возрастанию или убыванию.
Копирование таблиц
Выделив мышью лист, или его часть, можно с помощью соответствующей кнопки или пункта меню, скопировать, затем перейти на другой лист и вставить скопированный фрагмент. Тем самым освободить себя от излишней работы оформления и заполнения однотипных таблиц.
Ссылки на другие листы
При работе с несколькими листами возникает необходимость установить взаимосвязь между ними. Для этого используются ссылки. Подробную информацию о ссылках можно посмотреть выше в разделе Ввод и использование формул и функций. Ссылки на листы создаются двумя способами.
Например, в ячейке, в которую вставляем ссылку, ставим знак равенства, переходим на другой лист, щелкаем левой кнопкой мыши по нужной ячейке, на которую делаем ссылку, нажимаем Enter.
Можно вписать ссылку на лист и нужную ячейку вручную. При этом ссылка на лист заключается в апострофы внутри которых ставится восклицательный знак. Например,
=‘Лист1!’А15
Ячейка с такой формулой будет выводить содержимое ячейки А15 Лист 1.
Вставка диаграмм
Excel позволяет осуществить графическое представление введенных данных и результатов вычислений. Эти возможности очень широки. Рассмотрим основные.
Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они создаются, и изменяются каждый раз, когда изменяются данные на листе.
Можно создать либо внедренную диаграмму, либо поместить диаграмму на отдельном листе.
Создание диаграммы производится в несколько шагов.
1. Выделите ячейки, содержащие данные, которые должны быть отражены на диаграмме.
Если необходимо, чтобы в диаграмме были отражены и названия строк или столбцов, выделите также содержащие их ячейки.
Нажмите кнопку Мастер диаграмм
Следуйте инструкциям мастера.
Теперь более подробно о работе мастера.
Мастер выполняет оформление диаграмм в несколько шагов.
На первом шаге происходит выбор типа и вида диаграмм.
На втором – задается диапазон данных и оформляются характеристики ряда.
На третьем – происходит оформление диаграммы в целом. Задается заголовок, вывод осей, линий сетки, расположение легенды, выбирается вариант подписей значений, подписей по осям.
На первом этапе можно не выделять необходимые данные, такая возможность представиться в процессе работы диаграммы.
Примечание: При выделении созданной диаграммы в таблице выделяются использованные для ее построения данные. Таким образом можно контролировать правильность построения диаграммы.
Если в результате работы мастера Вы не получили нужного результата, можете воспользоваться следующими советами.