Определение параметров страниц

Параметры страницы включают в себя:

- размер листа;

- ориентация листа;

- размеры полей;

- отступы для колонтитулов.

Для изменения параметров страницы используется пункт меню Файл/Параметры страницы.

Колонтитулы – области сверху и снизу листа вне поля текста. Используются, как правило, для номеров страниц, сносок и т.п.

Отступы для колонтитулов должны быть меньше, чем соответствующие поля.

Для того, чтобы просмотреть, как будет выглядеть документ при печати на бумагу воспользуйтесь пунктом меню Файл/Предварительный просмотр.

Работа с таблицами

Для работы с таблицами используется меню Таблица. Наиболее удобно создавать таблицу через пункт Добавить Таблицу. Если в документе встречается текст, для которого требуется преобразование в таблицу, необходимо сначала проверить и установить соответствующее разбиение текста символами абзаца, табуляции или другими знаками. Затем выделить текст, выбрать пункт Преобразовать в таблицу из меню Таблица. В диалоговом окне установить нужное количество столбцов и разделители.

При создании сложной таблицы с неодинаковыми строками и столбцами, ее можно нарисовать через пункт меню Таблица, Нарисовать таблицу или воспользоваться соответствующей кнопкой. Затем с помощью инструмента карандаш нарисовать контур таблицы, сделать это довольно легко для таблиц любой сложности.

При создании таблицы необходимо следить за параметрами абзаца, так как каждый абзац форматируется в пределах одной ячейки. Так, если абзацный отступ окажется больше ширины ячейки, первая строка абзаца может оказаться невидимой.

Выравнивание текста в таблице осуществляется внутри каждой ячейки. Горизонтальное положение таблицы на странице осуществляется кнопками выравнивания текста панели Форматирование в том случае, если помечена вся таблица, а не ее часть.

Высота и ширина ячеек могут быть изменены в пунктеменю Таблица/Высота и ширина ячейки. Для изменения ширины столбцов необходимо пометить столбцы, ширину которых необходимо изменить. Выберите команду Высота и ширина ячейки в меню Таблица, а затем - вкладку Столбец.

- чтобы задать точное значение, введите число в поле Ширина столбца;

- чтобы установить ширину столбца, соответствующую его содержимому, нажмите кнопку Автоподбор ширины (если в ячейках длинный текст, эта функция может работать неадекватно);

- чтобы установить такую ширину столбцов, чтобы таблица занимала всю печатную область страницы, выберите в поле Ширина столбца параметр Авто (появляется при попытке уменьшить величину при переходе через ноль).

Чтобы для нескольких столбцов установить одинаковую ширину, выделите нужные столбцы, а затем выберите команду Выровнять ширину столбцов в меню Таблица.

Можно также изменить ширину столбцов при помощи перетаскивания границ столбца в самой таблице или перетаскиванием маркеров границ столбцов таблицы на горизонтальной линейке.

Удерживание нажатой клавиши ALT при перетаскивании маркеров на линейке заставит Word отобразить измерения ширины столбца. Нажатие клавиши SHIFT при перетаскивании маркеров линейки или границ столбца также изменит ширину таблицы.

По умолчанию ячейки таблицы обрамляются одинарной тонкой чертой. При необходимости можно изменить или убрать обрамление с помощью кнопки Границы панели Форматирование.

Создание оглавления

После полной обработки текста можно создавать оглавление. Выбрать пункт меню Вставка, Номера страниц. В диалоговом окне указать расположение нумерации страниц.

Если в дальнейшем понадобится редакция номеров страниц, например, размера шрифта, это легко сделать двойным щелчком мыши на номере страницы и войти в режим редактирования номера страниц.

После этого можно приступить непосредственно к созданию оглавления.

Установить курсор в место вставки оглавления - в начало или конец текста (для этого можно использовать клавиши Ctrl+Home, Ctrl+end). Выбрать пункт Вставка, Оглавление и Указатели. Перейти на ярлык Оглавление, выбрать требуемый Вид, уровни по количеству заголовков, нажать ОК (рис. 3).

При изменении документа вставленное оглавление не изменяется, поэтому после изменений необходимо удалить оглавление и вставить новое.

Формат оглавления может быть изменен путем изменения стилей оглавления.

Настройка вида документа

При работе с текстом MS Word предоставляет пользователю возможность визуально контролировать многие параметры и настроить вид документа сообразно выполняемой задаче. Пункт меню Вид/Масштаб устанавливает удобный для пользователя масштаб представления документа. Этот пункт не влияет на размеры шрифта, страницы и т.п. Он только устанавливает удобный для пользователя режим показа текста. при выборе масштаба По ширине страницы редактор сам рассчитывает масштаб, исходя из требования наиболее полно использовать экран монитора для представления документа.

Меню Вид предоставляет возможность использования одного из пяти видов представления документов:

Обычный - документ представляется как в традиционном текстовом редакторе, но со всеми особенностями форматирования, пунктиром показываются разрывы страниц. Пользователю предоставлены все функции редактирования и форматирования.

Электронный документ - документ представляется в виде одного неразрывного листа, недоступна горизонтальная линейка.

Разметка страницы - пользователю показываются все реальные параметры страницы (поля, размеры), текст показывается с реальным разбиением на страницы, а также на каждой странице показываются нижний и верхний колонтитулы. В этом режиме можно дополнительно установить визуализацию границ печатной области (показываются пунктиром). Только в этом режиме показываются вставленные рисунки, и предоставляется возможность создания рисунков.

Структура - показываются выбранные уровни текста, возможна установка неполного показа абзацев. Форматирование не показывается, возможности форматирования отличаются от других видов. Данный вид предназначен для облегчения перемещения и удаления логических блоков текста (параграфы, главы). Перед работой в данном виде текст должен быть полностью отформатирован с применением стилей.

Главный документ - используется для работы с большими документами, состоящими из многих файлов и обрабатываемых несколькими пользователями.

Задание к работе № 1

Обработать неформатированный текст порядка 30 страниц. Для этого можно использовать несколько файлов, собрав их в один. Исправить все ошибки текста, убрать лишние символы. Придать тексту вид брошюры, преобразовать некоторые части в таблицы. Оформить титульный лист и вставить оглавление.

Требования к отчету

Уметь объяснить любые свои действия с текстом.

Контрольные вопросы

1. Что подразумевается под форматированием текста?

2. Для чего нужны стили?

3. Как изменить формат стиля?

4. Как установить параметры страниц для печати?

5. Какие возможности предоставляет Word при работе с таблицами?

6. Как сохранить документ?

7. Как открыть документ?

8. Как создать оглавление?

Лабораторная работа 2
СОЗДАНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ
В MICROSOFT EXCEL

Цель работы

Научиться создавать электронные таблицы, оформлять данные, производить расчеты, использовать функции, строить диаграммы в среде MS Excell.

Методические указания

MS Excel – это программное обеспечение для выполнения вычислений и созданий деловой графики, которое удовлетворяет самым современным требованиям. Электронные таблицы Excel сочетают в себе возможности специализированных пакетов для научных расчетов и доступный интерфейс.

Общий вид

Электронные таблицы представляют собой «Книгу», состоящую из нескольких рабочий листов. Каждый лист представлен в виде таблицы, разграфленной на столбцы и строки. Вверху таблицы приведены буквенные обозначения столбцов, а слева – номера строк. Пересечение строк и столбцов образует ячейки, которые служат для ввода в них текста или данных (рис. 4). Перемещение по ячейкам осуществляется стрелками курсора или мышью, щелкнув левой кнопкой по нужной ячейке. При этом указатель ячейки (обводящая рамка) определяет активную ячейку. Перемещение к ячейкам, находящимся вне поля зрения, можно осуществить с помощью линеек прокрутки.

Принципы организации интерфейса аналогичны принципам MS Word.

Ввод данных в таблицу

Основными элементами таблиц являются тексты, числа и формулы. Ввод текста и чисел производится простым набором с клавиатуры. Целая и дробная части чисел отделяются запятой. Числовые ячейки нецифровых символов содержать не должны (при вводе нецифрового символа кроме запятой содержимое ячейки интерпретируется как текст). Для редактирования уже введенных данных необходимо щелкнуть по строке формул (она расположена над таблицей) левой кнопкой мыши и все изменения производить там. Для отмены действий можно воспользоваться кнопкой Отмена кнопочного меню.