Внутреннее и внешнее взаимодействие службы внутреннего контроля

8.1..При осуществлении внутреннего контроля и выполнении своих функций Служба внутреннего контроля взаимодействует со всеми подразделениями, коллегиальными и исполнительными органами Банка по вопросам, находящимся в их компетенции.

Сотрудники Банка должны оказывать руководителю СВК содействие при осуществлении своих функций.

8.2. Сотрудники Банка, которым стали известны факты нарушения законодательства РФ, внутренних нормативных документов, стандартов и правил совершения операций (сделок), а также факты нарушения ущерба интересам Банка, его акционерам и клиентам (вкладчикам), обязаны довести эти факты до сведения руководителя СВК.

8.3. Служба внутреннего контроля осуществляет внешнее взаимодействие по вопросам, входящим в ее компетенцию, со следующими организациями:

· Главное управление Банка России по Кемеровской области;

· ИФНС по гор.Кемерово и Кемеровской области;

· Иные надзорные и контролирующие органы в РФ по вопросам, входящим в компетенцию СВК;

· Компании и организации, являющиеся по отношению к Банку контрагентами, клиентами, дебиторами и кредиторами, в рамках выполнения СВК своих функций.

8.4. Информация о деятельности СВК является конфиденциальной и предоставляется в порядке, устанавливаемом руководителем СВК по согласованию с Советом директоров.

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ПРОВЕРОК

9.1.Руководитель службы внутреннего контроля не позднее десяти календарных дней по окончании финансового года составляет план работы на действующий календарный год, который утверждается Советом директоров Банка. Не позднее пяти календарных дней по окончании квартала составляет текущий план работы на следующий квартал. Отчеты о выполнении планов проверок предоставляются Службой внутреннего контроля не реже двух раз в год Совету директоров Банка.

9.2.План работы должен включать график осуществления проверок. При составлении графика учитываются текущие показатели деятельности подразделений банка, результаты и время проведения последней проверки, другие факторы. Каждое подразделение банка подлежит проверке, как правило, не реже одного раза в год.

9.3.Программа проверок предусматривает разработку отдельной программы проверки каждого направления (вопроса) деятельности банка, содержит цели проверки, ключевые банковские риски, а также общие контуры работы по проверкам, которые считаются необходимыми для их достижения.

9.4.В зависимости от объема работ для осуществления проверки для проведения каждой проверки устанавливается реально необходимый срок, но не более месяца. При необходимости допускается продление срока проверки с разрешения Генерального директора банка.

9.5.В зависимости от результатов предыдущей проверки, наличия выявленных при этом ошибок и существенных нарушений, объема осуществленных проверяемым подразделением операций, их рискованности, по отдельным направлениям деятельности проверяемого подразделения может проводиться повторная (дополнительная) сплошная или выборочная проверка.

При выборочном способе проведения проверки проверяется часть первичных документов и данные бухгалтерского учета на определенном участке. При сплошном способе проверяются все первичные документы и данные бухгалтерского учета за период, подлежащий проверке.

9.6. Проверки деятельности подразделений банка охватывают, как правило, периоды деятельности проверяемых подразделений: с даты предыдущей проверки, проведенной Службой внутреннего контроля по текущую дату или по первое число месяца, в котором начинается текущая проверка, или за отчетный период (квартал, полугодие, год).

Внеплановые (дополнительные) проверки назначаются по решению руководителя службы внутреннего контроля, согласованного с Генеральным директором банка.

9.7.Сотрудники службы внутреннего контроля перед началом проверки должны ознакомиться со всей информацией, содержащейся в базах данных по проверяемому подразделению, материалами предыдущих внутренних и внешних проверок.

9.8.Руководитель службы внутреннего контроля несет персональную ответственность за организацию и проведение проверки.

9.9. За искажение или сокрытие фактов хищений и злоупотреблений, использование служебного положения в корыстных целях руководитель и служащие службы внутреннего контроля несут персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

9.10. Проверка может начинаться либо внезапно, либо с предварительным уведомлением руководителя проверяемого подразделения. Уведомление производится в письменной форме – приказом по банку «О проведении проверки».

9.11. В процессе проверки проверяющие изучают денежные, платежные и другие первичные документы, подтверждающие законность и достоверность совершенных финансовых операций. Одновременно производится проверка соблюдения установленного порядка ведения бухгалтерского учета и отчетности, правильности и обоснованности отражения операций по счетам. Проверка первичных документов по их содержанию для установления их законности и достоверности проводится путем сличения данных бухгалтерского учета с показателями отчетности.

9.12.По окончании рабочего дня изучаемые в ходе проверки документы и материалы остаются в предоставленных проверяющим служебных помещениях или при необходимости возвращаются на места их постоянного хранения, за исключением кассовых документов, которые в конце рабочего дня всегда должны возвращаться в хранилище. Ответственность за обеспечение сохранности и неприкосновенности проверяемых документов в период отсутствия в указанных помещениях проверяющих возлагается на руководителя проверяемого подразделения Банка.

ОФОРМЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ПРОВЕРОК

10.1.Результаты проверок оформляются отчетом (справкой по результатам проверки), составляемым сотрудниками службы внутреннего контроля.

10.2. Справка по результатам проверки должна содержать описание целей проверки, выполненных работ, выявленных нарушений, ошибок и недостатков в деятельности банка (их причины), которые могут создать угрозу интересам кредиторов и вкладчиков или оказать влияние на финансовую устойчивость банка, и рекомендации Службы внутреннего контроля по улучшению работы и устранению нарушений, ошибок и недостатков.

10.3.Все записи в справке по результатам проверки должны основываться на положениях действующего законодательства Российской Федерации, нормативных актов Банка России и внутренних нормативных документов банка и не должны содержать эмоциональных оценок и выражений. Также в справке должны быть даны рекомендации и предложения по устранению допущенных нарушений, а также по предупреждению ошибок и улучшению работы проверенного подразделения.

10.4. К справке по результатам проверки могут прилагаться копии документов, подтверждающие сделанные в отчете выводы.

10.5. В справке по результатам проверки следует также отражать невыполнение должностными лицами указаний и предложений, содержащихся в материалах предыдущих проверок.

10.6.Справка по результатам проверки подписывается руководителем службы внутреннего контроля, а также сотрудниками, привлеченными к проверке (если таковые имелись).

10.7. В случаях, когда по выявленному нарушению (злоупотреблению) необходимо принять срочные меры к их пресечению либо к привлечению виновных лиц к ответственности, Генеральный директор издает и подписывает приказ по банку «По результатам проверки СВК», который согласовывается с руководителем Службы внутреннего контроля и начальником юридического отдела, с последующим ознакомлением с ним руководителя подразделения, в котором производилась проверка и должностных лиц, непосредственно отвечающих за участок деятельности, где выявлены нарушения (злоупотребления). В приказе указываются меры по устранению выявленных нарушений, сроки их устранения и ответственные за устранение нарушений сотрудники банка.

Копия Приказа «По результатам проверки СВК», подписанного Генеральным директором банка, завизированного руководителем Службы внутреннего контроля и начальником юридического отдела, а также подписанного сотрудниками банка, ответственными за устранение нарушений, указанных в приказе (в графе: «Ознакомлены»),

Приказы «По результатам проверки СВК» хранятся в банке постоянно, копии этих приказов и справки «По результатам проверки СВК» хранятся у руководителя службы внутреннего контроля постоянно.

В случае выявления нарушений и замечаний СВК, не несущих за собой требование привлечения виновных лиц к ответственности, СВК подготавливает «Мероприятия по устранению нарушений и замечаний», которые утверждает Генеральный директор. В «Мероприятиях» указывается вид нарушения, предложения по их устранению, дата устранения и ответственное лицо за исполнение устранения.

Ответственные лица за устранение нарушений представляют в СВК отчет в письменном виде. СВК ведет контроль за исполнением «Мероприятий». В случае неисполнения ответственными лицами «Мероприятий», СВК подготавливает Служебную записку Генеральному директору Банка о неисполнении «Мероприятий».

10.8.Руководители проверенных подразделений банка несут персональную ответственность за устранение всех выявленных в ходе проверки нарушений и недостатков, принятие мер по недопущению их в будущем.

По итогам проверки руководитель проверенного подразделения должен провести совещание с работниками своего подразделения по результатам проверки, с выявлением причин отмеченных нарушений и оценкой деятельности работников. Руководители проверенных подразделений банка в установленный срок предоставляют руководителю службы внутреннего контроля отчет о выполнении мероприятий по устранению недостатков, указанных в проверки.

10.9.При установлении в ходе последующих проверок фактов наличия отмеченных ранее недостатков и нарушений, руководитель службы внутреннего контроля должен потребовать объяснения от соответствующих должностных лиц проверяемого (проверенного) подразделения и отразить в акте проверки факты и причины повторения ранее выявленных нарушений.

10.10.Службой внутреннего контроля осуществляется контроль за эффективностью принятых подразделениями и органами управления по результатам проверок мер, обеспечивающих снижение уровня выявленных рисков, или документирование принятия руководством подразделения и (или) органами управления решения о приемлемости выявленных рисков для банка.

10.11.Служба внутреннего контроля обобщает и систематизирует всю информацию о ходе и результатах проверок, проводимых в банке. На основании обобщенных сведений руководитель службы внутреннего контроля составляет сводный отчет. В сводном отчете приводятся наиболее серьезные нарушения и типичные недостатки в работе подразделений банка, вскрываются причины их возникновения, предлагаются меры по их устранению и профилактике, дается обзор запланированных, но не выполненных мероприятий по итогам ранее проведенных проверок.

10.12. В случае выявления нарушений , ошибок и недостатков, которые могут создать угрозу интересам кредиторов и вкладчиков или оказать существенное влияние на финансовую устойчивость Банка, Служба внутреннего контроля представляет отчеты и предложения по результатам проверок Совету директоров, Правлению Банка, а также рекомендации по улучшению работы и устранению нарушений, ошибок и недостатков.

10.13.Не позднее 30 календарных дней по окончании финансового года руководитель службы внутреннего контроля проводит оценку состояния системы внутреннего контроля в банке. Оценка системы внутреннего контроля оформляется на бумажном носителе в виде справки. В справке приводятся данные о проверках, проведенных Службой внутреннего контроля за отчетный год, проведенных мероприятиях по устранению выявленных в ходе проверок нарушениях, а также предлагаются меры по повышению эффективности системы внутреннего контроля в банке.

10.14.Справка об оценке системы внутреннего контроля предоставляется в Совет директоров банка и Генеральному директору банка.

10.15.В составе годового отчета Банк представляет Справку о внутреннем контроле в Банк России по форме и в сроки, предусмотренной Указанием Банка России о предоставлении отчетности.