Потребители времени: Группируй и не спотыкайся

Расписание - защита от хаоса и капризов.

—Энни Диллард, призер Пудицеровской премии по документалистике, 1975

Если Вы никогда не использовали коммерческий промышленный принтер прежде, то цены и время выполнения заказа могли бы удивить Вас.

Давайте предположим, что это стоит 310$ и занимает одну неделю, чтобы напечатать 20 подготовленных футболок с эмблемами с 4 цветами. За сколько по цене и за сколько времени напечатают 5 тех же самых футболок?

310 $ и одна неделя.

Как это возможно? Просто - стоимость настройки не изменяются. Это требует от принтера то же самое количество материалов для подготовки формы (150$) и той же самой рабочей силы, чтобы укомплектовать пресс (100$). Настройка принтера – самый большой потребитель времени, и таким образом работа, несмотря на её небольшой размер, должна быть намечена точно так же как другая, вытекая в итоге в ту же самую однонедельную дату поставки. Более низкая экономия за счет роста производства поднимает всё остальное: стоимость для 3 футболок составляет 20 $ за футболку умножить на 3,вместо 3$ за футболку умножить на 20 футболок.

Эффективное по цене и времени решение заключается в том, чтобы ждать, пока у Вас не будет большого заказа. Это подход, который называют "группирование". Группирование также является решением многих наших ненавистных, но необходимых потребителей время, те повторные задачи, которые прерывают самые важные дела.

Если Вы проверяете почту и делаете платежи по счетам пять раз в неделю, могло бы потребоваться 30 минут в каждом случае, и Вы отвечали бы, в общей сложности, на 20 писем. Если бы Вы делали это один раз в неделю, то могло бы потребоваться 60 минут, и Вы все еще отвечали бы на 20 писем за два с половиной часа. Люди делают прежнее из страха перед чрезвычайными ситуациями. Во-первых, редко бывают реальные чрезвычайные ситуации. Во-вторых, даже если вы пропустите важный разговор, то пропуск крайнего срока обычно обратим и требует минимум денег для исправления.

Устанавливать время для всех задач, больших или крохотных, - жизненно важно. Это равнозначно важно, как для одной, так и для ста задач. Есть механизмы психологического переключения, которым может быть необходимо до 45 минут чтобы возобновить работу над главной задачей, которая была прервана. Больше чем четверть каждых рабочих периодов (28%) потребляются такими прерываниями.[12]

Это верно для всех повторяющихся задач и это даёт ответ на то, почему мы уже решили проверять электронную почту и звонки по телефону дважды в день в определенное время (между которым мы позволяем им накапливаться).

В течение прошлых трех лет я проверял почту не больше, чем один раз в неделю, и часто даже реже чем один раз в течение четырех недель. Не было ничего, что нельзя было бы исправить, и ничто не стоило мне больше чем 300 $, чтобы решить это. Это группирование спасло меня от сотен часов избыточной работы. А сколько стоит Ваше время?

Давайте использовать гипотетический пример:

1. 20$ в час – это то, сколько Вам платят или во сколько оценивают ваше время. Это было бы верным, например, если бы Вам платили 40000$ ежегодно и у вас было бы две недели отпуска ежегодно (40000$, разделенных на [40 часов в неделю x 50 = 2000] = 20$/час).

2. Оцените количество времени, которое Вы сохраните, собирая в группу подобные задачи и группируя их, и вычислите, сколько Вы заработали бы, умножая эти часы на стоимость часа Вашей работы (в нашем примере -20$):

Сохраненное время x одну неделю: 10 часов = 200 $

Сохраненное время x две недели: 20 часов = 400 $

Сохраненное время x месяц: 40 часов = 800 $

3. Проверьте каждую из вышеупомянутых частот группирования и определите, сколько Вам могут стоить проблемы, для каждого из периодов. Если стоимость - меньше чем вышеупомянутые суммы в долларах, группирование нужно Вам в ещё большей степени.

Например, используя наши вычисления, если я проверяю электронную почту однажды в неделю и это приводит к средней потере двух продаж в неделю, то я теряю 80$ прибыли. Я продолжу проверять однажды в неделю, потому что 200$ (10 часов моего времени) минус 80$ являются все еще чистой выгодой в размере 120$, не говоря уже об огромных выходах того, что я завершаю другие важные задачи за те 10 часов. Если Вы вычисляете финансовую и эмоциональную выгоду завершения только одной главной задачи (такой как, удержать главного клиента или завершить меняющую Вашу жизнь поездку), то ценность группирования становится намного больше, чем просто почасовые сбережения.

Если проблемы стоят больше чем спасенные часы, включайте их в следующий список группирования, который выполняется чаще. В этом случае, я снизил бы выполнение от одного раза в неделю до двух раз в неделю (не ежедневно) и попытался бы сделать всё так, чтобы я мог в итоге вернуться к выполнению один раз в неделю. Не работайте тяжелее, когда решение работает более умно. Я сгруппировывал и личные и деловые задачи всё больше и больше, по мере того как я понимал, как мало действительно серьезных проблем происходит в жизни. Некоторые из моих текущих группированных групп следующие: электронная почта (понедельники 10:00), телефон (полностью устранен), прачечная (любое воскресенье в 22:00), кредитные карты и счета (большинство находится на автоматической обработке, но я проверяю балансы сразу же после проверки электронной почты в понедельник), делаю физические упражнения (каждый 4-ый день в течение 30 минут), и т.д.