Учет расходов по загранкомандировкам

Заключение контрактов и их выполнение связано с большой подготовительной и последующей работой. Это неизбежно выбывает необходимость в загранкомандировках и как следствие командировочные расходы.

Основанием для загранкомандировки служат следующие документы:

– Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф. № Т-9). Если в командировку направляется группа лиц, то оформляется приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. № Т-9а). Независимо от того, одно или несколько лиц направляется в командировку, в указанных документах наряду с фамилией (фамилиями лиц) и инициалами командированного лица (лиц), должности или специальности делается запись о цели, времени и месте командировки.

– Командировочное удостоверение (ф. № Т-10). При загранкомандировках данный документ выписываются только при поездках в страны СНГ, когда отметки в загранпаспорте не проставляются. При загранкомандировках в другие страны документом, подтверждающим время пребывания в командировке, подтверждается приложением к авансовому отчету ксерокопии необходимых страниц загранпаспорта. Время пребывания работника в загранкомандировке удостоверяется соответствующей отметкой в загранпаспорте.

– Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (ф. № Т-10а). Оно является основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в загранкомандировку.

Для получения иностранной валюты в уполномоченном банке организация заполняет Заявку на ее получения по установленной форме.

Заявка состоит из двух разделов.

Первый раздел заполняется организацией, а второй уполномоченным банком на основании отчета об итогах командировки.

За выдачу заграничного паспорта, его продление или за выдачу нового взамен утраченного уплачивается государственная пошлина в размере 2 ММРОТ.

Государственная пошлина за внесение каких-либо изменений (за исключением продления срока действия) в выданный ранее загранпаспорт взимается в размере 10% от ММРОТ.

Организация-резидент дает поручение уполномоченному банку на снятие валюты со своего текущего валютного счета на указанные цели. Данное поручение оформляется в виде заявки. Если на данном счете нет валюты, то на основании поручения покупки резидента банк покупает ее на валютном рынке. В поручении покупки указывается цель приобретения иностранной валюты – «на оплату командировочных расходов». Приобретение непосредственно в банке наличной иностранной валюты на эти цели не разрешается.

Не разрешается единовременно вывозить физическому лицу за границу наличную иностранную валюту в сумме, превышающей в эквиваленте 10 000 долларов США. До ввода в действие нового Закона «О валютном регулировании и валютном контроле» № 173-ФЗ от 10 декабря 2003 г., указанная норма могла быть преодолена при наличии разрешения ЦБ РФ.

Если единовременно командируемым лицом осуществляется вывоз наличной иностранной валюты в сумме, превышающей в эквиваленте 3000 долларов США, то на таможне он должен предъявить работнику таможенного органа письменную таможенную декларацию, подтверждая тем самым обоснованность вывоза наличной иностранной валюты.

Сумма вывозимой иностранной валюты подтверждается сметой расходов на командировочные расходы.

Купленная иностранная валюта зачисляется на счет 52 «Валютный счет», субсчет 2 «Транзитный валютный счет». Кроме того, на данный транзитный валютный счет зачисляется в пользу резидента иностранная валюта, ранее списанная с указанного счета и являющаяся суммами, не использованными для целей оплаты командировочных расходов или полученными от продажи дорожных чеков, не использованных для оплаты на указанные цели.

В дальнейшем снятие этих средств на командировочные расходы допускается путем получения наличными и оприходования в кассу организации на счет 50 «Касса», субсчет 2 «Касса в иностранной валюте» или путем перевода их за границу командируемому лицу на его счет в банк-нерезидент, на счет третьего лица в пользу командируемого, либо на его имя в банк-нерезидент в виде перевода до востребования.

В любом случае основанием для снятия наличной иностранной валюты с текущего валютного счета организации в уполномоченном банке и покупки в нем дорожных чеков является заявка клиента по установленной форме. Основанием для ее оформления служит приказ (распоряжение) руководителя с указанием нормы суточных работнику, отбывающему за границу в командировку, страны, срока и цели командировки. В уполномоченный банк представляются оригинал и копия заявки. Эти документы для банка служат основанием для открытия досье «Командировочные расходы». В него помещается оригинал заявки, а копия возвращается владельцу счета с отметкой уполномоченного банка о дате приема оригинала заявки.

Выдача наличной иностранной валюты иди дорожных чеков сопровождается одновременной выдачей справок по форме № 0406007 на имя каждого командируемого лица или на имя старшего группы командируемых лиц. Данный документ является основанием для вывоза из РФ наличной иностранной валюты и дорожных чеков. В организации учет этих справок ведет кассир в специальном журнале.

Данный учетный регистр должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен круглой печатью организации.

На последнем листе Журнала производится запись следующего содержания: «В настоящем Журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью (указывается количество) листов». Запись заверяется руководителем, главным бухгалтером и оттиском круглой печати организации.

На титульном листе Журнала указывается его порядковый номер и производится запись: «Настоящий журнал начат (проставляется число, месяц, год) и закончен (также указывается число, месяц, год).

Срок хранения «Журнала учета Справок по форме № 0406007» 5 лет е даты окончания Журнала.

Сумма аванса на командировочные расходы выдается на основании сметы, составленной в порядке предварительного расчета. Как правило, сумма аванса выдается в двух валютах: в рублях и валюте, в которой установлены нормы возмещения командировочных расходов. Если валюта неконвертируемая, то производится ее перевод в конвертируемую валюту. (Кстати, смета составляется в свободно конвертируемой валюте).

Перевод неконвертируемой валюты в конвертируемую составляется на дату выдачи аванса по курсу ЦБ РФ.

Наличная иностранная валюта, равно как и рубли, выдается командируемому лицу непосредственно из кассы организации, но не ранее чем за 10 рабочих дней до его выезда в загранкомандировку.

При этом учет кассовых операций с наличной иностранной валютой организация должна вести в отдельной кассовой книге.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами по загранкомандировкам организация осуществляет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». К данному счету открываются субсчета: 71-1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях» и 71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте». Выдача работнику наличной иностранной валюты на командировочные расходы отражается в учете записью:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», субсчет 2 «Расчеты в иностранной валюте».

Кредит счета 50 «Касса», субсчет 2 «Валютная касса».

По окончании командировки оставшаяся сумма аванса в иностранной валюте сдается командированным лицом в кассу организации или переводится в безналичном порядке путем списания со счета данного лица (или со счета третьего лица) в банке-нерезиденте на счет организации (индивидуального предпринимателя без образования юридического лица) в уполномоченном банке Российской Федерации.

Внесение в кассу организации неиспользованной наличной иностранной валюты должно быть осуществлено не позднее даты, указанной уполномоченным банком в графе 12 заявки клиента.

С разрешения руководителя организации работник имеет право сдать в кассу неиспользуемую сумму аванса в другой иностранной валюте, а не полученной под отчет с пересчетом ее по курсу ЦБ РФ на дату погашения задолженности.

Не требуется разрешения руководителя организации, если неиспользованная сумма аванса в иностранной валюте за время нахождения работника в загранкомандировке погашается им в рублях по курсу ЦБ РФ.

Погашение задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным работникам организации под отчет на осуществление определенных расходов принимается к учету по дате утверждения авансового отчета.

Срок представления в организацию авансового отчета командированного лица не должен выходить за пределы 10 календарных дней с даты окончания командировки за пределы Российской Федерации, включая день возвращения.

Вместе с авансовым отчетом работник составляет краткий отчет о выполненном задании и с командировочным удостоверением (если оно было ранее оформлено) представляет в бухгалтерию.

К авансовому отчету командированное лицо должно приложить:

– копию загранпаспорта, в т. ч. его страниц, подтверждающие даты пересечения границы (если командировка была в страны СНГ – командировочное удостоверение);

– проездные билеты;

– счета на проживание;

– другие документы, подтверждающие расходы.

.Если командировка по какой-либо причине не состоялась, организация обязана сдать в уполномоченный банк наличную иностранную валюту, дорожные чеки, а также справку (ф. № 0406007) не позднее 5 рабочих дней с даты предполагавшегося убытия командированного лица за пределы Российской Федерации.

В то же время не полностью израсходованные в период служебной командировки наличная иностранная валюта, рубли или дорожные чеки должны быть сданы организацией в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента оприходования этих сумм в кассе. Сдача их осуществляется вместе с отчетом организации. В любом случае предельным сроком представления данного отчета должна быть соблюдена дата, указанная уполномоченным банком в графе 12 заявки клиента.

Организация представляет в уполномоченный банк отчет в двух экземплярах. Один экземпляр (оригинал) подшивается в досье «Командировочные расходы», второй (копия) с отметкой банка о дате приема оригинала отчета возвращается данной организации.

Погашение справок уполномоченным банком осуществляется путем проставления на всем поле каждой ее лицевой стороны знака «Z», заверяется подписью кассира или ответственного исполнителя бухгалтерии по учету валютных операций. После этого справки помещаются в досье «Командировочные расходы».

Уполномоченный банк, по данным отчета организации или предпринимателя без права образования юридического лица, обязан купить проданные ранее дорожные чеки, не использованные для оплаты командировочных расходов. Сумма от этой операции зачисляется банком на текущий счет данных клиентов.

В случае превышения расходов и подтверждения этого документально разница возмещается работнику. Погашение задолженности работнику производится в рублях по курсу ЦБ РФ на дату выплаты или путем перечисления на текущий валютный счет работника в банк, осуществляющий такие операции.

Если отчет не представлен в уполномоченный банк в течение 3 месяцев с даты, предусмотренной в графе 12 заявки клиента, а ожидаемая в соответствии с заявкой сумма отчета превышает 5 тыс. долларов США, банк не позднее 5 дней с даты истечения указанных 3 месяцев обязан известить об этом Министерство экономического развития и торговли.

Предельные размеры возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках за пределы СНГ после 1 июля 2001 г. были пересмотрены в сторону увеличения.

При наличии обоснованных обстоятельств командируемому лицу могут компенсироваться расходы по найму жилого помещения без предоставления им оправдательных документов. Однако для целей налогового учета эти расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль.

При направлении работника в командировку в две или более страны суточные за день перемещения из одной страны в другую (дата определяется по отметке на загранпаспорте) выплачиваются в валюте и по нормам той страны, в которую он направляется.

Нормы суточных принимаются к учету исходя из соблюдения следующего принципа:

– до пересечения командируемым лицом границы РФ действуют те же нормы суточных, что и при внутренних командировках;

– с даты пересечения границы РФ суточные подлежат оплате по нормам, устанавливаемым для страны, куда направляется работник.

С 1 января 2005 г. установлены новые нормы как по суточным, так и за проживание.

Например, при направлении командируемого лица в краткосрочную командировку в Венгрию нормы суточных установлены в размере 61 доллара США в сутки, а по найму жилого помещения до 100 долларов США в сутки. Если поездка в Австралию, указанные нормы определены соответственно в размере 60 долларов США и до 130 долларов США.

Возмещение расходов работникам на проезд по иностранной территории производится при следовании к месту работы за рубежом и обратно, а также при следовании в краткосрочную командировку из-за границы в Россию и обратно. Приведенные нормы возмещения командировочных расходов в указанных пределах учитываются в себестоимости продукции (работ, услуг) только в целях налогообложения. При формировании их фактической себестоимости командировочные расходы на оплату командировок, связанных с производственной деятельностью, принимаются к учету в полном объеме.

Суммы НДС по командировочным расходам при загранкомандировках не учитываются, т.к. в соответствии с налоговым законодательством услуги по перевозке пас- 1 сажиров и багажа за пределами РФ облагаются по налоговой ставке 0%. Эта норма действует при соблюдении одного условия: эти услуги должны быть оформлены на основании единых международных перевозных документов.

Установленные нормы суточных применяются также при возмещении работникам расходов за время проезда по иностранной территории при следовании к месту работы за границей и обратно в Россию.

При въезде в Россию он получает суточные по норме, действующей на территории Российской Федерации. В то лее время, когда командированный за границей получает от принимающей стороны инвалюту на личные нужды, суточные направляющей стороной не выплачиваются.

Возмещение расходов по найму жилого помещения в пределах установленных норм производится за каждые сутки без зачета перерасхода за отдельные дни командировки как по данной стране, так и по другим странам в целом.

При командировании работника за границу его расходы по найму жилого помещения возмещаются только при их документальном подтверждении. Неподтвержденные документами расходы по найму жилого помещения могут быть возмещены работнику с разрешения руководства организации. Данная сумма относится на уменьшение ее собственных источников.

Работнику, командированному за границу, возмещаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по провозу багажа массой до 30 кг (независимо от массы багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету того вида транспорта, которым следует работник).

Он имеет также право на компенсацию фактически произведенных и документально подтвержденных расходов по проезду на вокзал, аэродром или пристань и с указанных пунктов в местах отправления, назначения и пересадок (кроме случаев, когда средства передвижения предоставляются работнику бесплатно).

Следует иметь в виду, что расходы по проезду как внутри страны, так и за рубежом, должны быть возмещены работнику в суме фактически произведенных я документально подтвержденных затрат и приняты как в бухгалтерском, так и налоговом учете. Такой же подход сохраняется и в части документально подтвержденных командируемым лицом расходов по найму жилого помещения.

В аналитическом учете текущих издержек следует выделять субсчета «Расходы на командировки в пределах нормативов, установленных законодательством» и «Расходы на командировки сверх нормативов, установленных законодательством».

Основанием для применения суточной нормы является п. 2 ст. 226 части второй НК РФ. Им предусматривается исчисление сумм и уплату налога на доходы физических 3 лиц производить в отношении всех доходов налогоплательщика, источником которых является организация, признаваемая в соответствии с налоговым законодательством налоговым агентом. Исключением из данной нормы является исчисление сумм налога индивидуальными предпринимателями и другими лицами, занимающимися частной практикой, а также исчисление данного налога в отношении отдельных видов доходов (по договорам гражданско-правового характера – исходя из сумм вознаграждений, полученных от физических лиц, не являющихся налоговыми агентами и т.п.).

Особенности исчисления налога на доходы физических лиц в таких случаях регулируются ст. 227 и 228 части второй НК РФ. Одновременно, если сумма командировочных расходов превышает 10% чистой прибыли, но до исчисления суммы этих расходов на нее, следует увеличить совокупный годовой доход работника. В целях налогообложения в указанный доход надо включать не только суточные сверх установленных законодательством норм,но и все суммы командировочных, документально не подтвержденные, в том числе и в пределах действующих норм.

Содержание хозяйственных операций и порядок отражения их в учете включает в себя получение в банке иностранной валюты, выдачу ее подотчетным лицам, принятие предварительно проверенного авансового отчета и «писание подотчетных сумм по принадлежности.

К возмещению принимаются следующие командировочные расходы работника:

♦ суточные;

♦ расходы по проезду до пункта отправления (вокзал, аэропорт и т. п.), включая расходы по провозу багажа (до 30 кг);

♦ расходы по найму жилого помещения;

♦ расходы на получение заграничного паспорта и виз, за прописку паспорта;

♦ комиссионные, удержанные при обмене чека в банке на иностранную валюту.

Возмещение суточных при проезде в пределах территории РФ осуществляется в валюте РФ по действующим нормам.

Бухгалтер, обрабатывая первичные документы об израсходованных суммах, распределяет эти суммы по источникам возмещения: с включением в текущие издержки или относимые за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.

Для целей налогового учета указанные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль не в том случае, если цель командировки достигнута, а только если в результате такой поездки были обоснованные расходы. Под последними признаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Общая сумма расходов по авансовому отчету утверждается руководителем, а отчет о выполненной работе – непосредственно лицом, санкционировавшим командировку.

Движения иностранной валюты, связанные со служебными командировкам и за пределы Российской Федерации, получают в учете следующее отражение.

К авансовому отчету каждого командированного должны быть приложены необходимые документы, подтверждающие фактически произведенные расходы, как в рублях, так и в иностранной валюте.

При этом документы за проживание принимаются к оплате в фактически израсходованных суммах с отнесением на издержки производства (обращения).

В то же время в аналитическом учете к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» необходимо накапливать суммы по авансовым отчетам в части, превышающей действующие нормы, поскольку эти суммы подлежат налогообложению и используются при составлении расчета налога от фактической прибыли.

Командируемое лицо все расходы, произведенные им в период нахождения в загранкомандировке, может осуществлять не в наличной форме, а путем использования платежных карт систем Visa, American Express и др.

При использовании организацией данного варианта уполномоченный банк по ее поручению открывает отдельный счет, на который переводит иностранную валюту с валютного счета.

На сумму перевода в учете организации составляется запись:

Дебет счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Карточный счет».

Кредит счета 52 «Валютные счета», субсчет «Транзитный валютный счет».

На сумму выданного аванса командируемому лицу в счет предстоящих расходов по командировке:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Кредит счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Депозитные счета».

Необходимые расходы, произведенные работником в период нахождения его в загранкомандировке, с использованием платежной карты принимаются к учету на соответствующие счета, исходя из содержания данных расходов:

Дебет счетов 41 «Товары», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и пр.

Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В сумме документально подтвержденных расходов:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Кредит счета 55 «Специальные счета в банках», субсчет «Карточный счет».

Когда командированный за границу работник организации представил документы, расходы по которым выше, чем они определены по действующим нормам, суммы превышения должны быть ему компенсированы. Компенсация должна быть произведена в рублях.

Система налогообложения налогом на доходы физических лиц командировочных расходов при заграничных командировках аналогична командировкам в пределах территории РФ.