Организация ввода операций начисления доходов и расходов
Созданный реестр способен фиксировать только денежные операции (кассовый метод). Вместе с тем полноценный управленческий учет должен иметь возможность учета доходов и расходов (метод начисления). Самый очевидный способ решения этой задачи — создание дополнительного реестра, в котором будут фиксироваться операции начисления доходов и расходов. На его основании можно создать форму отчета о прибылях и убытках (по аналогии с описанной ранее формой отчета о движении денежных средств) и с помощью функции СУММЕСЛИМН организовать перенос и группировку данных реестра в отчете. Однако этот реестр будет в значительной степени дублировать основной, так как подавляющее большинство денежных операций является проявлением какой-либо доходной или расходной операции, и в итоге информацию придется дублировать в обоих реестрах. Например, первая занесенная нами в реестр денежных средств операция оплаты услуг аренды офиса должна быть продублирована в реестре доходов и расходов как операция начисления затрат на аренду. Эта операция начисления будет отличаться от операции оплаты только своей датой, так как затраты одного периода могут быть оплачены в другом периоде. Поэтому правильным решением будет отражение операций начисления доходов и расходов в том же реестре, в котором мы фиксируем денежные операции. Для этого в реестре денежных операций надо сначала добавить графу «Дата начисления». Затем переименовать графу «Дата операции» в «Дата оплаты» и добавить графу «Месяц начисления». После этого следует переименовать графу «Мес." в «Месяц оплаты», а графу «Статья ДДС» в «Статья затрат/ДДС». Кроме того, к списку статей ДДС на листе «Статьи ДДС» нужно добавить статьи затрат, которых нет в отчете о ДДС (например, амортизация), а сам лист переименовать в «Статьи оборотов». Результат этих изменений показан на рис. 1. Этот реестр должен заполняться следующим образом.
Рисунок 1. Структура сводного реестра затрат и ДДС
1. Денежные операции надо заносить точно так же, как в предыдущей форме реестра. Поле «Дата начисления» не заполняется.
2. Если надо занести операцию начисления доходов или расходов, можно зафиксировать новую операцию в реестре, заполнив поле «Дата начисления» и оставив поле «Дата оплаты» пустым. Есть и другой способ — найти среди ранее занесенных операций операцию оплаты начисляемых доходов или расходов и заполнить ее поле «Дата начисления».
3. Если операция оплаты заносится в реестр после операции начисления, алгоритм действий будет точно таким же, как в предыдущем пункте (либо новая операция, либо заполнение поля «Дата оплаты» в уже имеющейся в реестре операции).
Проиллюстрирую сказанное примером. Допустим, 31 января 2015 года компания начислила заработную плату троим своим сотрудникам (см. рис. 2).
Рисунок 2. Начисление зарплаты сотрудников в реестре операций
Кстати, важный момент: поскольку одна из граф «Дата оплаты» и «Дата начисления» может быть пустой, надо скорректировать формулы в графах «Месяц оплаты» и «Месяц начисления». Для графы «Месяц оплаты» =ЕСЛИ(ЕПУСТО(A4);0;МЕСЯЦ(A4)), а для графы «Месяц начисления» =ЕСЛИ(ЕПУСТО(B4);0;МЕСЯЦ(B4)). Такой вид формулы позволяет корректно обрабатывать ситуацию с пустой ячейкой даты, подставляя значение «0» в ячейку при отсутствии одной из дат.
Теперь предположим, что 15 февраля 2015 года компания выдала сотрудникам зарплату за январь. Эти операции можно занести новыми записями в реестр, а можно просто проставить даты выплаты зарплаты в уже имеющихся в реестре операциях начисления затрат и указать расчетный счет, как показано на рис. 3.
Рисунок 3. Выплата зарплаты сотрудникам в реестре операций
Этот пример демонстрирует, что всего три строки реестра позволяют зафиксировать в управленческом учете целых шесть хозяйственных операций: три операции начисления расходов и три денежные операции.
После того как реестр операций обрел функциональность, позволяющую фиксировать операции начисления доходов и расходов, мы можем сформировать отчет о прибылях и убытках. Дело за малым: добавить в наш файл соответствующий отчет. Создадим новый лист ОПУ и заполним его формой отчета по тому же принципу, как мы заполняли лист ОДДС (см. рис. 4). Ниже перечислены основные отличия этого отчета от подготовленного нами ранее ОДДС.
Рисунок 4. Отчет о прибылях и убытках
1. Другой алгоритм формирования итогов: если в ОДДС вначале формировались итоги по видам деятельности (Сальдо), а затем суммировались между собой, то в ОПУ вначале формируется маржинальный доход как разница между выручкой и прямыми затратами, затем из прямых затрат вычитаются накладные расходы и формируется операционная прибыль, затем из операционной прибыли вычитается амортизация и формируется чистая прибыль как итог отчета.
2. Формула СУММЕСЛИМН в ОПУ ссылается не на месяц оплаты в реестре (столбец H), а на месяц начисления расходов (столбец I).
Во всех остальных аспектах ОПУ и ОДДС полностью идентичны друг другу.