Методы контроля стоимости проекта

Контроль стоимости проекта возникает из-за влияния факторов, обусловливающих отклонения от ранее запланированного бюджета, и направлен на управление изменениями в стоимости проекта с целью снижения отрицательных аспектов и увеличе­ния позитивных последствий изменения стоимости проекта. Контроль стоимости проекта включает:

- мониторинг стоимостных показателей реализации проекта с целью обнаружения отклонений от бюджета;

- управление изменениями в бюджете с целью обеспечения выполнения бюджета;

- предотвращение ранее запланированных ошибочных решений;

- информирование всех заинтересованных лиц о ходе выполнения проекта с точки зрения соблюдения бюджета.

Контроль стоимости проекта имеет две составляющие: учет­ную, т. е. оценку фактической стоимости выполненных работ и затраченных ресурсов, и прогнозную, т. е. оценку будущей сто­имости проекта. Базовыми показателями, используемыми при контроле стоимости проекта, являются следующие:

- необходимо для завершения (НДЗ): устанавливается оценка затрат, которые предстоят для завершения работы или проекта. Оценка НДЗ является наилучшей текущей оценкой того, сколько надо дополнительно вложить на данный момент, чтобы завершить работу;

- расчетная стоимость (PC): наилучшая оценка общей стоимости, которую будет иметь работа или проект при завер­шении. Расчетная стоимость вычисляется как сумма факти­ческих затрат на текущую дату и НДЗ;

Существуют два основных метода контроля стоимости: тради­ционный метод; метод освоенного объема.

Традиционный метод контроля (рис. 14.4.1.) использует сле­дующие понятия:

Плановые (бюджетные) затраты — BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled). Это бюджетная стоимость работ, запланирован­ных в соответствии с расписанием, или количество ресурса, пред­полагаемые для использования к текущей дате. Текущая дата — это дата, на которую имеется фактическая информация:

BCWS = ВС (общий бюджет) х % по плану.

Фактические затраты — ACWP (Actual Cost of Work Performed). Это стоимость фактически выполненных работ на текущую дату или количество ресурса, фактически потрачен­ное на выполнение работ до текущей даты. Фактические затра­ты не зависят от плановых показателей по затратам или по­треблению ресурсов.

Рис. .1. Отчетный график выполнения объект

Основной недостаток традиционного метода заключается в том, что он не учитывает, какие работы были фактически выполнены за счет потраченных денежных средств. Другими словами, он не оперирует временем или графиком выполнения работ.

Расхождение по затратам при традиционном методе рассчиты­вается как разница между фактическими и плановыми затратами.

Метод освоенного объема основан на определении отношения фактических затрат к объему работ, которые должны быть вы­полнены к определенной дате. При этом учитывается информа­ция по стоимости, плановому и фактическому графику работ и дается обобщенная оценка по состоянию работ на текущий мо­мент. Выявленные тенденции используются для прогноза буду­щей стоимости объема работ при завершении и определении факторов, оказывающих влияние на график выполнения работ. При анализе освоенного объема используются три показателя для определения расхождения в графике работ и стоимости: плановые (бюджетные) затраты - BCWS; фактические затраты - ACWP;освоенный объем - BCWP (Budgeted Cost of Work Performed). Это плановая стоимость фактически выполненных работ или количество ресурса, запланированное на фактически выполненный объем работ к текущей дате. Осво­енный объем не зависит от фактически произведенных затрат по работе:

BCWP = Плановая стоимость х % использования ресурса.

Так как метод освоенного объема учитывает фактор времени, то он позволяет определить как реальное отклонение по затра­там, так и отставание по графику выполнения работ.

Отклонение по затратам (перерасход денежных средств) пред­ставляет собой величину, полученную из разности фактической стоимости выполненных работ (ACWP) и плановой стоимости выполненных работ (BCWP). Для работы, находящейся в процес­се выполнения, необходимо выполнить процентную оценку за­вершенности (с точки зрения затрат):

Показатель	Формула или способ расчета
Плановая стоимость выполненных работ (BCWP, освоенный объем). Плановая стоимость фактически выполненных работ или количество ресурса, запла­нированное на фактически выполненный объем работ к текущей дате	BCWP = Плановая BCWP = Плановая стоимость х % использования ресурса
Общие бюджетные затраты	Полная стоимость работы, принятая в базовом плане
Бюджетная стоимость (BCWS). Часть стоимости работы, которая должна быть освоена к текущей дате в соответствии с базовым планом (стоимость работы в расчете за период времени по плану)	Общие бюджетные затраты х % по плану
Фактические затраты (ACWP)	Фактические затраты по работе на текущую дату
Индекс освоения затрат = 1 - затраты на текущую дату соответствуют плану > 1 - на текущую дату затрачено меньше средств, чем предусмотрено < 1 - на текущую дату средств затрачено больше, чем предусмотрено	Освоенный объем / Фактические затраты
Отклонение по затратам < 0 — перерасход средств на текущую дату > 0 - недорасход средств на текущую дату	Освоенный объем / Фактические затраты
Относительное отклонение по затратам	Показывает отношение откло­нения по затратам к заплани­рованным по бюджету затратам на текущую дату (BCWS)
Оценка стоимости до завершения	Базируется на текущих результатах
Оценка (прогноз) по завершении — оценка полной стоимости работы, базирующаяся на текущих результатах	Фактические затраты + Оценка стоимости до завершения
Индекс выполнения плана — отношение освоенного объема к бюджетной стоимости работ по плану на текущую дату	Освоенный объем / Бюджетная стоимость
Расхождение по затратам < 0 — перерасход затрат	Бюджетные затраты - Оценка стоимости по завершении
Процент перерасхода затрат, %	Расхождение по затратам / Бюджетные затраты

Отклонение по затратам - CV (cost Variance) = ACWP – BCWP

Отставание от графика определяется разностью между плано­вой стоимостью работ по графику (BCWS) и плановой стоимос­тью выполненных работ (BCWP).

Рис. 14.4.2 дает графическое представление анализа на основе факта.

Использование метода анализа освоенного объема требует дополнительной структуризации системы управления затратами по проекту и дополнительных усилий менеджера по сбору и ана­лизу данных. Тем не менее, данный подход позволяет получить более точную картину состояния дел по проекту и представить ее высшему руководству и заказчику в виде разнообразных отчетов (рис. 14.4.3).

Стоимостные параметры работ проекта

Основным достоинством методики освоенного объема является возможность «раннего обнаружения» (обнаружения на ран­них стадиях реализации проекта) несоответствия фактических показателей проекта плановым, прогнозирования на их основе результатов выполнения проекта (сроков, затрат и т. д.) и при­нятия своевременных корректирующих воздействий, вплоть до прекращения проекта.

Помимо оценки суммарных затрат на выполнение проекта, на основании наблюдаемых показателей освоенного объема воз­можно также прогнозирование и других характеристик проекта.

Поясним разницу между традиционным методом и методом освоенного объема на примере.

Допустим, бюджет проекта составляет 100 ден. ед. На выполне­ние работ до текущей даты планировалось израсходовать 25 еди­ниц, а фактически было израсходовано 22 ед., т. е. BCWS = 25, а ACWP = 22. При этом, согласно плану, на выполнение работ нужно было израсходовать 20 ед., т. е. BCWP = 20.

В соответствии с традиционным подходом отклонение по затра­там составляет 25—22=3 ед., т. е. наблюдается экономия. В соответ­ствии с методом освоенного объема реальное отклонение по затра­там составляет 20—22=-2 ед., т. е. имеет место перерасход денежных средств. При этом отклонение от графика расхода денежных средств составляет 25—20=5 ед., что говорит об отставании реального хода выполнения проекта от запланированного на 20%.

Прогнозирование затрат подразумевает оценку конечной сто­имости проекта на основании информации о затратах проекта на текущий момент времени.

Существуют следующие варианты оценки конечной стоимос­ти проекта (ЕАС), при которых используются как традиционный метод оценки, так и метод освоенного объема:

- Стоимость по завершении = Фактические затраты на текущую дату + Оставшаяся стоимость проекта, скорректиро­ванная с учетом индекса освоения затрат;

- Стоимость по завершении = Фактические затраты на текущую дату + Оценка оставшейся стоимости проекта (ETC);

- Стоимость по завершении = Фактические затраты на теку­щую дату + Новая смета на оставшуюся часть проекта. Индекс освоения затрат (CPI) рассчитывается как отношение освоенного объема к фактическим затратам:

CPI = BCWP / ACWP

Параллельно рассчитывается индекс выполнения расписания (SPI):

SPI = BCWP /BCWS

С использованием этих показателей оценка затрат по завершении (прогнозировании затрат) рассчитывается следующим образом:

1. Традиционный метод

ESC = ACWP + ETC

2. Метод освоенного объема Оптимистическая оценка

EAC = ((BC - BCWP ) / (Cсуммарный CPI) + ACWP

Пессимистическая щценка

EAC = ((BC - BCWP ) / (Cсуммарный CPI *SPI) + ACWP

Также может использоваться показатель прогнозного откло­нения стоимости проекта (variance at completion — VAC):

VAC=BAC – ЕАС

В этих формулах используются суммарные индексы, а не пе­риодические или дискретные. Периодические данные о затра­тах в различные моменты времени могут значительно отли­чаться друг от друга, что в итоге некорректно отразиться на конечной оценке. Суммарные данные сглаживают эти откло­нения, оставаясь при этом более надежным инструментом для долгосрочного прогнозирования. В любом случае нельзя забы­вать, что с какой бы точностью ни была сделана оценка по за­вершении, она не будет на 100% корректно отражать конеч­ный результат проекта. Чем ближе момент оценки к моменту завершения проекта, тем меньше разница между этими двумя величинами.

ОТЧЕТНОСТЬ ПО ЗАТРАТАМ

Отчетность обеспечивает основу для координации работ, опе­ративного планирования и управления. Процесс движения от­четной информации в организации изображен на рис. 14.5.1.

Исходной информацией для отчетности являются данные о пла­нируемых затратах работ и фактических расходах на их выполнение. На стадии планирования проекта формируют отчеты о бюд­жетной стоимости работ (рис. 14.5.2), распределении бюджетных средств по счетам затрат (рис. 14.5.3) и т. д.

На стадии контроля, как правило, собираются стоимостные данные о:

- трудозатратах;

- материалах;

- других прямых издержках;

- перерасходе денежных средств.

Отчет о перерасходе денежных средств формируется ежегодно либо ежемесячно на весь проект.

Значения фактических затрат (ACWP) и освоенного объема (BCWP) для каждой работы являются основными элементами, на которых строится отчетность о состоянии затрат. Эти данные собираются на уровне счетов затрат и попадают в отчеты. Обычно эти отчеты подготавливают ежемесячно для каждого уровня СРР или ССО в зависимости от требуемого уровня агрегирования информации. В дополнение к ним формируют еженедельные отчеты о фактических трудовых затратах, на основе которых можно проводить анализ использования человеческих ресурсов.

РЕЗЮМЕ

Стоимость проекта является одним из основных управляемых пара­метров проекта и в то же время одним из главных ограничений.

Управление стоимостью (затратами) проекта включает следу­ющие процессы:

- оценку стоимости проекта;

- бюджетирование проекта, т. е. установление целевых показателей затрат на реализацию проекта;

- контроль стоимости (затрат) проекта, постоянной оценки фактических затрат, сравнения с ранее запланированными в бюджете и выработки мероприятий корректирующего и предупреждающего характера.

Основным документом, с помощью которого осуществляется управление стоимостью проекта, является бюджет. Бюджетом на­зывается директивный документ, представляющий собой реестр планируемых расходов и доходов с распределением по статьям на соответствующий период времени. Бюджет является документом, определяющим ресурсные ограничения проекта, поэтому при уп­равлении стоимостью на первый план выходит затратная его со­ставляющая, которую принято называть сметой проекта.

Глоссарий

Бюджетом – это директивный документ, представляющий собой реестр планируемых расходов и доходов с распределением по статьям на соответствующий период времени.

Смета проекта- документ, содержащий обоснование и расчет стоимости проекта (контракта), обычно на основе объемов работ проекта, требуемых ресурсов и цен

Под бюджетированием понимается определение стоимостных значений выполняемых в рамках проекта работ и проекта в целом, процесс формирования бюджета проекта, содержавшего установленное (утвержденное) распределение затрат по видам работ, статьям затрат, по времени выполнения работ, по центрам затрат или по иной структуре.

Плановые (бюджетные) затраты - BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled) - бюджетная стоимость работ, запланирован­ных в соответствии с расписанием, или количество ресурса, пред­полагаемые для использования к текущей дате.

Фактические затраты - ACWP (Actual Cost of Work Performed) - это стоимость фактически выполненных работ на текущую дату или количество ресурса, фактически потрачен­ное на выполнение работ до текущей даты.