Создание перекрестных ссылок

С помощью ссылки в рамках Word-документа можно из любой позиции сослаться на другую, содержащую необходимую информацию. Ссылки создаются с помощью кодов полей.

Создание перекрестных ссылок осуществляется либо путем непосредственного ввода соответствующего поля с помощью командыВставка/Поле, либо посредством специально предусмотренной для данного случая командыВставка/Перекрестная ссылка.

Текстовый фрагмент, на который ссылаются посредством перекрестной ссылки, должен быть обозначен закладкой. Закладка формируется командойПравка/Закладка или кодом поля {SET}.

Можно создать ссылку на номер страницы, сноску, заголовок, сформатированный известным стилем фрагмент текста стиля или на автоматически пронумерованные с помощью {SEQ} последовательности.

Для организации ссылок Word предлагает следующие коды полей:

- перекрестная ссылка {PAGEREF Закладка} показывает номер страницы, на которой находится закладка;

- перекрестная ссылка {STYLEREF Идентификатор стиля} показывает первый (или при использовании ключа \| последний) фрагмент текста, отформатированный заданным стилем и расположенный на той странице, на которой находится код поля. Можно ссылаться и на стили абзацев, и на стили символов;

- перекрестная ссылка {REF Закладка} показывает содержимое закладки;

- перекрестная ссылка {NOTEREF Закладка} показывает знак сноски или концевой сноски, помеченный закладкой.

Создание перекрестной ссылки

Для того, чтобы вставить поле Word посредством меню, необходимо выполнить следующую последовательность действий:

- задать начальный текст перекрестной ссылки;

- выполнить командуВставка/Перекрестная ссылка. Открывается диалоговое окноПерекрестные ссылки;

- в полеТип ссылки выбрать, на что должна указывать ссылка;

- в полеВставить ссылку на выбрать, что должно быть использовано в качестве значения ссылки.

- в полеДля какого... выделить элемент ссылки;

- с помощью кнопкиВставить поместить ссылку в документ.

Задания и контрольные вопросы

Задания

1. Изучите теоретическую часть методических указаний.

2. Выполните вставку текущей даты и текущего времени, используя ключи формата даты и времени и ключ \*Charformat. Текущие дата и время должны быть вставлены путем выполнения команды Вставка/Поле и отформатированы следующим образом:

четверг, 21 декабря 2017 г.

10:07:50

3. Выполните задание (Приложение Д).

4. Продемонстрируйте преподавателю результат работы в двух режимах:

- режиме отображения кодов полей на экране;

- режиме отображения значений кодов полей.

5. Оформить отчет.

Контрольные вопросы

1. Что такое поле Word?

2. Какие действия необходимо выполнить для создания поля Word посредством меню?

3. Как можно вставлять поля в документ вручную?

4. Что понимается под перекрестной ссылкой?

5. Как вставить в документ перекрестную ссылку?

6. Что такое ключи и для чего они применяются?

Лабораторная работа № 6

Разработка шаблона документа

Цель работы: научиться разрабатывать шаблоны документов с помощью текстового редактора MS Word.

Общие сведения

При создании любого документа на компьютере необходимо создать шаблон этого документа.

Шаблон документа – это файл, хранящийся отдельно от файла документа и содержащий совокупность стилей, шаблонных текстов, элементов глоссария, макросов, дополнений к меню, сочетаний клавиш и пользовательских панелей инструментов, сохраненных в отдельном файле с расширением имени .DOT.

Шаблон можно связать с любым текстовым файлом. Благодаря этому документы, которые должны иметь похожее оформление или посвященные одной теме, в состоянии использовать одни и те же форматы, элементы глоссария (Автотекста) и макросы.

Шаблоны документов можно копировать, а затем изменять или создавать новые.

Если к документу явным образом не присоединен никакой специальный шаблон документа, то к нему автоматически присоединяется обычный шаблон документа NORMAL.DOT.

Использование шаблонов документов автоматизирует создание и форматирование текстов, имеющих сходную структуру, в особенности, если процедуры форматирования сохраняются в виде макросов, входящих в шаблон.Шаблонный текст – это текст, который должен быть неизменным в каждом документе, например, шапка с логотипом фирмы, почтовые и банковские реквизиты в колонтитуле письма. Шаблонный текст вводится прямо в шаблон документа, после чего он доступен для каждого документа, связанного с этим шаблоном. Шаблонный текст можно изменять, но это не повлияет на содержимое шаблона: изменится только содержимое документа.

Присоединенный к документу шаблон указан в диалоговом окне команды Сервис/Шаблоны и надстройки.

Прежде, чем подвергнуть обработке шаблон документа, связанный с текущим текстом, его необходимо загрузить. Загрузка шаблона выполняется путем выполнения команды Файл/Открыть. В поле Тип файла необходимо выбрать элемент Шаблоны документов. Теперь в поле списка файлов будут отражены все шаблоны текущей папки. Из списка нужно выбрать соответствующее имя файла. Обычно шаблоны документов находятся в папке шаблонов Microsoft Office. Шаблон документа обрабатывается как обычный документ.

Чтобы создать новый шаблон из существующего необходимо:

- загрузить шаблон, из которого будет создаваться новый;

- внести необходимые изменения в стили, элементы автотекста, расширения меню и сочетания клавиш, макросы и панели инструментов;

- сохранить шаблон под новым именем.

Чтобы создать совершенно новый шаблон документа необходимо:

- выполнить команду Файл/Создать;

- в группе Новый документ активизировать опцию Шаблон;

- выбрать нужный шаблон;

- внести необходимые изменения;

- выполнить команду сохранение документа;

- при необходимости выбрать нужный дисковод или папку.

Чтобы сохранить документ в виде шаблона нужно:

- открыть документ, который необходимо сохранить как шаблон;

- открыть окно Сохранение документа;

- в поле списка Тип файла выбрать элемент Шаблон документа;

- задать имя файла;

- выполнить процедуру сохранения;

- текст, который в дальнейшем не будет использоваться, удалить из шаблона документа, а затем еще раз сохранить шаблон.

В любой момент к документу можно присоединить новый шаблон. Однако при этом действует ограничение, заключающееся в том, что новым шаблоном документа будут модифицированы не только элементы автотекста и макрокоманды, но также расширения меню и сочетания клавиш, но не стили и шаблонный текст. Для того, чтобы обновить документ в соответствии со стилями нового шаблона, в диалоговом окне командыСервис/Шаблоны и надстройки следует установить флажок Автоматически обновлять стили документа.

Иногда стандартные формы документов удобно создавать не самостоятельно, а с помощью специальных средств, так называемых Мастеров создания документов (Wizard). Мастер – компонент, упрощающий процесс создания документа на основе шаблона. При создании документа информация вводится посредством ответа на вопросы, затем введенные данные размещаются в соответствующих местах документа и им присваивается нужный формат. Мастер имеет расширение .WIZ.

Чтобы создать, например, резюме с помощью Мастера, необходимо выполнить команду Создать. Диалоговое окно этой команды содержит список Общие и список программ-мастеров. В окне Создание документа есть несколько закладок: Письма и факсы, Записки, и Другие документы. Закладка Другие документы содержит несколько форм резюме: современное резюме, изысканное резюме, стандартное резюме. Аналогичные наборы форм документов содержатся в остальных закладках.

Из списка шаблонов необходимо выбрать Мастер резюме. Программа Мастер резюме подсказывает назначение резюме: создает стандартные, изысканные и современные резюме. Выберем стандартное резюме. На экране появляется стандартная форма резюме. Её можно редактировать, и при этом вся вводимая информация будет автоматически форматироваться в соответствии со стандартами данного шаблона.

Задания и контрольные вопросы

Задания

1 Создать резюме на одного из членов бригады, используя программу - Мастер. Для этого необходимо выполнить следующее:

- выбрать пункт меню Файл/Создать;

- в открывшемся диалоговом окне Создание документа выбрать вкладку Другие документы;

- в открывшемся диалоговом окне выбрать Мастер резюме;

- создать три вида резюме, используя все три предложенных программой стиля (стандартный, изысканный и современный);

- в поле Тип резюме выбрать профессиональный;

- заполнить все поля, предлагаемые Мастером резюме.

2 Создать шаблон бланка фирмы (произвольный). Для этого необходимо выполнить следующее:

- выбрать пункт меню Файл/Создать;

- в открывшемся диалоговом окне Создание документа на вкладке Общие выбрать Новый документ и включить опцию Шаблон;

- создать шапку шаблона бланка фирмы;

- в нижний колонтитул вставить информацию о полном имени файла и имени шаблона, используя поля подстановки: FileName и Template. Для этого необходимо выполнить следующее:

- выбрать пункт меню Вид/Колонтитулы;

- перейти на нижний колонтитул;

- выбрать пункт меню Вставка/Поле и в открывшемся диалоговом окне выбрать поочередно FileName и Template.

- сохранить шаблон в папке Шаблоны и закрыть его.

3 На основе созданного шаблона бланка фирмы создать гарантийное письмо о приеме Вас на работу в эту фирму в соответствующей должности (Приложение Е).

4 Продемонстрировать преподавателю в электронном виде результат работы.

5 Распечатать созданные резюме и гарантийное письмо.

6 Оформить отчет.

Контрольные вопросы

1 Что такое шаблон документа?

2 Что такое шаблонный текст?

3 Как создать новый шаблон из существующего шаблона?