Руководители и начальники всех мастей

А что, если проблема в вашем руководителе - он или она не позволяют вам реализовать изменения, которые позволят вам быть более сконцентрированным? Это определенная проблема - руководитель может ожидать от вас, что вы отвечаете на письма, смс, телефонные звонки незамедлительно, участвуете в заседаниях в течение всего дня, вы постоянно заняты, работаете долгими часами, и даже после работы вы принимаете звонки и приходите домой поздно ночью.. короче говоря, быть окунутым с головой в болото запросов и сигналов.

К сожалению, существует не так много вещей, которые вы можете предпринять, если поток входящих запросов и поручений не находится под вашим контролем. Вот несколько идей:

» Поговорите с вашим начальником. Часто руководство идет на встречу, если вы представите им убедительные аргументы, и тем более, если вы доказывали свою эффективность в прошлом. Сядьте и поговорите с вашим начальником о том, что вам необходимо для достижения некоторой степени концентрации, и объясните, что эти меры будут способствовать повышению вашей персональной продуктивности и активности. Дайте ему почитать копию этой книги, если вы считаете, что это поможет его убедить (или просто отправьте ему по электронной почте копию главы, посвященной менеджерам). Попросите о некоторых специфических изменениях и предложите тестовый период в течение недели или нескольких, на протяжении которых можно реализовать изменения и стали бы видимы результаты этих изменений.

» Измените то, что находится под вашим контролем. Если в вашем окружении существуют вещи, которые вы в состоянии изменить, то сконцентрируйтесь на их изменении. Если вы не можете менять свои часы доступности, то, по крайней мере, наведите порядок на вашем рабочем столе и на компьютере. Если вы обязаны постоянно и незамедлительно отвечать на электронные письма, то, по крайней мере, научитесь блокировать все поглотители внимания в Интернете во время ответов на письма.

» Работайте подальше от офиса. Возможно, вы обладаете гибкостью работать из дома или из кафе, или из библиотеки - подальше от офиса, или вы можете предъявить убедительные аргументы в пользу этого изменения.

Воспользуйтесь этой возможностью, когда она у вас появится, и принесите пару наушников на работу, включите умиротворенную музыку (или наоборот, энергичную, согласно вашим предпочтениям), уберите раздражители и сконцентрируйтесь.

» Докажите, что это работает. Измените все, что можете изменить и продемонстрируйте результаты, которые при этом достигаются. Лучший способ убеждения руководителя - твердые и неопровержимые доказательства.

» Или найдите себе новую работу. Если у вас ужасная работа и ваш руководитель не идет на уступки, или требования настолько сумасшедшие, что вы не можете им следовать и нет возможности сконцентрироваться, то может быть стоит рассмотреть возможность смены места работы?

Это только ваше решение, не мое, но я сам менял работу как минимум дважды, когда был недоволен ожиданиями, и эти оба раза явились хорошими изменениями для меня.

Равнодушные люди

Еще одной проблемой может быть то, что люди в нашей жизни иногда могут становиться равнодушными или сопротивляться тем изменениям, которые мы пытаемся реализовать. Если сопротивление оказывает супруг или очень близкий нам человек, то произвести изменения становится очень сложно или практически невозможным. Почти невозможно, иногда.

Эта проблема достаточно распространенная, и я не могу дать вам решение, которое будет работать во всех ситуациях. Могу поделиться некоторыми вещами, работавшими в моем случае. И я надеюсь, вам они тоже помогут:

» Не применяйте силу. Когда мы подталкиваем других к изменениям, они часто оказывают сопротивление. Не очень умно применять силу к людям для реализации изменений, которые вы задумали. Вместо этого попробуйте некоторые из советов, приведенных ниже - приведите положительный пример, предложите обмен, попросите помощи у окружающих.

» Поделитесь с людьми соображениями, почему это так важно для вас и как это влияет на вас. Тут важно общение - сядьте и поговорите с тем человеком (или теми людьми) о том, почему для вас важны эти перемены, почему это так важно для вас, и как они смогут вам в этом помочь. Поделитесь положительными эффектами от изменений, а также поделитесь теми проблемами, с которыми вам пришлось столкнуться в процессе изменений.

Такое открытое общение может помочь вам убедить других людей присоединиться к вам, если делать это ненапористо и в легкой форме.

» Заручитесь поддержкой окружающих. Если вы попросите кого-нибудь измениться, то, скорее всего, столкнетесь с сопротивлением, но если вы попросите людей о помощи, то, скорее всего, вас ждет успех. Попробуйте создать команду - работа вместе в одном направлении гораздо лучше, чем работа порознь и друг против друга.

» Приведите пример. Если кто-то не желает меняться - не беда. Изменитесь сами и покажите насколько это здорово. Если другие люди вдохновятся вашим примером - это даже лучше. Часто лучшей техникой убеждения окружающих является личный пример, но если даже это не срабатывает - не отчаивайтесь. Наслаждайтесь теми изменениями, которые вы воплотили в жизнь.

» Изменяйте все, что можете изменить. Если окружающие не поддерживают вас на вашем пути, это может стать пределом, который вас ограничивает.

Изучите эти границы и работайте вне этих границ.

3: менеджеры, которые меняют офисную культуру

Если вы являетесь работником, у которого есть хоть маленький контроль над своим распорядком дня, то у вас возможно не так много вариантов для улучшения своего рабочего дня. В такой ситуации я порекомендую вам 1) применить все, что вы можете применить; 2)купить копию этой книги для вашего руководителя/верхнего руководства и дать прочитать текущую главу.

Оставшаяся часть главы предназначена для менеджеров: Генеральных директоров, вице-президентов, руководителей, менеджеров среднего звена, мелких работодателей. Боссов всех видов, мастей и расцветок. Для всех тех, кто имеет контроль над рабочим распорядком других или оказывает влияние на политику компании и офисную культуру, кто определяет режим работы офиса в целом.

Проблема в следующем: современные офисы гордятся высокой эффективностью своей работы и такой же высокой продуктивностью, но на самом деле эти офисы тонут в суете и в лишней работе на каждом отдельно взятом месте (в целом). Сотрудники часто работают в кабинах, окруженные источниками отвлечений, постоянно прерываются уведомлениями электронной почты, мгновенными сообщениями, текстовыми сообщениями, звонками, уведомлениями о событиях календаря, людьми, ходящими вокруг или пришедшими поговорить, встречами и т.д.

Все эти вещи не оставляют от концентрации и камня на камне. Они приводят к стрессу и информационной перегрузке. Они фрагментируют день работника и его внимание таким образом, что подобное окружение становится крайне плохим для концентрации и творческой работы, или работы над тем, что действительно важно в текущий момент или в перспективе, или, что важно для получения невероятных результатов.

Такая сверхзанятость не может быть нормальной работой по своей сути. Хотя работник и может быть занять в течение 10 часов, постоянно отвечая на все электронные сообщения, реагируя на все уведомления, телефонные звонки, встречи и бесконечные запросы, он с таким же успехом мог бы провести это время ничего не делая, не получив никакого серьезного результата.

Творчество по своей сути является краеугольным камнем вашего бизнеса. Оно связано с улучшением текущих продуктов, созданием новых продуктов, чтобы клиенты заметили их, и так же связано с поддержанием качества обслуживания на высоком уровне. Сверхзанятость не есть самое главное в бизнесе и на работе, но, тем не менее, она поглощает все наше время и все наше внимание.

Решение: создать окружение, в котором можно сконцентрироваться.

Существует масса вариантов окружений, которые могут удовлетворить вашу потребность в концентрации, и я постараюсь дать вам картину того, что такое возможно:

» Сотрудник приходит на свое рабочее место, садится и определяется с тем, что на сегодня самое важное. Какие 3-5 самых важных задач на сегодня он должен выполнить, имеющие наибольшее значение для компании или организации? Никаких проверок почты или иных уведомлений на этом этапе - только тишина и концентрация.

» Далее он садится за стол и на практически чистом рабочем месте отключает все источники раздражения - никаких телефонов, никаких мобильных устройств, никакой электронной почты, никаких уведомлений и напоминаний - нечему беспокоить. Он приступает к работе над первой задачей из списка.

» Позже он может проверить электронную почту и обработать все, что требует быстрого реагирования и ответа, в течение 30 минут или около того.

» В течение дня работник сконцентрирован только на самых важных задачах. Лишь небольшое количество совещаний и звонков отвлекают его от задач.

» В конце рабочего дня подчиненный может принять участие в небольшом совещании, посвященном итогам этого рабочего дня, обсудить проблемы и сложности при выполнении задач, и по возможности согласовать важные задачи на следующий день. Совещания должны быть как можно короче, т.к. они потребляют время подчиненных, которое можно использовать с пользой для концентрации над важными задачами и проектами.

Очевидно, это лишь один путь по созданию продуктивного окружения для концентрации, и, скорее всего, он не будет работать у каждого.

Существует еще масса идей, которые могут вам помочь в приближении к идеальному окружению:

» Понедельники без электронной почты: Все свободны от электронной почты - полный бан всей электронной почты - никаких писем во входящих и исходящих. На весь день. Все работают над тем, что действительно важно.

Свободная от почты вторая половина дня или утро нового дня - другие идеи, являющиеся развитием предыдущей.

» Наушники: позвольте вашим подчиненным работать в наушниках, чтобы защититься от внешнего шума и раздражений.

» Позвольте своим подчиненным день или два работать из дома с предоставлением отчета о проделанной работе в конце каждого дня.

Позвольте им работать без раздражений офисного окружения, и посмотрите, что произойдет в итоге.

» Отключите Интернет в офисе на несколько часов в день. Отключение может посеять панику, но это позволит людям сконцентрироваться на работе и сделать больше полезных дел. Если люди будут знать, что такое происходит регулярно в одно и то же время, они будут стремиться выполнить задачи, для которых требуется выход в интернет заблаговременно - до отключения сети. И они будут готовы к отключению. И когда вы будете делать это, создавая благоприятные условия для концентрации, избавляя персонал от сверхзанятости, вы тем самым вдыхаете новую жизнь в вашу организацию.

Трансформация культуры: Следующий вопрос состоит в том, как перейти от текущей офисной культуры и окружающей действительности к единой концентрации на самом важном. Это не просто - если у вас нет полного контроля над организацией (вы всего лишь менеджер низшего или среднего звена) или вы нуждаетесь в подзарядке, а также имеете дело с инерцией и укоренившимися привычками.

Вот некоторые идеи:

1. Раздайте копии этой книги окружающим. Вы можете свободно распространять бесплатную версию этой книги, которая свободна от авторских прав, или купить цифровой архив один раз, а далее перепродавать его в электронном виде внутри вашей организации, или размножить печатную версию книги и раздать. Это хороший старт - встретиться с окружающими на одной и той же странице.

2. Говорить об этом. Самое простое - начните обсуждение темы с коллегами, руководителями, членами команды. Говорите о проблеме раздражителей и проблем с концентрацией, и о том, как находить концентрацию и как соединять идеи.

3. Внедряйте маленькие изменения. Нет необходимости ломать и перестраивать офисную культуру за одну ночь. Начните с маленького, простого, но действенного шага, такого как: отмена электронной почты, отмена совещаний, отмена всех возможных раздражителей в течение определенного часа в течение рабочего дня (в начале дня, в середине, в конце дня).

4. Продолжайте продвигать маленькие изменения: уменьшайте количество совещаний, увеличивайте количество часов без электронной почты и интернета в течение дня, сохраняя отступления, где люди работают как монахи - без отвлечений в тишине. Побуждайте людей выключать мобильные телефоны и использовать наушники в большей части своего рабочего времени, заранее определяя 2-3 раза в день, когда люди проверяют свою почту и входящие, а все остальное время они посвящают работе.

Спустя какое-то время вещи начнут меняться, но будьте терпеливы, будьте настойчивы, будьте позитивным и положительным. И прежде всего - служите примером.

Перевод подготовлен:

Юрий Калин (Twitter) при содействии:

Synderesis.Ru - интернет-журнал о саморазвитии (Twitter | Facebook)

Ваши пожелания, просьбы, замечания,

отзывы отправляйте по адресу: [email protected]

Спасибо, что скачали книгу в бесплатной электронной библиотеке Royallib.ru

Оставить отзыв о книге

Все книги автора