О введении электронного согласования приказов, распоряжений и служебных записок

О введении электронного согласования приказов, распоряжений и служебных записок

На основании Порядка подготовки документов с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения бизнеса в АО «Газпром газораспределение Великий Новгород», утвержденного приказом генерального директора ОАО «Газпром газораспределение Великий Новгород» от ___________ № ____ «Об утверждении комплекта документов по организации документационного обеспечения управления в ОАО "Газпром газораспределение Великий Новгород"»

1. Ввести с 22.03.2017 электронное согласование приказов, распоряжений и служебных записок.

2. Для осуществления электронного согласования приказов, распоряжений, служебных записок руководствоваться инструкцией (Приложение 1,2)

4. Управляющим Филиалами АО «Газпром газораспределение Великий Новгород» в гг. Великий Новгород, Боровичи, Старая Русса, Валдай издать распоряжения о введении электронного согласования приказов, распоряжений и служебных записок в АСДОБ, копии распоряжений направить на э/а ______________ в срок до 31.05.2017;

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя генерального директора по общим вопросам __________.

Генеральный директор

____________

Лист согласования к Распоряжению

«О введении электронного согласования приказов,

Распоряжений и служебных записок»

от___________№_______

Проект приказа подготовлен:
Начальник группы по документационному обеспечению управления			А.А. Коваленко-Карелина
СОГЛАСОВАНО
Заместитель генерального директора по общим вопросам	__________
Советник генерального директора по корпоративной защите	____________
Начальник юридического отдела	___________

Лист ознакомления к Распоряжению «О введении электронного согласования приказов, распоряжений и служебных записок» от___________№_______

Приложение 1 к Распоряжению

«О введении электронного согласования приказов,

Распоряжений и служебных записок»

от __________ 2017 г. № ________

ИНСТРУКЦИЯ

По электронному согласованию проектов документов

Настоящая инструкция описывает технологию согласования инициатором приказов, распоряжений и служебных записок и иных проектов документов в системе АСДОБ.

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ ДОКУМЕНТОВ

1.1 Общие принципы подготовки проектов документов

Подготовка проектов документов различного вида происходит согласно последовательности действий в соответствии с рядом общих принципов:

1) Подготовка проекта документа.

2) Подготовка согласования документа.

3) Согласование проекта документа.

4) Внесение исправлений в проект и создание новой версии документа (при необходимости).

5) Подписание проекта документа.

Подготовка проекта документа

Проекты документов, оформленные или согласованные с нарушением требований настоящей Инструкции, а также не имеющие полного комплекта виз, возвращаются на доработку.

Подготовка проекта документа включает в себя:

1) Создание регистрационной карточки документа (ЭРК).

2) Прикрепление, при необходимости, к ЭРК документа приложения в виде исходного файла документа (*.doc, *.xls, …). Каждому электронному приложению в момент его прикрепления к карточке присваивается номер версии 1.0.

Регистрационная карточка и набор файлов документа составляют начальную (первую) версию проекта документа.

Подготовка согласования документа

Этапы подготовки и согласования проектов документов, вне зависимости от формы представления итогового оригинала документа должны реализовываться в АСДОБ в электронном виде без использования бумажных носителей.

Проведение согласования проектов документов, подготовленных на бумажных носителях, допускается в исключительных случаях (временное отсутствие согласующего на рабочем месте, отсутствие возможности доступа в АСДОБ по техническим причинам, необходимость привлечения к согласованию проекта документа должностных лиц сторонних организаций и т.п.). Исполнитель несет ответственность за соответствие передаваемой на визирование версии документа той, которая была выработана на последнем этапе согласования. При оформлении визы обязательным является собственноручная простановка расшифровки подписи (инициалов и фамилии) согласующего лица и текущей даты. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Общая ответственность за качество подготовки проектов документов и их согласование в соответствии с существующими в Обществе требованиями возлагается на руководителей подразделений, подготовивших проекты.

Подготовка согласования документа включает в себя следующие действия:

1) Формирование исполнителем листа согласования, включающего в себя должностные лица в той последовательности, в которой им должен быть передан проект документа на согласование (формирование листа согласования осуществляется к подготовленному проекту).

2) Направление заданий по согласованию проекта должностным лицам согласно списку (листу согласования).

Существуют следующие варианты согласования проекта документа:

– одновременное рассмотрение несколькими лицами (параллельное согласование);

– рассмотрение в определенной очередности (последовательное согласование);

– комбинация параллельного и последовательного рассмотрения (смешанное согласование).

Реализация различных видов согласования осуществляется при помощи этапов согласования, в которые включаются группы согласующих. Для данных этапов возможно задание автоматического управления ходом согласования документа, например: после завершения согласования всеми участниками этапа, проект документа (задание по согласованию проекта документа) направляется участникам следующего этапа (если для него установлена автоматическая обработка).

Прерывание автоматического согласования путем отзыва ранее направленных заданий по согласованию проекта возможно в следующих случаях:

– если задания не были приняты адресатом;

– если полностью прерывается процесс согласования текущей версии проекта и готовится его новая версия.

Рисунок 1 – Форма обработки «Документооборот»

Формирование проектов документов возможно одним из следующих способов:

1) Создание нового проекта документа. Для этого следует выбрать пункт «Проект» из выпадающего меню, открываемого щелчком по на панели управления. При этом открывается незаполненная электронная регистрационная карточка (ЭРК) соответствующего документа.

2) Создание проекта на основе зарегистрированных ранее документов. Для этого следует выбрать пункт «Проект» из выпадающего меню, открываемого щелчком по на панели управления. При этом происходит автоматическое заполнение реквизитов открывающейся ЭРК данными из выделенного в текущий момент в списке документа (документа-эталона).

Рисунок 2 – Фрагмент формы обработки «Документооборот», меню создания проекта документа

При формировании проекта документа необходимо выполнить следующие действия:

1 Заполнить (скорректировать) в открывшейся ЭРК необходимые реквизиты (обязательные к заполнению поля выделяются красным пунктиром).

2 Прикрепить, при необходимости, электронные приложения.

3 Записать проект с сохранением внесенных данных щелчком по или (в первом случае ЭРК будет автоматически закрыта после сохранения).

Рисунок 3 – Пример ЭРК документа вида «Приказы» при создании нового проекта

При записи проекта документа автоматически формируется номер проекта документа. Номер проекта формируется следующим образом: [краткое наименование вида документа]-[индекс подразделения]-[текущий год]-[порядковый номер проекта].

Рисунок 4 – Вызов формы обработки «Приложения объекта»

Добавление внешних файлов осуществляется при помощи меню, вызываемого щелчком по на панели управления формы обработки.

Подготовка к согласованию

Форма управления процессом согласования вызывается щелчком по на панели управления ЭРК проекта документа.

Данная форма позволяет выполнить, при необходимости, следующие действия в рамках подготовки к согласованию:

1) Задать список этапов согласования в табличной части «Этапы» (для реализации схем последовательного и параллельного согласования).

2) Настроить переходы между этапами согласования.

3) Определить список участников для каждого этапа согласования в табличной части «Участники».

Если версии проекта ранее направлялись на согласование, то удалять этапы или участников нельзя. Однако существует возможность отключить признак активности (флаг «А») у соответствующего участника или этапа.

4) Определить степень влияния участников на результат согласования (флаг «К» - «Признак ключевого») (если обязательный участник согласования в официальном отпуске/командировке/больничном – необходимо включение его в согласование и снятие флага «К»).

5) Установить контрольный срок для каждого этапа согласования (контрольный срок задается в днях и рассчитывается от момента запуска этапа с учетом производственного календаря).

6) Задать основные параметры согласования (необходимость обработки результатов согласования вручную и условие завершения согласования).

Рисунок 5 – Вызов формы управления согласованием проекта документа

Также существует возможность указать текст сообщения, который будет направлен участникам согласования.

Для запуска процесса согласования необходимо щелкнуть на панели управления формы управления согласованием. Завершение процесса согласование может производиться как автоматически, так и щелчком по .

Для запуска согласования к проекту документа должно быть прикреплено хотя бы одно электронное приложение. В противном случае будет выдано соответствующее предупреждение

Форма управления согласованием также позволяет формировать следующие печатные формы выбором из выпадающего меню, вызываемого щелчком по на нижней панели управления:

– Лист согласования.

– Лист учета полученных замечаний.

– Отчет о ходе согласования документа.

Данные печатные формы могут быть также сформированы в виде файлов Excel путем выбора соответствующих пунктов меню.

Рисунок 6 – Вызов формы листа согласования, необходимого для подготовки документа к подписи

Согласование

Согласование документов осуществляется пользователями, получившими соответствующие задачи. Форма задачи на согласование, поступающей сотрудникам позволяет выполнить следующие действия:

1) Выполнить задачу самостоятельно щелчком по .

2) Начать процесс внутреннего согласования щелчком по (действия по подготовке внутреннего согласования аналогичны действиям по подготовке процесса основного согласования).

При самостоятельном выполнении задачи по согласованию необходимо выполнить следующие действия:

1 Открыть форму отчета по исполнению задачи щелчком по .

2 Выбрать необходимый результат:

– Согласовано.

– Не согласовано.

– Согласовано с замечаниями.

3 Заполнить, при необходимости, поле «Отчет по исполнению».

4 Прикрепить, при необходимости, файл с замечаниями при помощи формы обработки «Приложения объекта», вызываемой щелчком по .

5 Добавить, при необходимости, замечания по задаче при помощи формы «Замечания по задаче», вызываемой щелчком по .

6 Завершить задачу щелчком по .

Рисунок 7 – Форма отчета по исполнению задачи на согласование

В случае, если по задаче на согласование было назначено внутреннее согласование, в котором, впоследствии были добавлены замечания, то перед исполнением задачи будет задан вопрос о необходимости переноса замечаний из внутреннего согласования в задачу - инициатор.

Рисунок 8 – Вопрос о необходимости переноса замечаний из внутреннего согласования

Рисунок 9 – Предупреждение о возможности создания следующей версии проекта и запрос подтверждения операции

2 Выбрать в открывшейся форме способ корректировки проекта. (см.п.1.1.4)

Рисунок 10 – Выбор способа корректировки проекта

3 Ввести в открывшейся форме комментарий к версии проекта (в случае создания новой версии проекта).

Рисунок 11 – Форма ввода комментария к версии проекта

Впоследствии, при повторном запуске процессов согласования/подписания, на экран будет выведена форма, позволяющая скорректировать комментарий к текущей версии документа. Если комментарий не заполнен, процесс согласования/подписания запущен не будет. Форма просмотра/корректировки комментария к текущей версии документа может быть вызвана щелчком по на нижней панели инструментов формы управления согласованием/подписанием.

Рисунок 12 – Фрагмент формы управления согласованием/подписанием, нижняя панель инструментов

4 Внести изменения в проект.

Внесение изменений в приложения проекта осуществляется при помощи обработки «Приложения проекта».

5 Сохранить внесенные изменения.

6 Начать процесс согласования/подписания скорректированного проекта (согласование скорректированного проекта происходит аналогично согласованию первоначальной версии).

Рисунок 13 – Форма элемента справочника «Процессы обработки документов» (Согласование), закладка «Настройки уведомления»

Приложение 2 к Распоряжению

«О введении электронного согласования приказов,

СХЕМЫ

О введении электронного согласования приказов, распоряжений и служебных записок

На основании Порядка подготовки документов с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения бизнеса в АО «Газпром газораспределение Великий Новгород», утвержденного приказом генерального директора ОАО «Газпром газораспределение Великий Новгород» от ___________ № ____ «Об утверждении комплекта документов по организации документационного обеспечения управления в ОАО "Газпром газораспределение Великий Новгород"»

1. Ввести с 22.03.2017 электронное согласование приказов, распоряжений и служебных записок.

2. Для осуществления электронного согласования приказов, распоряжений, служебных записок руководствоваться инструкцией (Приложение 1,2)

4. Управляющим Филиалами АО «Газпром газораспределение Великий Новгород» в гг. Великий Новгород, Боровичи, Старая Русса, Валдай издать распоряжения о введении электронного согласования приказов, распоряжений и служебных записок в АСДОБ, копии распоряжений направить на э/а ______________ в срок до 31.05.2017;

5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя генерального директора по общим вопросам __________.

Генеральный директор

____________