Перечислить виды докладных записок, охарактеризовать их, определить порядок оформления внутренних и внешних докладных записок, выделить типичные особенности

Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями заявителя.Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по личному составу, по административно- хозяйственным вопросам. В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы) и отчетные ( о ходе, состоянии, завершении каких-то работ, проверки).Докладные записки делятся на внешние и внутренние. Формуляры внешних и внутренних докладных записок имеют тот же состав реквизитов, схему их размещения и правила оформления, что и справки. Внешняя – адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации – автора документа. Внутренняя – адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, приводятся факты, послужившие причиной составления документа, дается их анализ «По вашему поручению…», « В соответствии с планом...». Во второй (основной) части излагаются выводы, предложения, просьбы. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение или сделать выводы «Считаю необходимым…», «Предлагаю…» Датой докладной записки является дата её подписания. Внешние докладные записки регистрируются так же, как и другие исходящие документы. Внутренние – регистрируются в журнале регистрации внутренних документов. Зарегистрированная докладная записка дается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения – резолюция, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом на любом свободном месте, но не на полях.

1. Докладные записки в зависимости от содержания и целевого назначения делятся на инициативные и отчетные. В зависимости от адресата делятся на внутренние и внешние.

Реквизиты внутренней дз:

· Наименование структурного подразделения

· Название вида документа

· Дата, регистрационный индекс

· Адресат

· Место издания

· Заголовок

· Текст

· Подпись

Реквизиты внешней дз

· Наименование вышестоящей орг.

· Наименование орг.

· Название вида док

· Дата, регистр. Индекс

· Место издания

· Адресат

· Заголовок к тексту

· Текст

· Подпись

· Отметка об исполнителе

· Отметка о наличии приложения

· Резолюция

4. Текст докладной записки состоит из вводной и составной частей. Во вводной части излагается состояние вопроса, факты, причина составления документа, проводится анализ. В основной части излагаются выводы, предложения и просьбы. Датой докладной является дата ее подписания.

54.Перечислить виды актов, дать характеристики актам, определить порядок оформления актов, выделить особенности оформления различных видов актов.

Разновидности актов:

· Акт проверки

· Акт ликвидации

· Акт приема-передачи дел

· Акт инвентаризации

· Акт проведения испытаний

· Акт уничтожения документов

· Акт прима законченных работ

Реквизиты акта: наименование организации, название вида документа, место составления, дату и регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подписи, при необходимости – гриф утверждения и согласующие визы.

Акты составляют по единой схеме . прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте. А также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксируются количественные данные . заголовкам к тексту акта является содержание события. Дата акта должна соответствовать дате события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Во вводной указываются основания для составления акта и перечисляются лица составившие акт и присутствующие при этом. Основаем для создания акта можт являться нормативно-правовой акт РБ, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей орг. В констатирующей части излагаются цели и задачи, дается краткое описание описание проделанной работы. Акт утверждается должностным лицом, чей распорядительный документ явился основанием для составления акта.

Акты проверок финансово-хозяйственной деятельности подписываются проводившим проверку работником контролирующего органа и уполномоченными лицами проверяемой организации в соответствии с актами законодательства РБ.

55.Дать определение понятия протокол, охарактеризовать особенности и способы записи, составления и оформления.

распорядительным,(содержит постановляющую часть).

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях. (Например, протоколируются собрания акционеров, заседания советов директоров.) Документируется также деятельность различных советов.

Ведет протокол специально назначенное лицо или секретарь. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа – ПРОТОКОЛ, дата заседания, регистрационный номер, место составления протокола, заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата события, которое протоколируется. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, например: 12–14.01.2000. В заголовке к тексту отражается вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания трудового коллектива).

Текст протокола состоит из вводной части, где указываются председатель, секретарь, присутствующие и повестка дня и основной, где фиксируется ход заседания. Слово «Председатель» печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы. Затем, после тире указывают инициалы и фамилию. Также оформляется слово «Секретарь». С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют инициалы, фамилии присутствующих в алфавитном порядке. Если заседание расширенное, то указывается цифрой количество участников, а пофамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня, где перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об») или перечисляются фамилии докладчиков.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). После этих слов ставится двоеточие и, таким образом, текст зрительно разбивается на части. Слова начинаются с новой строки, с абзаца.

Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже, затем ставится дефис, выступление излагается от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

Протоколы делятся на полные и краткие. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также он допустим при наличии стенограмм. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения.

Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.

ТЕКСТ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:

Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).

В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например:

ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О плане командировок на 2012 г. Финансовый директор Молчанов С.А. …

Текст основной части краткого протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. Каждый из них строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. … ВЫСТУПИЛИ: … РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:) …

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами от границы левого поля и могут выделяться полужирным шрифтом. После слова СЛУШАЛИ в именительном падеже указывается фамилия докладчика и вопрос повестки дня, после чего в форме 3-го лица единственного числа кратко излагается содержание выступления.

В части «РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ:)» кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования, записывается принятое решение. Формулируются решения в предписывающей форме: «Подготовить...», «Предусмотреть...», «Проинформировать...». По одному вопросу может быть принято несколько решений. В этом случае они нумеруются арабскими цифрами с привязкой к порядковому номеру вопроса по повестке дня, например:

РЕШИЛИ: 1.1. Подготовить план-график работ … Ответственный исполнитель – Фамилия И.О. Срок исполнения – 20.12.2011 1.2. Проинформировать директоров филиалов о… Ответственный исполнитель – Фамилия И.О. Срок исполнения – 15.12.2011

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», а также воздержавшихся.

56.Дать определение понятия «композиционная структура протокола», охарактеризовать полную и краткую форму протокола, выделить различия по оформлению приказа и протокола.

Основная часть – «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». «СЛУШАЛИ» - ф. и. докладчика/выступающего в Р.п. Затем через тире кратко текст доклада (сообщения, информации, отчета). Изложение – в 1-ом лице. Вариант «текст доклада прилагается». Номер повестки дня указывается перед «СЛУШАЛИ». «ВЫСТУПИЛИ» то же что и в слушали плюс вопросы к докладчику и ответы на них (ф.и –ф.и ). Текст постановляющей части – действие – исполнитель – срок. Если несколько решений – отдельные нумерованные пункты.1-ая цифра – вопрос повестки, 2- порядковый номер пункта постановляющей части. Текст постановляющей части не делится на пункты. Заканчивается указанием ответственного за контроль исполнения. Краткая форма : «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ» без текстов выступлений. Подпись – обязанности в составе коллегиального орг. Решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протокола, более важные – постановления, решения.

57.Дать определение понятия «решения» и «постановления», перечислить этапы составления и оформления решения и постановления, выделить различия и особенности.

Решение и постановление – правовые акты, принимаемые коллегиальным органом.
Разница заключается в том, что постановления принимаются органами государственного управления, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.
К составлению и оформлению РиП предъявляются те же требования, что и к распорядительным документам, издаваемым на основе единоначалия. Они оформляются на общих бланках формата А4, имеют установленный состав реквизитов.
Особенности оформления РиП:
1)РиП не издаются, а принимаются (название реквизита «Место издания» трансформируется в «Место составления»)
2)В текстах РиП распорядительное слово («ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ») включается в констатирующую часть и печатается в одну строку с ней.
3)При необходимости РиП подлежат не только внутреннему, но и внешнему согласованию, оформляемую грифом согласования.
4)РиП содержат две подписи. 10й оформляется подпись руководителя коллегиального органа, а ниже – руководителя службы ДОУ, ответственного за правильность оформления документа.
5) Датой РиП является не дата его подписания, а дата проведения заседания, на котором документ был принят.

58.Дать определение понятия «телеграмма», охарактеризовать вид документа - телеграмма, выделить требования Почтовых правил по их составлению и оформлению.

Телеграмма – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

При нескольких адресах, каждый указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами – пропуск в 2 удара. Текст печатается, начиная с абзаца через 2 интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст – без переносов. Текст – предельно сжато. Телеграмма – на специальном бланке/обычных листах с указанием категории перед адресом. Не пишутся : предлоги, союзы, знаки препинания. Если знаки необходимы, то тчк, запт, двтч, квч, скб. Дата : число, месяц, год. Заканчивается телеграмма – индекс, после текста – должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Под чертой – служебные сведения, должности, подписи и расшифровки подписей отправителя, дата подписания. Заверяется печатью, составляется в 2-ух экземплярах. 1-ый подписанный отправляется, 2-ой – в дело (либо квитанция). Реквизиты:1) название вида документа 2) категория (срочная, правительственная, международная) 3) вид телеграммы (два адреса, ответ оплачен, поздравительная ) 4) телеграфный адрес получателя 5) номер ответной телеграммы 6)текст 7) исходящий номер телеграммы 8) сокращенное обозначение предприятия 9) фамилия должностного лица, подписавшего 10) наименование и адрес предприятия – отправителя 11) подпись должностного лица 12) дата 13) печать предприятия – отправителя

59.Дать определение понятия «копия документа», дать характеристику оформлению копий документов, выделить особенности документов - выписка, отпуск, дубликат, электронная, нотариальная и архивная копии.

Копия документа— документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Оформлять копию следует на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста бланка подлинника. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия. Характерной особенностью копии является то, что она не содержит личной подписи лица, подписавшего подлинник. В связи с этим копия документа в большинстве случаев подлежит заверению.

Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. При этом констатирующая часть в выписке, как правило, воспроизводится полностью.

Отпуск - это копия отосланного документа, остающаяся в деле организации-автора. На копиях исходящих документов текст бланка не воспроизводится, проставляется дата подписания, регистрационный индекс и заверительная отметка. В заверительной отметке, проставляемой на отпусках исходящих документов, дату заверения, должность и расшифровку подписи работника, заверившего копию, допускается не указывать.

Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность.

Архивная копия – это документ, дословно воспроизводящий машинописным или иным способом текст архивного документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, и официально заверенный архивом.

Нотариальные копии – соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом – нотариусом.

Электронные копии создаются «путем заверения внешнего представления документа на бумажном носителе». То есть содержание дублируется на бумажном носителе, который и заверяется. При этом на снимке должно быть указано, что он является именно копией электронной версии. Заверение может быть выполнено как нотариусом, так и индивидуальным предпринимателем, имеющим лицензию на этот вид деятельности. Любая другая копия электронного документа, не заверенная надлежащим образом, юридической силы не имеет

60.Дать определение понятия «регистрационный индекс документа», «дата», определить особенности оформления даты при переписке с иностранными корреспондентами и в организационно-распорядительных документах.

Регистрационный индекс — это условное обозначение, которое присваивается входящим, исходящим и внутренним документам при их регистрации в соответствии с принятой системой индексации. Он состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями. Регистрац.индексами приказов, распоряжений, протоколов является только их порядковый номер. При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива используется дополнительный буквенный индекс. Регистрац. индексы распорядительных документов, составленные совместно двумя и более организациями (распоряжения, решения и т.п.), а также протоколы совместных заседаний состоят из регистрационных индексов документов каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например: 45/25. Регистрац. индекс исходящих и внутренних документов проставляется в левом верхнем углу документа ниже реквизитов бланка. В иностранной корреспонденции дата письма обычно проставляется в его верхней части год/месяц/день. Великобритания: день/месяц/год. США: месяц/день/год.