Лист согласования к Распоряжению
«О введении электронного согласования приказов,
Распоряжений и служебных записок»
от___________№_______
| Проект приказа подготовлен: | |||
| Начальник группы по документационному обеспечению управления | А.А. Коваленко-Карелина | ||
| СОГЛАСОВАНО | |||
| Заместитель генерального директора по общим вопросам | __________ | ||
| Советник генерального директора по корпоративной защите | ____________ | ||
| Начальник юридического отдела | ___________ | ||
| Лист ознакомления к Распоряжению «О введении электронного согласования приказов, распоряжений и служебных записок» от___________№_______ |
Приложение 1 к Распоряжению
«О введении электронного согласования приказов,
Распоряжений и служебных записок»
от __________ 2017 г. № ________
ИНСТРУКЦИЯ
По электронному согласованию проектов документов
Настоящая инструкция описывает технологию согласования инициатором приказов, распоряжений и служебных записок и иных проектов документов в системе АСДОБ.
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ ДОКУМЕНТОВ
1.1 Общие принципы подготовки проектов документов
Подготовка проектов документов различного вида происходит согласно последовательности действий в соответствии с рядом общих принципов:
1) Подготовка проекта документа.
2) Подготовка согласования документа.
3) Согласование проекта документа.
4) Внесение исправлений в проект и создание новой версии документа (при необходимости).
5) Подписание проекта документа.
Подготовка проекта документа
Проекты документов, оформленные или согласованные с нарушением требований настоящей Инструкции, а также не имеющие полного комплекта виз, возвращаются на доработку.
Подготовка проекта документа включает в себя:
1) Создание регистрационной карточки документа (ЭРК).
2) Прикрепление, при необходимости, к ЭРК документа приложения в виде исходного файла документа (*.doc, *.xls, …). Каждому электронному приложению в момент его прикрепления к карточке присваивается номер версии 1.0.
Регистрационная карточка и набор файлов документа составляют начальную (первую) версию проекта документа.
Подготовка согласования документа
Этапы подготовки и согласования проектов документов, вне зависимости от формы представления итогового оригинала документа должны реализовываться в АСДОБ в электронном виде без использования бумажных носителей.
Проведение согласования проектов документов, подготовленных на бумажных носителях, допускается в исключительных случаях (временное отсутствие согласующего на рабочем месте, отсутствие возможности доступа в АСДОБ по техническим причинам, необходимость привлечения к согласованию проекта документа должностных лиц сторонних организаций и т.п.). Исполнитель несет ответственность за соответствие передаваемой на визирование версии документа той, которая была выработана на последнем этапе согласования. При оформлении визы обязательным является собственноручная простановка расшифровки подписи (инициалов и фамилии) согласующего лица и текущей даты. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Общая ответственность за качество подготовки проектов документов и их согласование в соответствии с существующими в Обществе требованиями возлагается на руководителей подразделений, подготовивших проекты.
Подготовка согласования документа включает в себя следующие действия:
1) Формирование исполнителем листа согласования, включающего в себя должностные лица в той последовательности, в которой им должен быть передан проект документа на согласование (формирование листа согласования осуществляется к подготовленному проекту).
2) Направление заданий по согласованию проекта должностным лицам согласно списку (листу согласования).
Существуют следующие варианты согласования проекта документа:
– одновременное рассмотрение несколькими лицами (параллельное согласование);
– рассмотрение в определенной очередности (последовательное согласование);
– комбинация параллельного и последовательного рассмотрения (смешанное согласование).
Реализация различных видов согласования осуществляется при помощи этапов согласования, в которые включаются группы согласующих. Для данных этапов возможно задание автоматического управления ходом согласования документа, например: после завершения согласования всеми участниками этапа, проект документа (задание по согласованию проекта документа) направляется участникам следующего этапа (если для него установлена автоматическая обработка).
Прерывание автоматического согласования путем отзыва ранее направленных заданий по согласованию проекта возможно в следующих случаях:
– если задания не были приняты адресатом;
– если полностью прерывается процесс согласования текущей версии проекта и готовится его новая версия.