Преимущества электронного над бумажным документооборотом

1) Многокритериальный поиск документов;

2) Контроль исполнения документов;

3) Регистрация документов;

4) Ввод резолюций документов;

5) Распределенная обработка документов в сети;

6) Распределение прав доступа к различным документам и функциям системы;

7) Ведение нескольких карточек документов;

8) Работа с проектами документов;

9) Распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие;

10) Формирование стандартных отчетов;

11) Обмен документами по электронной почте;

12) Списание документов в дело;

13) Отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;

14) Ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;

15) Редактирование шаблонов выходных печатных форм.

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

Проблемы внедрения системы эл. документооборота

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.

1) Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства;

2) Нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы;

3) Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов;

4) Необходимость обеспечения юридической силы документов;

5) Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур.

Реализация электронного документооборота

Электронный документооборот - это совокупность технологий, не только значительно оптимизирующих, но и существенным образом изменяющих работу, поэтому перед развертыванием СЭДа нужно взвешенно оценить готовность всех к качественно новым технологиям.

Внедрение электронного документооборота требует для всех служащих, участвующих в работе с документами, наличия:

1) средств вычислительной техники, адекватных по производительности внедряемому ПО документооборота;

2) обязательна стопроцентная оснащенность персональными компьютерами всех работников органа власти, работающих с документами;

3) средств связи адекватной пропускной способности между всеми рабочими местами;

4) автоматизированной системы делопроизводства;

5) психологической готовности руководителей к использованию электронных аналогов собственноручной подписи на документе;

6) служб и технических возможностей перевода входящих бумажных документов в электронную форму.

Cистема электронного документооборота представляет собой интеграционную систему, охватывающую делопроизводство и подготовку документов, и связывающую их с внешней средой электронного обмена.

Весьма важным преимуществом технологии подготовки документов, используемой в электронном документообороте и делопроизводстве, является возможность автоматизации всего процесса согласования и утверждения документа.

Система ЭДД позволяет работать с единым хранилищем объектов, в котором содержатся как неофициальные данные, так и документы, обрабатываемые «официальным» документооборотом и архивным делом.

Все это позволяет существенно повысить эффективность труда при подготовке документов, поскольку единым инструментам поиска и анализа данных доступно все информационное пространство.

Только технология ЭДД позволяет сформировать и успешно эксплуатировать единую базу знаний в полном соответствии с представлением этого термина в концепции «управления знаниями».

СЭД

При изучении информационных потоков большое значение придается правильной организации документооборота, т. е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив.

Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая задача обрабатывается на основании определенного количества первичных документов, имеющих следующие стадии прохождения: до обработки, в процессе обработки и после обработки.

Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Обычно преобладает ручной способ составления документа. Часто появляется несколько копий документа, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Имеет место дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это увеличивает сроки обработки и усложняет документооборот.

Необходимости организации на предприятиях электронного документооборота.

Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются:

1) масштабы предприятия;

2) степень технической и технологической подготовки персонала в области компьютерной обработки информации;

3) структура управления;

4) наличие других систем автоматизации управления.

Малые и средние предприятия с большим объемом документации, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом.

Для выбора системы электронного документооборота существуют следующие критерии:

1) интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных;

2) легкость освоения;

3) удобство работы;

4) обеспечение работы в сетях;

5) надежность системы;

6) защита от несанкционированного доступа.

Любой системе необходимо пройти специальную сертификацию и тестирование, обеспечивающие защиту от потери, хищения и умышленной порчи документов.

На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации:

1) «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации процесса организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет:

· разрабатывать шаблоны документов и устанавливать Правила их заполнения;

· формализовать жизненный цикл документов;

· устанавливать маршрутные схемы прохождения документов;

· контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков;

· обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте;

· автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов;

· отправлять и принимать документы;

· вести хранилище документов и обрабатывать их.

Документы хранятся в машине в папках. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически (автоприемка, автоконтроль и т. д.). Система поддерживает несколько списков документов («на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.). Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов.

2) «1С: Электронная почта». Хранится справочник организации. Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение документа по маршруту. Редактор маршрута выстраивает маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, в которых нужно рассылать копии документов другим пользователям.

Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля. Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.