Электронный документооборот.
Электронный документооборот.
Электронный документ содержит зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписей или изображений, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи в целях хранения и общественного использования.
Информация на машинном носителе может быть признана объектом правовых отношений (документом в юридическом смысле) только тогда, когда она снабжена цифровой подписью. При этом программные и тех.средства, обеспечивающие выработку и проверку такой подписи должны быть сертифицированы.
Эл. документ должен соответствовать след. требованиям:
1) создаваться, передаваться и храниться с помощью программных технических средств;
2) иметь структуру, установленную федеральным законом;
3) содержать реквизиты, включающие в себя электронную цифровую подпись или иной эл. аналог его подписи, дату его составления, имя и адрес отправителя и иные сведения, зависящие от вида документа. Реквизит эл. документа – обязательные сведения, которые должны содержаться в эл. документе для признания его действительности;
4) должен быть представлен в форме, понятной для восприятия человеком.
Формы представления данных
Данные существуют в двух основных формах – символьной и графической.
Символьная форма может быть определена как некоторый конечный набор изображающих знаков. Символьная форма имеет множество разновидностей. Наиболее распространены языковая и табличная.
Языковая связывается с понятием алфавита, как упорядоченного набора изображающих знаков, на основе которого конструируются фразы языка путем размещения изображающих символов в структуре строки или столбца.
Табличная форма – разновидность языковой, которая позволяет конструировать разного рода бланки, таблицы, отчеты и т.п.
Графическая форма представления информации отличается от символьной тем, что в ней используется единственный вид изображающего символа - точка на плоскости, - все изображения объектов конструируются из точек.
Электронный документооборот – процесс формирования, обработка, хранения и обмена эл. документами.
Средства документооборота: программные и/или технические средства, применяемые в эл. документообороте.
Участники обмена эл. документами: физические и юридические лица, органы гос. власти.
Электронный архив – массив эл. документов, подлежащих хранению в порядке, установленном нормативно-правовыми актами.
Обозначим задачи, отличающие работу с документами от традиционной работы с данными:
1) Речь идет о разработке концепции документа и способов его описания. Понятие структуры, содержания, формы представления для документов существенно другие, чем для данных;
2) Процедура создания документа вообще отсутствует в БД, где документ является понятием внешним. Для СУД это важнейший процесс, которой должен поддерживать компоновку целого из частей, версионность, возможность выбора вариантов и т.п.
3) Новым по существу является и понятие пересылки документа. Оно связано с сохранением времени и даты, подтверждением доставки, проверкой электронной подписи.
4) Создание больших архивов, поиск в них, обработка потока документов, выделение и классификация – типичные задачи при работе с документами. При этом могут использоваться традиционные для БД методы отбора или поиска по комбинациям значений формально выделенных реквизитов, элементы лингвистической обработки, например, полнотекстовый поиск, а также и «искусственно-интеллектуальные»;
5) Задачи извлечения из документов «знаний» - содержательной структурированной информации;
6) Необходимость в новых методах поиска, а также в хранении графического образа документа приводит к специфическим способам организации хранилища документов;
7) По-новому следует подойти и к самой традиционной части работы с документами – вводу и выводу.
СЭД
При изучении информационных потоков большое значение придается правильной организации документооборота, т. е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив.
Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая задача обрабатывается на основании определенного количества первичных документов, имеющих следующие стадии прохождения: до обработки, в процессе обработки и после обработки.
Движению документа до обработки придается особое значение. Документ, как правило, составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций, в различных подразделениях экономического объекта. В его составлении могут участвовать различные исполнители многих подразделений. Обычно преобладает ручной способ составления документа. Часто появляется несколько копий документа, которые в дальнейшем имеют свои схемы движения. Имеет место дублирование реквизитов в разных документах, излишняя многоступенчатость и длительность их пребывания у исполнителей. Все это увеличивает сроки обработки и усложняет документооборот.
Необходимости организации на предприятиях электронного документооборота.
Критериями выбора системы автоматизации документооборота являются:
1) масштабы предприятия;
2) степень технической и технологической подготовки персонала в области компьютерной обработки информации;
3) структура управления;
4) наличие других систем автоматизации управления.
Малые и средние предприятия с большим объемом документации, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом.
Для выбора системы электронного документооборота существуют следующие критерии:
1) интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных;
2) легкость освоения;
3) удобство работы;
4) обеспечение работы в сетях;
5) надежность системы;
6) защита от несанкционированного доступа.
Любой системе необходимо пройти специальную сертификацию и тестирование, обеспечивающие защиту от потери, хищения и умышленной порчи документов.
На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации:
1) «1С: Электронный документооборот» предназначается для автоматизации процесса организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет:
· разрабатывать шаблоны документов и устанавливать Правила их заполнения;
· формализовать жизненный цикл документов;
· устанавливать маршрутные схемы прохождения документов;
· контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков;
· обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте;
· автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов;
· отправлять и принимать документы;
· вести хранилище документов и обрабатывать их.
Документы хранятся в машине в папках. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически (автоприемка, автоконтроль и т. д.). Система поддерживает несколько списков документов («на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.). Можно установить пароль на вход в систему и выбрать способ шифрования личных документов.
2) «1С: Электронная почта». Хранится справочник организации. Внешний отладчик позволяет моделировать прохождение документа по маршруту. Редактор маршрута выстраивает маршрут прохождения документов, определяет точки маршрута, в которых нужно рассылать копии документов другим пользователям.
Каждому участнику маршрутной схемы можно установить право на просмотр или редактирование поля. Устанавливаются ограничения на время обработки документа для каждого участника маршрутной схемы.
Форматы и стандарты обмена
Одна из основных задач ЦОД – синхронизация форматов документов между различными системами. Наиболее логичным подходом является разработка некоторого универсального расширяемого XML-представления типовых документов, используемого как промежуточный формат, и набора конверторов для этого формата для каждой из присоединяемых систем.
Если набор реквизитов документов у подключаемой системы оказывается шире, чем предусмотрено в универсальном формате, то возможно либо расширение формата, либо отражение этих реквизитов с помощью механизма специфических для конкретных адресатов тегов.
Внедрение СЭД
Пик развития СЭД пришелся на 2005-2006 год. Растет на 20-25 % в год. В корпоративном секторе растет как число проектов по внедрению СЭД, так и их масштабы. Заказчики усиливают требования к функциональности решений, их масштабируемости, интеграционным возможностям. В наибольшей степени заметен спрос на интеграцию СЭД с ERP, CRM и HR-системами.
На сегодняшний день СЭД наиболее востребованы в российском финансовом секторе (24 % внедрений). На государственный сектор приходилось наибольшее количество внедрений.
В том или ином виде системы электронного документооборота внедрены в 90 % крупных российских компаний. Чаще всего эти решения охватывают ограниченное число подразделений и автоматизируют лишь несколько процессов, например, документационное обеспечение управления и управление организационно-распорядительными документами. Только 10-15 % заказчиков внедрили или внедряют централизованные системы электронного документооборота, позволяющие решать большую часть задач в области управления документами.
Все чаще решения по автоматизации документооборота приобретают территориально распределенные холдинги. Причем если раньше речь шла только о внедрении СЭД в головном офисе, то сегодня компании чаще решаются на создание систем, охватывающих региональные филиалы.
В контур электронного документооборота сегодня вовлекаются не десятки а сотни и тысячи пользователей. Следует отметить возрастающую глубину сопряжения сервисов систем электронного документооборота с сервисами, поддерживающими основной бизнес заказчиков. Теперь при внедрении СЭД в первую очередь автоматизируются не только чисто делопроизводственные процессы, но и бизнес-процессы, связанные с реализацией базовых деловых миссий компаний.
Большая часть компаний, внедривших СЭД за последнее время, располагаются в Центральном и Северо-Западном регионах, активность в Сибири и на Урале несколько снизилась. В целом в России отмечают постепенный рост доли документов, которые обрабатываются в электронной форме. Увеличивается спрос заказчиков на специализированные решения, растет интерес крупных организаций к созданию «внутренних» удостоверяющих центров и корпоративных порталов.
Растет интерес отечественных заказчиков в большей степени к платформам западных производителей, несмотря на то, что их стоимость значительно превосходит стоимость отечественных разработок.
Пока далеко не все заказчики обладают достаточно производительной инфраструктурой для внедрения систем электронного документооборота. Большой проблемой в нашей стране остаются каналы связи, это особенно актуально для территориально распределенных компаний.
Традиционно эксперты связывали недостаточно быстрое развитие российского рынка электронного документооборота с проблемами в области применения электронной цифровой подписи.
Кодекс «Документооборот»
Производитель: ГП «Центр компьютерных разработок»
Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» — это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях.
Основные характеристики системы:
1) готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства — каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована для реализации типовых задач обработки документов: регистрации и контроля движения служебной корреспонденции, регистрации и контроля рассмотрения обращений граждан, централизованного контроля распорядительных документов, поручений и др.;
2) поддержка и обслуживание бумажного документооборота, постепенный переход от бумажного к электронному документообороту;
3) модульность в сочетании с единой информационной логикой — обмен документами между подсистемами, централизованное ведение глобальных справочников, реализация повсеместного доступа к базам данных по технологии Интернет/интранет, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте;
4) экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий, ориентиром на наиболее массовые программно-технические платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение.
Функциональные подсистемы, входящие в состав «Кодекс: Документооборот»:
1) «Кодекс: Служебная корреспонденция» — регистрация входящих и исходящих документов организации (подразделения); формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения, организация движения документов по исполнителям и контроль их исполнения; постановка документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему «Кодекс: Контроль исполнения документов»;
2) «Кодекс: Контроль исполнения документов» — регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям; регистрация переносов сроков заданий; автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов; формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения; автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой;
3) «Кодекс: Письма и обращения граждан» — ввод данных о заявителях; регистрация обращений и вопросов, поставленных в них; контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением;
4) «Кодекс: Система подготовки документов» — создание электронного полнотекстового архива документов;
5) «Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов» — регистрация документов организации, рассылка текстов документов в электронном виде для их исполнения, а также создание электронного хранилища полнотекстовых документов организации;
6) «Кодекс: Справочная система документооборота» — обеспечение доступа к базам документов по технологии Интернет/интранет и оперативное получение информации о документообороте с любого удаленного компьютера.
7) «Кодекс: Обмен документами» — обмен документами между подсистемами как в рамках локальной компьютерной сети, так и между территориально удаленными подсистемами.
Системы реализованы в двух вариантах — файл-серверном и клиент-серверном.
Производитель: InterTrust
Производитель: InterTrust
Система предназначена для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.
Комплект «OfficeMedia — Делопроизводство» состоит из следующих баз данных:
1) «Регистрация документов» — для организации систематического учета документов, контроля исполнительской дисциплины сотрудников, подготовки отчетов и т.п.
2) «Библиотека рабочих документов» — для подготовки документов, их классификации, хранения, контекстного поиска информации и печати документов;
3) «Согласование» — для автоматизации рассылки документов на согласование и контроля над процессом;
4) «Ознакомление» — для автоматизации рассылки документов на ознакомление.
5) «Обращения граждан» — для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц;
6) «Организационно-распорядительные документы» — для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения.
DOCS Open
Производитель: «Лоция Софт»
Комплекс по управлению технической документацией на основе DOCS Open представляет собой интеграционное решение, которое основано на передовых разработках зарубежных и отечественных компаний, являющихся лидерами в областях создания электронных архивов, технического документооборота, управления составом изделия и проектными данными, а также ввода информации с бумажных носителей. Решение построено по архитектуре «клиент-сервер».
Функции системы:
1) преобразование в электронную форму документов с бумажных носителей с последующей обработкой (распознавание текстов и т.п.);
2) работа с текстовыми и графическими форматами документов, а также использование специализированных приложений для работы с иными форматами;
3) поиск документов по неограниченному числу критериев; контекстный поиск на русском языке; нечеткий поиск;
4) наличие средств свободной и предопределенной маршрутизации с поддержкой контроля исполнения; ведение мониторинга работ (полная история работы с документами и история выполнения заданий и работ), получение полной информации о статусе документа, о состоянии работы и задействованных исполнителях;
Электронный документооборот.
Электронный документ содержит зафиксированную на материальном носителе информацию в виде набора символов, звукозаписей или изображений, предназначенную для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи в целях хранения и общественного использования.
Информация на машинном носителе может быть признана объектом правовых отношений (документом в юридическом смысле) только тогда, когда она снабжена цифровой подписью. При этом программные и тех.средства, обеспечивающие выработку и проверку такой подписи должны быть сертифицированы.
Эл. документ должен соответствовать след. требованиям:
1) создаваться, передаваться и храниться с помощью программных технических средств;
2) иметь структуру, установленную федеральным законом;
3) содержать реквизиты, включающие в себя электронную цифровую подпись или иной эл. аналог его подписи, дату его составления, имя и адрес отправителя и иные сведения, зависящие от вида документа. Реквизит эл. документа – обязательные сведения, которые должны содержаться в эл. документе для признания его действительности;
4) должен быть представлен в форме, понятной для восприятия человеком.
Формы представления данных
Данные существуют в двух основных формах – символьной и графической.
Символьная форма может быть определена как некоторый конечный набор изображающих знаков. Символьная форма имеет множество разновидностей. Наиболее распространены языковая и табличная.
Языковая связывается с понятием алфавита, как упорядоченного набора изображающих знаков, на основе которого конструируются фразы языка путем размещения изображающих символов в структуре строки или столбца.
Табличная форма – разновидность языковой, которая позволяет конструировать разного рода бланки, таблицы, отчеты и т.п.
Графическая форма представления информации отличается от символьной тем, что в ней используется единственный вид изображающего символа - точка на плоскости, - все изображения объектов конструируются из точек.
Электронный документооборот – процесс формирования, обработка, хранения и обмена эл. документами.
Средства документооборота: программные и/или технические средства, применяемые в эл. документообороте.
Участники обмена эл. документами: физические и юридические лица, органы гос. власти.
Электронный архив – массив эл. документов, подлежащих хранению в порядке, установленном нормативно-правовыми актами.
Обозначим задачи, отличающие работу с документами от традиционной работы с данными:
1) Речь идет о разработке концепции документа и способов его описания. Понятие структуры, содержания, формы представления для документов существенно другие, чем для данных;
2) Процедура создания документа вообще отсутствует в БД, где документ является понятием внешним. Для СУД это важнейший процесс, которой должен поддерживать компоновку целого из частей, версионность, возможность выбора вариантов и т.п.
3) Новым по существу является и понятие пересылки документа. Оно связано с сохранением времени и даты, подтверждением доставки, проверкой электронной подписи.
4) Создание больших архивов, поиск в них, обработка потока документов, выделение и классификация – типичные задачи при работе с документами. При этом могут использоваться традиционные для БД методы отбора или поиска по комбинациям значений формально выделенных реквизитов, элементы лингвистической обработки, например, полнотекстовый поиск, а также и «искусственно-интеллектуальные»;
5) Задачи извлечения из документов «знаний» - содержательной структурированной информации;
6) Необходимость в новых методах поиска, а также в хранении графического образа документа приводит к специфическим способам организации хранилища документов;
7) По-новому следует подойти и к самой традиционной части работы с документами – вводу и выводу.