Структура текста основных видов деловых писем

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отлича-ющих его от других стилей языка — научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.

Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:

· стандартизация изложения;

· нейтральный тон изложения;

· точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие формулировок;

· лаконичность, краткость изложения текста;

· использование языковых формул;

· использование терминов;

· применение лексических и графических сокращений;

· преобладание страдательных конструкций над действительными;

· употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

· использование конструкций с последовательным подчинением слов в роди-тельном и творительном падеже;

· преобладание простых распространенных предложений.

Стандартизация деловой речи охватывает все уровни языка — и лексику, и морфологию, и синтаксис. К настоящему времени деловая речь накопила огром-ное число терминов, оборотов, формул. Использование готовых конструкций поз-воляет не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие, что способствует оптимизации до-кументооборота в целом.

Нейтральный тон изложения – это норма официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Нейтральность тона изложения исключает возможность употребления в текстах экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (разговорной лек-сики и междометий) образных средств и слов, употребляемых в переносном смы-сле. Информация, содержащаяся в тексте письма, официальная по своему харак-теру. По этой причине личностный, субъективный момент в документах должен быть сведен к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоциональной окраской (слова с уменьшительно-ласкатель-ными суффиксами, с суффиксами преувеличения или уменьшения, междометия).

Однако нельзя считать, что официальный документ вообще лишен эмоций.

Цель большинства документов — заинтересовать адресата, убедить его, по-будить действовать в нужном для автора направлении. Управленческий документ не достигнет своей цели, если будет лишен эмоционального подтекста, однако эмоциональность должна быть скрытой и достигаться не языком, а содержанием. Она должна быть скрыта за внешним спокойным, нейтральным тоном изложения. Точность изложения предполагает однозначное понимание содержания докумен-та.

Ясность и точность текста определяется прежде всего правильностью ком-позиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуман-ностью и четкостью формулировок — устойчивых оборотов, отсутствием образ-ных выражений.

Лаконичность изложения текста достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности — слов и выражений, не-сущих дополнительный смысл.

Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшением объема текста. Требование краткости заставляет более четко фор-мулировать тему документа, экономно использовать языковые средства, исклю-чать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повто-ры и ненужные подробности.

Письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направля-ется, содержать точные даты, бесспорные факты и выводы.

Одна из особенностей деловой речи — широкое употребление языковых формул — устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде.

Для мотивации того или иного действия применяются следующие выраже-ния:

· Сообщаем, что в период с... по...;

· Сообщаем, что по состоянию на...;

· Направляем Вам согласованный...;

· Просим Вас рассмотреть вопрос о...,

· Проверкой установлено, что....;

· В связи с отсутствием финансовой помощи...;

· В связи со сложной экономической ситуацией...;

· В соответствии с Вашим письмом...;

· В порядке проведения совместной работы...;

· В соответствии с протоколом...;

· В подтверждение нашей договоренности...;

· В целях укрепления ответственности... и т. д.

Языковые формулы — это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содер-жания, языковые формулы нередко выступают как юридические значимые компо-ненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической си-лой:

· Гарантируем возврат кредита в сумме...,

· Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты...,

· Контроль за выполнением возлагается...

Термин — слово или словосочетание, которому приписано определенное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области зна-ний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему.

Потребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации, — это отрас-левая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложив-шиеся в сфере документационного обеспечения.

Правильность и стабильность употребления терминов на практике достига-ется использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанав-ливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упоря-дочению терминологии.

При употреблении термина необходимо следить за тем, чтобы он был понятен адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:

· дать официальное определение термина;

· расшифровать значение термина словами нейтральной лексики;

· убрать термин или заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосис-тема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существу-ющих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.

При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учитывать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего приме-нения. В трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском – двух и многосторонние сделки называют договорами; во внешне-торговой деятельности более употребителен термин «контракт», договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях.

Еще одна особенность деловой речи. В деловой речи применяют сокраще-ния. Различают два основных вида сокращения слов:

1. Лексические (аббревиатуры) — сложносокращенные слова, образован-ные путем удаления части составляющих их букв из частей слов: СНГ, ООО, МЧС, АЭС, ГОСТ, главбух, зав., зам., спецназ.

2. Графические — применяемые на письме сокращенные обозначения слов: гр-н, тчк, ж-д, кв. м и др.

В письмах должны употребляться только официально принятые сокраще-ния, обозначения и термины. Наименования учреждений, организаций и должнос-тей, званий, единиц измерения, географические названия и другие должны точно соответствовать официальным названиям.

Еще одна особенность деловой речи — использование конструкций с после-довательным подчинением слов в родительном или творительном падеже:

· Предлагаем Вам варианты решений (чего?) реконструкции систем отопле-ния, вентиляции и санитарно-технических установок жилых домов и адми-нистративных зданий.

· Полностью разделяем необходимость (чего?) дальнейшего обсуждения конкретных вопросов возможного сотрудничества.

Для деловой речи характерно употребление словосочетаний с отглаголь-ными существительными. Чрезвычайно активно в деловой речи вместо глаголов используются конструкции из отглагольных существительных со значением дей-ствия: оказать содействие (а не посодействовать), оказать помощь (а не помочь), произвести уборку (а не убрать), оказать поддержку (а не поддержать), произвес-ти ремонт (а не отремонтировать).

Простота изложения, преобладание простых распространенных предложе-ний важны для письма. Особенность делового стиля — преимущественное упо-требление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом — подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами — подлежащим и сказуемым) с обособленными оборотами (причастными, деепричастными, обособленными определениями), вводными словами и предложениями, например:

В связи с крайне низкой эффективностью использования городской соб-ственности, внесенной в уставной фонд СП «МИО», а также недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города финансово-хозяйственному управлению Мэрии.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо об-ратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

В тексте одного письма можно выражать просьбы или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу.

Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначитель-ной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.

По содержанию и назначению письма могут быть:

· инструктивными;

· сопроводительными;

· гарантийными;

· информационными;

· благодарственными;

· поздравительными;

· рекламными.

Есть также письма-просьбы, письма-запросы, письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения и др. Каждая разновидность писем имеет свои осо-бенности в составлении и оформлении.

Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, сове-щаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Гаран-тироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки поставки про-дукции, оплата товара, аренды и т. д. В таких письмах используются стандартные выражения: «фирма гарантирует, гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), оплату гарантируем, сроки поставки гарантируем, качество изделий гарантируем...». В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты.

Желательно текст письма согласовывать с юридической службой. Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись заверяется печатью.

Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в зак-лючительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами «прошу, просим»:

· Просим оказать содействие...;

· Просим выслать в наш адрес...;

· Просим принять участие...;

· Прошу довести до сведения...;

· Прошу ликвидировать задолженность...;

· Прошу принять меры...

Главная цель данного письма — убедить, доказать в необходимости ис-полнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказатель-ства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «приложение».

Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее изла-гаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.

Характер информации делового письма обычно предполагает альтернатив-ность ожидаемой информации в письме-ответе, т. е. в деловой переписке действу-ет принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке от-ветной корреспонденции. Это означает:

1. Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему.

2. Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах.

3. Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах.

4. Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксирован-ным в резолюциях руководителей.

Первое и основное правило — не затягивайте с ответом, не заставляйте ва-шего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извини-тесь за задержку, указав при этом ее объективную причину.

В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

Используются следующие формы изложения отказов:

· Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...

· Направленный в Ваш адрес проект соглашения о совместных действиях отклоняется по следующим причинам...

· Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...

В последнее время в деловой переписке стали широко применяться письма-благодарности.

Письма благодарности — это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т. д.

Письмо может быть оформлено на бланке письма или на бланке цветном бланке) благодарственного письма. В том случае, если письмо оформлено на бланке письма, оно регистрируется в установленном порядке. Письмо, оформлен-ное на бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на реквизит «подпись» может быть проставлена печать. Поскольку письмо носит личностный характер, в нем не рекомендуется оформлять реквизит «исполнитель». В текстах писем используется типовая форма изложения:

· Выражаю благодарность...;

· Искренне признателен...;

· С благодарностью отмечаем...;

· Благодарю...;

· Спасибо Вам за...

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направ-лении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения). Обычно текст сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

· Направляю информацию...;

· Возвращаем справочные материалы...;

· Возвращаем подписанный с нашей стороны договор...;

· Посылаем справочную литературу...

Разновидностью сопроводительного письма выступает договорное письмо. В этом письме говориться о конкретном виде документа — договоре. Структура текста этого письма такая же, как сопроводительного письма.

В последнее время широкое распространение получили письма с предложе-ниями о сотрудничестве. Логическая схема текст данного письма такая же, как и в письме-просьбе:

· изложение с вопроса;

· характеристика взаимоотношений;

· предложение о сотрудничестве.

В письме уместна формула вежливости. К текст письма могут быть прило-жены доказательные убедительные материалы в виде соглашений, проспектов и т. д.

Тексты в деловой корреспонденции имеют свои особенности по сравнению с общеэкономическими текстами. Они отличаются официально-деловым стилем, включая много официальных штампов.

Прежде чем приступить к составлению письма, автор должен детально про-думать и сформулировать цель письма. Необходимо прояснить для себя, для чего вы обращаетесь к адресату, какой реакции ждете от него: хотите только сообщить ему какую-то информацию или рассчитываете побудить его к совершению опре-деленных действий. От целевой установки письма будет зависеть характер при-водимой аргументации и композиция текста. Необходимо также продумать, что уже известно адресату о предмете письма, что будет являться отправной точкой при передаче сведений и какой будет новая, еще не известная адресату информа-ция, ради сообщения которой и составляется письмо.

С точки зрения композиции деловые письма можно разделить на две груп-пы: простые и сложные. Композиция текста письма – это последователь-ность смысловых частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение и др.). В самом простом случае отдельная смысловая часть текста письма соответствует абзацу, в письмах сложного содержания она может вклю-чать и несколько абзацев, а в простых письмах, состоящих из одного предложе-ния, – составлять часть предложения.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО КАК СРЕДСТВО ИНФОРМАЦИОННОГО ОБМЕНА

Служебные письма составляют в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Даже когда в них идет речь о принципиальном несогласии, недопустимо проявление грубости, иронии или насмешки.

Категорический отказ следует выражать прямо, но вежливо. Письма-отказы желательно начинать не с формулировки самого отказа, а с изложения его причи-ны, а затем в тексте могут быть сделаны предложения, на основе которых можно впоследствии вернуться к рассмотрению вопроса.

Убедительность письма зависит от аргументированности просьб и предло-жений, которая достигается приведением тщательно отобранных фактов, коли-чественных и качественных показателей и т.д. Информация в тексте письма должна быть лишь достаточно и для того, чтобы убедить адресата в необходимос-ти принятия желательного решения. Если для этого необходимо приведение боль-шого количества материала, его оформляют как приложение к письму.

Право подписи служебных писем устанавливается внутренними норматив-ными документами организации, как правило, оно принадлежит руководителю и его заместителям. В крупных организациях письма могут подписывать руководи-тели структурных подразделений.

Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:

1. Область заголовка. В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и дру-гих реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа.

2. Собственно текст письма. Основные особенности оформления текста письма состоят в следующем:

· Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

· Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излага-ется причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во вто-рой части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т. д.

· Письма печатаются на стандартных листах или бланках формата А4 или А5; при оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

· Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излага-ется от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...». В осталь-ных случаях текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

· Если к тексту письма предусмотрено приложение, то оно указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз. Если приложений несколько, то дается сокращенное наименование каждого документа прило-жения с обозначением количества экземпляров и листов.

3. Область подписи. Эта область оформляется обычным образом: указывает-ся должность и фамилия лица, подписавшего документ.

Если исполнителем документа было другое лицо, то фамилия исполнителя и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются в нижней части листа письма с левой стороны.

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ