Изложение текста документов

Текст документа должен быть кратким, чётким и не допускать различных толкований. При изложении обязательных требований должны применяться слова: «следует», «необходимо», «должен», «требуется, чтобы», «не допускается», «не следует». При изложении других положений следует применять слова: «могут быть», «как правило», «при необходимости», может быть», «в случае» и другие.

При этом не допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа, например «применяют», «указывают». Также не допускается употреблять в тексте обороты с местоимениями первого лица: «я определяю», «мы рассчитываем». Требуется вести изложение, не употребляя местоимений, например: «определяет», «рассчитывает». Предпочтительным является изложение в безличной форме. В документах должны применяться научно-технические обозначения и определения, технико-экономические термины, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии – общепринятые в научной литературе.

Если в документе принята специфическая терминология, то в конце его (перед списком использованных источников) должен быть перечень принятых терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание документа.

В тексте документа не допускается:

- применять обороты разговорной речи, профессионализмы;

- применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных и терминов в русском языке;

- применять произвольные словообразования;

- применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе;

- сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в головках и боковиках таблиц, и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

В тексте документа, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:

- применять математический знак ( - ), диаметр ( ø ) и т.п. Вместо знака нужно писать слово «минус», «диаметр»;

- применять без числовых значений математические знаки, например < (меньше), > (больше), = (равно), а также знаки № (номер), % (процент);

- применять индексы стандартов (ГОСТ, ОСТ, РСТ), технических условий (ТУ) и других документов без регистрационного номера.

В тексте документа числовые значения величин с обозначением единиц физических величин и единиц счёта следует писать цифрами, а числа без обозначения единиц физических величин и единиц счёта от единицы до девяти – словами.

Если в тексте приводится ряд числовых значений, выраженных одной и той же единицей физической величины, эту единицу указывают только после последней цифры. Например, 5, 6, 9, 14 мм; 10, 20, 30 кг.

Если в тексте документа приводят диапазон числовых значений физической величины, выраженных в одной и той же единице физической величины, то обозначение единицы физической величины указывается после последнего числового значения диапазона. Например, от 10 до 100 кг, от плюс 10 до минус 40 С⁰. недопустимо отделять единицу физической величины от числового значения (переносить их на разные строки или страницы).

Дробные числа необходимо приводить в виде десятичных дробей, которые следует записывать ¹/₄, ²/₃ (но не ).

При невозможности выразить числовое значение в виде десятичной дроби, допускается записывать в виде простой дроби в одну строчку через косую черту, например, 2/3.

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами.

Пояснение символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснение каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него.

Пример. Общий показатель использования основных средств – фондоотдачу, определяют по формуле:

, (1)

где ФО – фондоотдача;

Q – объём реализации продукции (услуг), тыс. руб.;

ОС – среднегодовая стоимость основных средств, тыс. руб.

Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых операций, причём знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак « ».

Формулы, за исключением формул, помещаемых в приложении, должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках, например, …в формуле (1).

Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения, например формула (В.1).

Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделённых точкой, например (3.1).