Взаимодействие с внешним миром

При внедрении системы документооборота возникает вопрос организации взаимодействия с внешним «бумажным» миром. В особенности это касается обмена документами с параллельными структурами в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная «плотная» работа. Чаще всего информация от них поступает на бумаге. Со временем, надеемся, эта ситуация изменится, и обмен электронными документами станет нормой, но пока необходимо внедрять решения, учитывающие особенности текущей ситуации. Здесь надо сказать, что даже компании - разработчики ПО, находящиеся на передовом крае информационных технологий, до сих пор подписывают большинство контрактов на бумаге, причем даже между собой. Электронным образом оформляются только незначительные сделки, выполняющиеся на стандартных условиях.

Для того чтобы бумажные документы из внешнего мира смогли попасть во внутреннюю систему электронного документооборота, необходимо получить их электронные образы. Понятно, что для этого используются сканеры. Если объем входящих документов невелик, можно использовать недорогие сканеры с автоподатчиком. Для больших объемов входящей корреспонденции придется приобрести более серьезный промышленный сканер.

Большинство систем документооборота либо поставляются с модулями для сканирования документов, либо предполагают интеграцию с одной из существующих систем ввода изображений. Для простых решений обычно никакие специализированные системы не нужны, достаточно любой программы сканирования или распознавания. При больших объемах необходимо изучить необходимость использования профессиональных систем, предназначенных для получения изображений документов, например Accent Capture компании Kofax или InputAccel компании ActionPoint. Эти системы позволяют осуществлять массовый ввод документов с организацией отдельных рабочих мест для различных типов работ, с выделенными серверами для обработки, конвертации и распознавания изображений. Встроенные в них алгоритмы позволяют получать изображения высокого качества с максимальной скоростью. Они ориентированы на использование промышленных потоковых сканеров. Цены таких систем находятся в диапазоне от нескольких тысяч до нескольких десятков тысяч долларов.

Распознавание текстов входных документов и хранение текста документа одновременно с изображением не является необходимым. Но наличие распознанного текста позволяет использовать одни и те же механизмы полнотекстового поиска, создания рефератов и автоматического выделения ключевых слов как для документов, созданных на компьютере, так и для тех, которые были отсканированы. Кроме того, распознавание изображений позволяет сразу конвертировать документы в формат PDF, который в последнее время стал очень популярен. Еще одна полезная возможность: пользователи могут использовать существующие документы для создания новых, вырезая из них части или просто модифицируя их. Если предполагается, что такая работа будет вестись постоянно, лучше предусмотреть и серверное распознавание для целей полнотекстового поиска, и установленные на рабочих местах пользователей и интегрированные с клиентской частью СЭД копии программы распознавания. В этом случае пользователь будет иметь возможность самостоятельно конвертировать изображения документов в текст с необходимыми опциями и сохранять текст в нужном ему формате.

Тестовые задания

1. Отражение производственных, управленческих задач и ситуаций в документах – это:

г) документопотоки.

2. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение – это:

б) документооборот;

3. Деятельность, охватывающая составление документов и организацию работы с ними – это:

а) делопроизводство;

4. К принципам организации документооборота относится:

г) установление максимального единообразия в прохождении и обработке конкретных видов документов.

5. Установление единообразия в составе и формах документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач – это:

а) унификация;

6. Укажите этапы документооборота:

а) экспедиционная обработка входящих документов; (2)

б) предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения; (1)

в) рациональное движение документов внутри организации; (3)

г) обработка исполненных и отправляемых документов. (4)

7. Инициативный документ – это:

в) документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса;

8. Обработка входящих документов включает их:

а) предварительное рассмотрение;

9. При получении документов их упаковка уничтожается, если:

а) в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя;

10. Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения:

г) регистрация.

11. Рассмотрение документа руководством включает:

б) написание резолюции;

12. Обработка исходящих документов включает их:

а) отправку;

13. Отправка документа требует:

б) адресовать документ;

14. Не подлежат регистрации:

б) приглашения;

15. Документ регистрируется:

б) секретарем;

"Тема 10. Систематизация и хранение документов в организации

16. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме – это:

б) номенклатура дел;

17. Номенклатура дел решает задачу:

б) ориентирования в сроках хранения дел;

18. Номенклатура дел может быть:

г) сводной.

19. В заголовках дел не употребляются формулировки типа:

б) «Разные материалы»;

20. Группировка исполненных документов в дело в соответствии с но-менклатурой дел и систематизация документов внутри дела – это:

а) формирование дела;

21. В дело обычно формируются документы одного календарного года, кроме:

б) переходящих дел;

22. Экспертиза ценности документа включает:

а) отбор документов для их передачи на постоянное хранение в государственные архивы России;

23. К критериям оценки документа относится:

в) дублетность документа;

24. Дубликат документа - это:

в) копия части текста документа, оформленная в установленном порядке;

25. Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку - это:

а) дело;

26. Первый или единичный экземпляр официального документа – это:

в) подлинник документа;

27. Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами – это:

в) оформление дела;

28. Коммерческая тайна – это:

г) сведения, разглашение (передача, утечка) которых может нанести ущерб интересам фирмы.

29. К организационным и технологическим особенностям конфиденциального делопроизводства относятся:

в) регистрация данных о документе, фиксация всех этапов его прохождения и местоположения;

30. Документальное фиксирование движения документа в организации с целью его быстрого обнаружения:

г) мониториг.

31. Доступ к документам или информации о них следует ограничить, если они содержат:

в) служебную информацию;

3 Решение ситуационных задач по учету кассовых операций, денежных средств на расчетном, специальных и валютных счетах организации

Согласно Плану счетов для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации предназначен счет 50 "Касса". Поступление денежных средств в кассу отражается по дебету счета 50, по кредиту отражаются счета источников их поступления. Выплата денежных средств из кассы организации отражается по кредиту счета 50, по дебету указываются счета направлений выбытия.

Таблица 1 – Учет поступления денежных средств в кассу предприятия

Содержание хозяйственной операции.	Корреспонденция счетов.
Дебет	Кредит
1. Получены наличные деньги с валютного счета в банке. 2. Получены наличные деньги с расчетного счета в банке. 3. Получена выручка от продажи товаров. 4. Сдан в кассу остаток неиспользованных подотчетными лицами средств. 5. Внесен наличными вклад в уставный капитал. 6. Получен наличными штраф. 7. Наличные денежные средства, полученные по договору краткосрочного кредита (займа), оприходованы в кассу. 8. Наличные денежные средства, полученные по договору долгосрочного кредита (займа), оприходованы в кассу. 9. Денежные средства, полученные от сотрудника в возмещение материального ущерба, оприходованы в кассу. 10. Получены в кассу денежные средства в счет причитающихся дивидендов (доходов) от участия в других организациях или по договору о совместной деятельности. 11. Поступили наличные денежные средства за проданную продукцию (товары, работы, услуги). 12. Поставщик вернул в кассу излишне уплаченные ему денежные средства. 13. Поступила задолженность по недостаче, выявленной за прошлый год.		75.1   91.1           73.2     76.3   90.1     98.3

Таблица 2 – Учет выбытия денежных средств из кассы предприятия

Содержание хозяйственной операции.	Корреспонденция счетов.
Дебет	Кредит
1.Внесены наличные денежные средства из кассы на расчетный счет. 2. Приобретены акции за наличные денежные средства. 3.Предоставлен заем другой организации наличными денежными средствами. 4. Погашена задолженность перед поставщиком (подрядчиком) наличными денежными средствами. 5. Возвращены излишне уплаченные покупателем (заказчиком) наличные денежные средства. 6. Выданы из кассы денежные средства в погашение краткосрочного кредита (займа) и процентов по нему 7. Выданы работникам путевки, оплаченные за счет средств социального страхования. 8. Выплачена из кассы заработная плата (дивиденды) работникам. 9. Наличные денежные средства выданы под отчет. 10. Выплачены из кассы дивиденды (доходы) учредителю организации. 11. Выплачена работникам из кассы депонированная заработная плата. 12.Оплачены наличными денежными средствами собственные акции, выкупленные у акционеров. 13.Отрицательная курсовая разница по наличной иностранной валюте включена в состав прочих расходов. 14. Отражена недостача наличных денег в кассе организации (при инвентаризации или ревизии кассы)	58.1 58.3                 69.1       75.2   76.4         91.2

Практическое задание №1. (Вариант 2)

Вариант 2

Исходные данные: Организация – ООО «Мечта»

Директор – Васильев Г.И.

Главный бухгалтер – Воронова Н.В.

Кассир – Булатова И.М.

Заполнить первичные кассовые документы на основании следующих операций:

1) 25 января по ПКО № 20 от Крохина Б.В. в кассу поступила выручка от продажи материалов в сумме 13000 рублей.

2) 25 января по ПКО № 21 от учредителя Бехтерева А.Е. в кассу поступили денежные средства в сумме 18000 рублей в счет погашения задолженности.

3) По ПКО № 22 от 25 января кассиром получены из банка по чеку № 35 деньги для выплаты заработной платы в сумме 110 000 рублей.

4) Выдана заработная плата по платежной ведомости № 2:

Бахтина – 13500руб.

Титова – 13500руб.

Машуков – 14500руб.

Сидоров – 14800руб.

Овчаренко – «депонировано»

Цветков – 13000руб.

Тихонов - 13000руб.

Козлова – 14500руб.

На общую сумму был составлен РКО № 18 от 25 января.

5) Выдано из кассы поставщику Воробьеву В.Ф. в оплату за приобретенные у него материалы в сумме 20 000 рублей по РКО № 19 от 25 января.

6) Выдано из кассы работнику предприятия Пахомову Г.А. в подотчет на хозяйственные расходы, сумма 3 000 рублей по РКО № 20 от 25 января.

7) Лимит остатка денежных средств в кассе определен в размере 5000 рублей. Определить сумму денег, подлежащую сдаче в банк, если остаток денег в кассе на начало дня 25 января составил 2 000 рублей. Заполнить объявление на взнос наличными и расходный кассовый ордер.

8) Заполнить журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, кассовую книгу за 25 января и регистры бухгалтерского учета по дебету и кредиту счета 50 «Касса».

На основании перечисленных операций составим журнал хозяйственных операций по учету движения денежных средств в кассе ООО «Мечта» за 25 января 2016 года.

Таблица – Учет кассовых операций в ООО «Мечта» за 25.01.2016 г.

Таблица 1- Журнал хозяйственных операций за 25.01.2016

Содержание хозяйственной операции	Документ-основание	Сумма, руб.	Корреспонденция счетов
Дт	Кт
1. В кассу поступила выручка от продажи материалов	ПКО №20
2. В кассу поступили денежные средства в счет погашения задолженности учредителя	ПКО №21
3. Кассиром получены деньги для выплаты заработной платы	ПКО №22
4. Выдана заработная плата	РКО №2
5. Депонированная сумма не полученной заработной платы	Платежная ведомость			76.4
6. Выдано из кассы поставщику за материалы	РКО №19
7. Выдана из кассы сумма в подотчет	РКО №20
8. Сдача денег в банк	РКО №21

Таблица 2-Регистр бухгалтерского учета по дебету счета 50 «Касса»

Дата	С кредита счета 50 в дебет счетов	Итого
25.01.2016
Итого

Таблица 3-Регистр бухгалтерского учета по кредиту счета 50 «Касса»

Дата	В дебит счета 50 с кредита счетов	Итого
25.01.2016
Итого

Счет 51 "Расчетные счета" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях.

По дебету счета 51 "Расчетные счета" отражается поступление денежных средств на расчетные счета организации. По кредиту счета 51 "Расчетные счета" отражается списание денежных средств с расчетных счетов организации. Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет расчетного счета организации и обнаруженные при проверке выписок кредитной организации, отражаются на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (субсчет "Расчеты по претензиям").

Операции по расчетному счету отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации по расчетному счету и приложенных к ним денежно-расчетных документов.

Аналитический учет по счету 51 "Расчетные счета" ведется по каждому расчетному счету.

Счет 55 "Специальные счета в банках"

Счет 55 "Специальные счета в банках" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации и иностранных валютах, находящихся на территории Российской Федерации и за ее пределами в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей), на текущих, особых и иных специальных счетах, а также о движении средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.

К счету 55 "Специальные счета в банках" могут быть открыты субсчета:

• 55-1 "Аккредитивы";
• 55-2 "Чековые книжки";
• 55-3 "Депозитные счета" и др.

На субсчете 55-1 "Аккредитивы" учитывается движение средств, находящихся в аккредитивах.

Зачисление денежных средств в аккредитивы отражается по дебету счета 55 "Специальные счета в банках" и кредиту счетов 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" и других аналогичных счетов.

Принятые на учет по счету 55 "Специальные счета в банках" средства в аккредитивах списываются по мере использования их (согласно выпискам кредитной организации), как правило, в дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками". Неиспользованные средства в аккредитивах после восстановления кредитной организацией на тот счет, с которого они были перечислены, отражаются по кредиту счета 55 "Специальные счета в банках" в корреспонденции со счетом 51 "Расчетные счета" или 52 "Валютные счета".

Практическое задание №2.

За текущий месяц произведены операции, отраженные в выписках банка из расчетного счета:

Дата	№ док-та	Наименование документа, и содержание операции	Дебет	Кредит	Корреспондирующий счет
02.02		Входящий остаток
		Платежное поручение
		Механический завод – за запчасти
		Платежное требование
		Завод «Корк» – за продукцию А
		Мемориальный ордер
		Зачислен остаток неиспользованной суммы по лимитированной чековой книжке
		Исходящий остаток
03.02		Входящий остаток
		Платежное поручение
		Электросеть – за электроэнергию
		Мемориальный ордер
		Погашение краткосрочного кредита банка
		Платежное поручение
		Предприятие «Витязь» - погашение предъявленной претензии
		Исходящий остаток
04.02		Входящий остаток
		Платежное поручение
		Инструментальный завод – аванс за продукцию А согласно договора № 52-6
		Исходящий остаток
06.02		Входящий остаток
		Платежное требование
		Автотранспортное предприятие – за услуги по перевозке груза
		Платежное требование
		ЗАО «Маяк» – за продукцию типа А
		Исходящий остаток
09.02		Входящий остаток
		Чек № 550201
		Выдано в кассу наличными для выплаты зарплаты
		Платежное поручение
		Фонд социального страхования- взносы за январь
		Фонд медицинского страхования - взносы
		Платежное поручение
		Пенсионный фонд - взносы
		Исходящий остаток
10.02		Входящий остаток
		Платежное требование-поручение
		Инструментальный завод за продукцию типа А
		Платежное требование-поручение
		Завод «Мрамор» за продукцию типа А
		Заявление, расчетные документы
		Открытии депонированного аккредитива
		Исходящий остаток
11.02		Входящий остаток
		Мемориальный ордер
		Открыта лимитированная чековая книжка
		Исходящий остаток
13.02		Входящий остаток
		Объявление на взнос наличными
		Наличными внесена сумма неполученной зарплаты
		Платежное требование
		Оптовая база № 1 – за продукцию типа А
		Платежное поручение
		ОАО «Кварц» - зачислены штрафы согласно решения арбитража
		Платежное поручение
		АТП – 6 за услуги по счету № 39
		Чек № 550022
		Выдано наличными на командировочные расходы
		Исходящий остаток
17.02		Входящий остаток
		Платежное поручение
		Государственная налоговая инспекция (ГНИ) – платежи по НДС
		Платежное поручение
		ГНИ – налог на прибыль
		Счет-фактура; платежное поручение
		Нефтебаза – за нефтепродукты по счету № 148
		Платежное поручение
		ГНИ – налог на доходы физ. лиц
		Исходящий остаток
27.02		Входящий остаток
		Платежное требование
		Теплосеть – за потребленную тепло энергию по договору № 14
		Платежное требование
		Завод «Сигнал» за материалы
		Платежное требование
		Фирма «Гарант» – за продукцию типа А
		Исходящий остаток

Таблица 1-Регистр бухгалтерского учета по дебету 51 «Расчетный счет»

Дата	С кредита счета 51 в дебет счета	Итого
02.02
03.02
04.02
06.02
09.02
10.02
11.02
13.02
17.02
27.02
Итого

Таблица 2-Регистр бухгалтерского учета по кредиту 51 «Расчетный счет»

Дата	В дебет счета 51 с кредита счетов	Итого
02.02
03.02
04.02
06.02
09.02
10.02
13.02
17.02
27.02
Итого

Счет 52 «Валютные счета» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в иностранных валютах на валютных счетах организации, открытых в кредитных организациях на территории Российской Федерации и за ее пределами.

По дебету счета 52 «Валютные счета» отражается поступление денежных средств на валютные счета организации. По кредиту счета 52 «Валютные счета» отражается списание денежных средств с валютных счетов организации. Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет валютных счетов организации и обнаруженные при проверке выписок кредитной организации, отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет "Расчеты по претензиям").

Операции по валютным счетам отражаются в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации и приложенных к ним денежно-расчетных документов.

Практическое задание №3.

Оформить любые 2 задачи по учету валютных операций из тетради

4 Порядок документального оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами

Все операции с наличными денежными средствами в бухгалтерском учете должны быть подтверждены первичными документами. Так, приход и выдача денежных средств производится на основании приходных и расходных кассовых ордеров (п. 4.1 Указания 3210-У). Любое движение средств в кассе фиксируется в кассовой книге (п. 4.6 Указания № 3210-У). Перечисленные формы документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Кроме того, необходимо соблюдать документооборот при осуществлении операций, проводимых через ККТ.

Таблица 3 – График документооборота по учету кассовых операций

Вставить!

Сдача наличных денежных средств в банках сопровождается оформлением объявления на взнос наличными. Разработана типовая форма данного документа — форма 0402001.

В хозяйственной деятельности организации оформление авансовых отчетов является одним из самых распространенных действий бухгалтера. Большинство расчетов, совершаемых наличными средствами, оформляются авансовыми отчетами: это и командировочные расходы, и различные хозяйственные закупки.

Общие порядок и условия выдачи денежных средств подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, приведены в п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".

Так, в соответствии с ним для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Заявление направляется руководителю организации. После соответствующего визирования руководителем оно попадает в бухгалтерию для выдачи денег. При этом бухгалтер обязан проверить отсутствие остатка по предыдущему авансу (о чем на заявлении проставляется соответствующая отметка).

При направлении в командировку основанием для выдачи денег является соответствующий приказ руководителя, после ознакомления с которым работник составляет заявление с предварительным расчетом средств, которые понадобятся ему в командировке.

Заключение

выводы и предложения (1-2 стр.)

Список литературы

1. Федеральный закон [Текст] «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402–ФЗ

2. Приказ Минфина РФ [Текст] «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика» (ПБУ 1/2008)» от 06.10.2008 г. № 106н.

3. Приказ Минфина РФ [Текст] «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» (ПБУ 9/99)» от 06.05.1999 г. №32н.

4. Приказ Минфина РФ [Текст] «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99)» от 06.05.1999 г. №33н.

5. Приказ Минфина Российской Федерации [Текст] «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций» от 31.10.2000 № 94н.

6. Приказ Минфина Российской Федерации [Текст] «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» от 29.07.1998 № 34н.

7. Приказ Минфина России [Текст] «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01 от 30 марта 2001 г. № 26н.

8. Приказ Минфина России [Текст] «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» ПБУ 14/2007 от 27.12.2007 г. № 153н.

9. Приказ Минфина России [Текст] «Об утверждении Методических указаний по учету основных средств» от 13.10.2003 г. № 91н.

10. Приказ Минфина России [Текст] "Об отражении в бухгалтерском учете операций по договору лизинга" от 17.02.1997 г. № 15.

11. Постановление правительства [Текст] №1 от 1 января 2002 года «О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы».

12. Портал «Бухгалтерия Онлайн» [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.buhonline.ru/.

13. Портал информационной поддержки ведения бухгалтерского учета в малом бизнесе [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.businessuchet.ru/.

14. Информационно-аналитическое электронное издание в области бухгалтерского учета и налогообложения [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.buhgalteria.ru/.

15. Бухгалтерский финансовый учет: учебное пособие / коллектив авторов ; под общ. ред. О.Е. Качковой . – 2-е изд, стер. – М.: КНОРУС, 2014. – 568 с