Як правильно оформити фінансовий документ

Фінансова документація

Ключові тези

Документи є підтвердженням факту, події, явища і можуть мати політичне, історичне, юридичне та економічне значення.

Письмовим доказом фактичного здійснення господарської операції або письмовим розпорядженням на право її здійснення є фінансовий документ.

Головне призначення фінансових документів полягає в тому, що вони повинні забезпечувати: повну схоронність грошових коштів та інших цінностей; точне виконання фінансових, банківських та інших операцій; своєчасне відображення виробничих операцій; запобігання фінансовим порушенням і зловживанням; складання бухгалтерської та іншої звітності; право здійснювати грошово-розрахункові операції у фінансових і банківсь-ких установах.

Правильно оформлений фінансовий документ повинен містити всі показники, потрібні для забезпечення повної інформації про виконану операцію, тому що документ, складений із порушенням установлених правил, не має юридичної (доказової) сили.

Використання комбінованих фінансових документів сприяє повноті і наочності обліковуваних операцій, спрощує і поліпшує їх використання у процесі опрацювання та зменшує саму їх кількість.

Важливі документи видають на все життя, але відновлювати їх у разі втрати дуже важко, тому дуже важливо ретельно їх зберігати.

Документи відіграють величезну роль у житті суспільства. Їх розрізняють за значимістю і характером. Документи є підтвердженням факту, події, явища. Вони можуть мати політичне, історичне, юридичне та економічне значення.

Наявність або відсутність будь-якого документа може змінити все життя людини. Ще більшу роль документ відіграє в житті суспільства, закріплюючи і відбиваючи в законах порядок організації та управління державою, правила поведінки людей, порядок їх взаємовідносин, прийняту мораль. Таким чином, документ може виконувати багато функцій і мати різні призначення.

Що таке фінансовий документ

Фінансовий документ є письмовим доказом фактичного здійсненнягосподарської операції або письмовим розпорядженням на право її здійснення.

Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом обліку:вона служитьдля первинного спостереження за господарськими операціями і є обов’яз-ковою умовою для відображення їх у бухгалтерському обліку

Документи, пов’язані з обліком та фінансовими діями приватних осіб, установ, організацій, підприємств, об’єднуються у групу обліково-фінан-

Сових документів.

Документацією обліково-фінансового призначення вважається роз-писка, акт, відомість, накладна, список, таблиця, перелік, віза, субсидія, ваучер, приватизаційний сертифікат, довідка про присвоєння іденти-фікаційного номера, платіжні відомості, відмови від акцепту, гарантійні листи, заяви-зобов’ язання на одержання кредиту чи позики, заяви на відкриття рахунку в банку, заявки для організації купівлі-продажу, квитанції,

накладні (вимоги), свідоцтва із зразками підписів і відбитком печатки, переліки, платіжні доручення; доручення на представництво інтересів і на здійснення угод, на отримання власних гроші.

Документи мають практичне значення для попереднього і подаль-шого контролю за доцільністю і законністю господарських операцій. Попередній контроль здійснюють керівні працівники: підписуючи документ, вони беруть на себе відповідальність за законність операції , оформленої цим документом. Подальший контроль здійснюють облікові працівники при прийманні і опрацюванні документів, а також працівники податкових, фінансових і ревізійних органів. Цей контроль поширюється головним чином на виправдні документи для встановлення законності і господарської доцільності операцій, а також перевірки правильності оформлення самих документів.

Документи мають і правове(юридичне)значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій, а тому використовуються судовими органами при розгляді господарських позовів. Судові органи визнають за документом доказову , юридичну силу в тому разі, якщо його складено своєчасно і належним чином оформлено.

Як правильно оформити фінансовий документ

Від якості оформлення документів значною мірою залежать повнота і достовірність показників обліку і звітності. Тому до документів ставляться

такі вимоги: своєчасність складання, достовірність показників, правильність оформлення.

Правильно оформлений документ повинен містити всі показники, потрібні для забезпечення повної інформації про виконану операцію, які називаються його реквізитами.

Кількість і зміст реквізитів визначаються характером операції і призначенням документа. Обов’язковими реквізитами кожного документа є: назва підприємства, від імені якого складено документ, або прізвище, ім’я, по батькові фізичної особи; назва документа, його номер, код форми; дата складання документа (число, місяць, рік); зміст господарської операції та її вимірники (натуральні, трудові, грошовий); підписи осіб, відповідальних за здійснення операції й правильність її оформлення.

Залежно від характеру операції і технології опрацювання облікової інформації в документах можуть міститися й інші додаткові реквізити. Якщо документ не має будь-якого з обов’язкових реквізитів, він втрачає свою юридичну (доказову) силу і не може бути підставою для облікових записів.

Помилки в первинних документах (неправильний текст або суму) закреслюють тонкою рискою так, щоб можна було прочитати закреслене, а зверху пишуть правильний текст або суму. Виправлення помилок повинно бути застережено написом « Виправлено» і підтверджено підписами осіб, які підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення. Якщо помилку виявили облікові працівники в документі, складеному не в бухгалтерії, про необхідність її виправлення повідомляють осіб, які допустили помилку. Вони також повинні підписувати застереження про зроблені виправлення.