Тема3. Документація та інвентаризація.

Вивчення цієї теми доцільно здійснювати за таким планом:

1.Поняття про документи, значення документів та сутність документації.

2. Сутність інвентаризації, її види, порядок проведення та оформлення результатів.

1. Поняття про документи, значення документів та сутність документації.

Основою бухгалтерського обліку є суцільне та безперервне первинне спостереження за господарськими операціями у момент їх здійснення. Для збереження й опрацювання інформація про господарські операції фіксується на матеріальному носії у вигляді первинного документа. Первинний документ («документ» з латинської - свідоцтво, доказ) - це письмове свідоцтво фактичного здійснення господарської операції або письмове розпорядження на право її реалізації. Отже, метою складання документів у бухгалтерському обліку є фіксація фактів здійснення господарських операцій. Первинний документ є підставою для відображення останніх на рахунках. Без документа немає бухгалтерського обліку. Значення документів полягає в тому, що вони:

- є носіями первинної економічної інформації;

- забезпечують контроль за:

а) збереженням майна підприємства;

б) доцільністю та законністю господарських операцій;

в) правильністю бухгалтерських проведень;

- забезпечують юридичну силу здійсненої господарської операції;

- визначають відповідальність виконавців за здійснені госпо­дарські операції;

- є підставою для записів на бухгалтерських рахунках.

Оформлення господарських операцій документами назива­ється документацією (у деяких літературних джерелах — до­кументуванням, що, можливо, правильніше, але усталилося «документація»).

Ще одне значення поняття «документація» — «сукупність до­кументів».

Сутність документації в бухгалтерському обліку полягає в тому, що це спосіб суцільного та безперервного первинного спостереження за господарськими операціями й обов'язкова умова їх відображення в бухгалтерському обліку (на бухгалтер­ських рахунках). Порядок документального оформлення господарських опе­рацій і вимоги щодо складання документів регламентуються Положенням про документальне забезпечення записів у бухгал­терському обліку, затвердженим Мінфіном України 24 трав­ня 1995 р.

Первинні документи (і на паперових, і на машиночитаних но­сіях) для надання їм юридичної сили й доказовостіповинні ма­ти такі обов'язковіреквізити (показники з латинської — потріб­не, необхідне):

1. Назва підприємства, від імені якого складено документ.

2. Назва документа та його номер.

3. Дата складання документа.

4. Зміст господарської операції та її вимірники.

5. Підписи, прізвища й посади осіб, відповідальних за здійс­нення господарської операції та складання документа.

За відсутності будь-якого з обов'язкових реквізитів доку­мент втрачає юридичну (доказову) силу й не може бути підста­вою для запису господарської операції на рахунки бухгалтер­ського обліку.

Залежно від характеру господарської операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити. Первинні документи мають бути складені в момент проведен­ня кожної господарської операції, або, якщо це неможливо, без­посередньо після її завершення.

Документи складають:

• на бланках типових форм, затверджених Мінфіном і Держкомстатом;

• на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерст­вами й відомствами;

• на бланках, виготовлених самостійно, які повинні обов'яз­ково мати реквізити типових або спеціалізованих форм.

Форма (будова) документа має бути простою, зрозумілою, зручною для опрацювання.

Записи в документах мають здійснюватися тільки в темному кольорі — чорнилом, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських машинок, принтерів та іншими способами, які б за­безпечили збереження цих записів і запобігли внесенню несанк­ціонованих і непомітних виправлень. Документи мають склада­тися чітко, розбірливо, без забруднень та інших дефектів, які б викликали сумнів щодо дійсності документа. У тексті та цифро­вих даних документів так звані підчистки та необумовлені виправ­лення не допускаються. У вільних рядках у документах слід ставити риски.

Помилки в первинних документах виправляють коректур­ним способом,тобто неправильний текст або цифри закрес­люють і над закресленим надписують правильний текст (циф­ри). Закреслення здійснюють однією рискою так, щоб можна було прочитати закреслене. Виправлення помилки має супро­воджуватися надписом «виправлено» та підтверджуватися під­писами осіб, які склали цей документ, із зазначенням дати ви­правлення. У касових і банківських документах жоднівиправлення не допускаються. Зіпсований бланк документа перекреслюють, замість нього виписують новий документ. Класифікація документів — це розподіл їх на групи за певни­ми ознаками.

Перша класифікаційна група документів визначається при­значенням.За цією ознакою документи поділяються на:

1. Розпорядчі, що містять розпорядження (наказ) на здійснен­ня господарської операції. Приклад: різні накази, платіжне дору­чення банку, довіреність.

2. Виконавчі (виправдні), які підтверджують факт здійснен­ня господарської операції. Приклад: прибутковий ордер, аван­совий звіт.

3. Документи бухгалтерського оформлення. Вони складають­ся працівниками бухгалтерії на підставі виконавчих (виправдних) документів або розрахунків. Приклад: довідки, групувальні та розрахункові таблиці.

4. Комбіновані, що виконують функції як розпорядчих, так і виконавчих (виправдних) документів.

Друга класифікаційна група документів характеризується по­рядком складання.За цією ознакою документи поділяються на:

- первинні (складаються в момент проведення господарської операції або одразу після її здійснення);

- зведені (складаються на підставі згрупованих і узагальне­них первинних документів).

В основі третьої класифікаційної групи документів - спосіб охоплення операцій.За способом охоплення операцій докумен­ти поділяються на:

^ одноразові (разові), що використовують для оформлення однієї або кількох операцій, які записують до документа за один раз;

^ нагромаджувальні (накопичувальні), що складаються впро­довж певного періоду способом поступового нагромадження од­норідних господарських операцій.

Четверта класифікаційна група документів визначається міс­цем складання.За цією ознакою документи поділяються на:

1) внутрішні (складаються на самому підприємстві);

2) зовнішні (надходять від інших підприємств). Документи, складені в різних господарських підрозділах, у визначені терміни передаються до бухгалтерії, де вони підля­гають опрацюванню, мета якого - підготувати наявну в них інформацію для запису в регістри синтетичного та аналітично­го обліку.

Опрацювання документів складається з таких етапів:

• перевірка;

• розцінка (таксування);

• групування;

• контирування.

Перевірка документів здійснюється по суті, з формального бо­ку та арифметично. Перевірка по суті - це встановлення госпо­дарської доцільності й законності операцій. Формальна перевірка - визначення правильності та повноти заповнення всіх реквізитів документа й достовірності підписів посадових осіб. Арифметич­на - це перевірка арифметичних підрахунків, що містяться в до­кументі. Неправильно складені або недооформлені документи бух­галтерією не приймаються та повертаються особам, що їх склали, для переоформлення.

Розцінка (таксування) — це грошова оцінка натуральних по­казників господарських операцій, тобто проставлення у відповід­них графах ціни й суми.

Групування документів є записом інформації однорідних за змістом документів у групувальні (нагромаджувальні) та зведені відомості.

Контирування документів полягає в складанні бухгалтерсько­го проведення з господарської операції, яка оформлена цим до­кументом.

Після контирування документів господарську операцію відо­бражають на бухгалтерських рахунках у синтетичному й аналі­тичному обліку.

Первинні документи, що пройшли опрацювання, повинні мати певну відмітку, що запобігає можливості їх повторного викорис­тання: дату запису в обліковий регістр, штамп, напис «погашено» тощо.

Опрацьовані документи підлягають обов'язковому переданню до архіву підприємства під відповідальність головного бухгалте­ра або призначеної ним особи. В архіві підприємства документи зберігаються згідно з термінами, затвердженими Головним архів­ним управлінням при Кабінет Міністрів України. Після закінчення встановлених термінів документи залежно від їх важливості або передаються на зберігання до місцевого ар­хіву, або знищуються (здаються в макулатуру).

Рух документів від моменту їх складання або одержання зі сторони до передання на зберігання в архів після опрацювання називається документооборотом (документообігом).

Раціональна організація документообороту передбачає скла­дання плану та графіка доку-ментообороту.

План документообороту - це визначення порядку оформлен­ня документів, надходження їх до бухгалтерії, опрацювання, пе­редання до архіву.

Графік документообороту - це перелік робіт зі складання та опрацювання документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взає­мозв'язку й термінів виконання робіт.

Графік документообороту має розроблятися головним бухгал­тером і затверджуватися керівником підприємства.

1. Сутність інвентаризації, її види, порядок проведення та оформлення результатів.

Інвентаризація (з латинської - опис майна) в прямому розу­мінні - це перевірка фактичної наявності майна та його джерел способом перерахунку в натурі господарських засобів і звірення розрахунків. Мета проведення інвентаризації - виявити фактичну наяв­ність майна та його джерел і привести дані поточного бухгалтер­ського обліку у відповідність із фактичним станом речей. Причина проведення інвентаризації- неможливість докумен­тальної фіксації певних змін у складі майна та його джерел, ви­кликаних об'єктивними (природні втрати - усушка, утруска, ви­парування) і суб'єктивними (пересортиця, помилки, крадіжки) причинами. Отже, інвентаризація як складова методу бухгалтерського об­ліку - це спосіб приведення даних поточного обліку у відповід­ність із фактичним станом майна та його джерел.

Основні види інвентаризації такі:

1.Залежно від повноти охоплення об'єктів бухгалтерського облі­ку вирізняють повну й часткову інвентаризацію. Повна передбачає перевірку всього майна підприємства й стану розрахунків з дебі­торами та кредиторами; часткова охоплює окремі види майна.

2.Залежно від способу проведення виокремлюють суцільну й вибіркову інвентаризацію. Суцільна являє собою перевірку всіх без винятку цінностей, що перебувають у даному місці зберіган­ня; вибіркова - перевірку, яка охоплює окремі види цінностей у даному місці зберігання.

3.За характером інвентаризації її поділяють на планову й поза­планову.

Планова - це завчасно передбачена, позапланова - заздале­гідь не передбачена інвентаризація.

Порядок і строки проведення інвентаризації на підприємст­вах регламентовано спеціальною Інструкцією з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріаль­них цінностей, грошових коштів та розрахунків, затвердженою Мінфіном України 11 серпня 1994 р. Кількість інвентаризацій на рік, строки їх проведення, перелік майна та розрахунків, що підлягають інвентаризації, визначається керівником підприєм­ства. Але проведення інвентаризації є обов'язковим у таких ви­падках:

- у разі приватизації майна державного підприємства та пе­ретворення його на акціонерне товариство;

- перед складанням річної бухгалтерської звітності, але не раніше 1 жовтня;

- у разі зміни матеріально відповідальних осіб;

- при встановленні фактів крадіжок, зловживань, псування цінностей;

- за рішенням судово-слідчих органів;

-у разі аварій, стихійних лих, ліквідації підприємства.

Інвентаризацію проводить комісія, яка призначається й очо­люється керівником підприємства з обов'язковою участю голов­ного бухгалтера. Дані інвентаризації заносять до інвентаризацій­ного опису, який підписується членами комісії й передається до бухгалтерії.

На підставі інвентаризаційного опису та облікових даних про наявність матеріальних цінностей бухгалтерія складає порівняль­ну відомість щодо матеріальних цінностей, стосовно яких вияв­лено залишки або нестачі, котрі називаються інвентаризаційними різницями.

Інвентаризаційна комісія приймає рішення щодо врегулюван­ня інвентаризаційних різниць, яке оформлюється протоколом, що затверджується керівником. Інвентаризаційні різниці регулюються в такому порядку:

1. Лишки матеріальних цінностей або коштів зараховують у доходи підприємства:

Д-т «Виробничі запаси», «Каса», «Основні засоби» тощо К-т рахунків інших доходів.

2. Нестачі матеріальних цінностей попередньо, незалежно від причин, оформляються проведенням:

Д-т «Нестачі і втрати від псування цінностей» К-т рахунків матеріальних цінностей і коштів.

а) Нестачі матеріальних цінностей у межах норм природного убутку і понад норми природного убутку, якщо винні не встанов­лені, відносять на витрати підприємства:

Д-т рахунків інших витрат

К-т «Нестачі і втрати від псування цінностей»;

б) Нестачі та втрати від псування цінностей, що підлягають відшкодуванню винними особами, відносяться на винних осіб і оформляються записом:

Д-т «Розрахунки з відшкодування завданих збитків» К-т «Нестачі і втрати від псування цінностей»

Суми, відшкодовані винними особами, записуються:

Д-т «Каса», «Розрахунки із заробітної плати»

К-т «Розрахунки з відшкодування завданих збитків»

Під час інвентаризації може бути виявлена пересортиця— це лишки або нестачі в межах одного виду матеріальних цінностей, що виникли внаслідок заміни одного сорту іншим у процесі від­пускання цінностей. Як правило, лишки та нестачі при пересор­тиці взаємно заліковуються.

Контрольні запитання:

1.Характеристика бухгалтерського документа, його значення.

2.Вимоги до змісту й оформлення документа. Порядок виправлення помилок у документах.

3.За якими ознаками класифікують документи?

4.Види і порядок перевірки документів.

5.Організація зберігання документів. Суть документообороту.

6.Визначення інвентаризації та її види.

7.Порядок проведення й оформлення інвентаризації.

Завдання для самостійної роботи:

Послідовність відображення та узагальнення інформації про господарську діяльність у бухгалтерському обліку. Сутність і призначення бухгалтерських документів. Сутність документації в бухгалтерському обліку. Обов’язкові реквізити бухгалтерського документа, їх значення. Вимоги до складання та оформлення бухгалтерських документів; порядок виправлення помилок у бухгалтерських документах. Класифікація бухгалтерських документів. Порядок опрацювання бухгалтерських документів; зміст перевірки бухгалтерських документів. Сутність документообороту. Зміст і призначення стандартизації, типізації, уніфікації бухгалтерських документів. Сутність і призначення інвентаризації; випадки, коли проведення інвентаризації є обов’язковим; відображення результатів інвентаризації в бухгалтерському обліку.

Тести

1.Первинний документ у бухгалтерському обліку-це:

а)носій економічної інформації;

б)письмове свідоцтво здійснення господарської операції чи розпорядження на здійснення господарської операції;

в)юридичний доказ правильності ведення бухгалтерського обліку.

2.Документація– це:

а) спосіб первинного відображення елементів методу бухгалтерського обліку з метою здійснення суцільного й безперервного спостереження за ними;

б) спосіб первинного відображення об'єктів бухгалтерського обліку з метою здійснення суцільного й безперервного спостереження за ними;

в)спосіб групування та систематизації бухгалтерського обліку з метою здійснення суцільного й безперервного спостереження за ним.

3.Інвентаризація– це:

а) перевірка в натурі стану господарських засобів, витрат, розрахунків тощо;

б) перевірка технічного стану господарських засобів, наявності заборгованості, розрахунків з бюджетом;

в) перевірка розрахунків з дебіторами-кредиторами.

4. Помилки в первинних документах виправляють:

а) способом сторно;

б)коректур­ним способом;

в)способом часткового сторно.

5. Документооборотом називають:

а) оборот документів на підприємстві впродовж одного року;

б) кількість документів на одного працівника підприємства за один рік;

в)рух документів від моменту їх складання або одержання зі сторони до передання на зберігання в архів після опрацювання.

6.Стандартизація – це:

а) перевірка в натурі стану господарських засобів, витрат, розрахунків тощо; б)встановлення для бланків однотипних документів однакового розміру та однакового розміщення відпо­відних реквізитів;

в) спосіб групування та систематизації бухгалтерського обліку з метою здійснення суцільного й безперервного спостереження за ним.

7. Типізація –це:

а) розроблення бланків документів, придатних для оформлення однорідних операцій у різних галузях еконо­міки;

б) розроблення бланків документів, придатних для оформлення у різних галузях економіки різних за змістом операцій;

в) розроблення бланків документів для однієї галузі.

8. Уніфікація – це:

а) розроблення форм, придатних для оформлення однорідних операцій у різних галузях еконо­міки;

б)розроблення документів єдиної форми для оформлення однотипних операцій на підприємствах різних га­лузей;

в)встановлення для бланків однотипних документів однакового розміру та однакового розміщення відпо­відних реквізитів;

9. Графік документообороту – це:

а) розробка бланків документів на підприємстві із зазначенням термінів виконання робіт;

б) розробка обороту активів на підприємстві із зазначенням термінів виконання робіт;

в)перелік робіт зі складання та опрацювання документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взає­мозв'язку й термінів виконання робіт.

10. Графік документообороту має розроблятися:

а) керівником відділу кадрів і затверджуватись головним бухгалтером;

б)головним бухгал­тером і затверджуватися керівником підприємства;

в)керівником підприємства та затверджуватись головним бухгалтером.

Практичні завдання

Мета завдання

1. Ознайомитись із будовою первинних документів, їхніми рек­візитами.

2. Здобути навички зі складання первинних документів.
Матеріальне забезпечення

1. Прибутковий касовий ордер.

2. Видатковий касовий ордер.

3. Чек.

4. Авансовий звіт.

5. Товарний чек.

6. Рахунок-фактура.

7. Прибутковий ордер.

8. Лімітно-забірна картка.

9. Накладна вимога на відпускання (внутрішнє переміщення) матеріалів.

10. Накладна на відпускання товарно-матеріальних цінностей.

11. Бухгалтерська довідка.

12. Довіреність.

Методичні вказівки

З господарських операцій, наведених у табл. 3.1, скласти відпо­відні первинні документи та визначити кореспонденцію рахунків.