За допомогою майстра таблиць

ВСТУП

Методичні вказівки містять завдання до лабораторних робіт і порядок їх виконання щодо створення, ведення та обробки баз даних засобами системи керування базами даних (СКБД) Microsoft Access. Крім цього, розглядаються питання застосування мови програмування Visual Basic for Application для обробки об'єктів Microsoft Access.

Для закріплення отриманих знань передбачається виконання завдання з розробки індивідуальної бази даних.

Порядок виконання і оформлення лабораторних робіт

При виконанні лабораторних робіт студент повинен:

1. Ознайомитися з інструкцією щодо виконання роботи.

2. Виконати запропоновані в інструкції завдання.

3. Підготувати звіт у текстовому редакторі Word, який містить: назву теми, короткі відповіді на контрольні питання, результати роботи (таблиці, запити в режимі конструктора, звіти і ін.).

4. Подати результати роботи викладачу в надрукованому вигляді.

Л а б о р а т о р н а я р а б о т а № 1

СТВОРЕННЯ БАЗ ДАНИХ. СТВОРЕННЯ ТАБЛИЦЬ

ЗА ДОПОМОГОЮ МАЙСТРА ТАБЛИЦЬ

1. Основні теоретичні і довідкові відомості

1.1. Бази даних. Що таке база даних?

У діловій чи особистій сфері часто доводиться працювати з даними з різних джерел, кожне з яких зв'язане з визначеним видом діяльності. Сьогодні організація, збереження і обробка інформації на принципах баз даних є основою функціонування будь-якої інформаційної системи.

У загальному випадку під базою даних розуміється будь-яка сукупність зв'язаної інформації, об'єднаної за визначеною темою.

Microsoft Access поєднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Інформація в реляційній базі даних зберігається в таблицях. База даних MS Access — це файл, який містить всі основні об'єкти, пов'язані зі збереженням даних: “Таблицы”, “Запросы”, “Формы”, “Отчеты”, “Макросы”, “Модули”, які дозволяють швидко і ефективно оновлювати дані, одержувати відповіді на питання, здійснювати пошук потрібних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми і ін.

У базі даних відомості з кожного джерела зберігаються в окремій таблиці. Підчас роботи з даними декількох таблиць, щоб уникнути дублювання даних, установлюються зв'язки між таблицями. Зв'язки між таблицями здійснюються за допомогою одного чи декількох ключових полів.

У Microsoft Access підтримуються два способи створення бази даних:

- створити нову базу даних, а потім додавати таблиці, форми, звіти і інші об'єкти;

- створити базу даних визначеного типу за допомогою майстра з усіма таблицями, формами і звітами, що є найпростішим способом створення бази даних.

В обох випадках залишиться можливість у будь-який час змінити і розширити створену базу даних.

1.2. Таблиці. Створення таблиць

Таблиця - основний структурний елемент системи керування реляційною базою даних. У таких базах даних інформація зберігається в одній чи декількох таблицях. У Microsoft Access таблицею називають об'єкт, у якому дані зберігаються у форматі записів (рядків) і полів (стовпців). Зв'язок між таблицями забезпечується значенням полів, які збігаються. Крім того, прямий доступ до записів таблиці забезпечують ключі, які містять одне чи декілька полів таблиці.

У Microsoft Access користувач має можливість створити порожню таблицю і самостійно ввести в неї дані чи створити таблицю за допомогою майстра за шаблону зі списком полів.

Створити порожню таблицю в Microsoft Access можна за допомогою:

- майстра зі створення таблиці. Він дає можливість вибору зразків таблиці і зразків полів різних типів при створенні власної таблиці;

- у режимі таблиці. При збереженні нової таблиці Microsoft Access проаналізує дані і автоматично присвоїть відповідний тип даних і формат кожному полю. Властивості і заголовки полів створеної таблиці можна змінити в режимі конструктора;

- конструктора.

Незалежно від способу створення таблиці режим конструктора дозволяє в будь-який момент змінити структуру таблиці, наприклад, додати нові поля чи указати значення за замовчуванням чи створити маски введення.

Порядок виконання роботи

Створення бази даних

Після завантаженняWINDOWS виконайте команди “Пуск ® Программы® Microsoft Access”. На екрані з'явиться початкове вікно Access (рис. 1.1). Встановіть перемикач "Новая база данных" і “ОК” для виходу у вікно "Файл новой базы данных ". У цьому вікні виберіть папку, диск і введіть ім'я файлу. Після цього натисніть кнопку "Создать".

Рис. 1.1- Початкове вікно Access