Жаттардың жіктелуіне қойылатын өлшемдер

Көптеген үлгілік құжаттарды ресімдеу, қатал сәйкестендірілген. Дегенмен, жалпы алғанда құжаттарды келесі белгілері бойынша жіктеген дұрыс:

· түрлері бойынша – ұйымдастырушылық-өкімдік, анықтамалық-ақпараттық, қызметкерлердің жеке құрамы бойынша, жазбаша өтінімдер;

· атауы бойынша – құжат атауларының отыздан астам түрлері бар;

· қызметі бойынша – құжаттар фактілерді, хабарламалар мен құбылыстарды (есеп, хаттама, акт) белгілеу құралдары және ақпаратты қашықтықтан беру (хат, телеграмма, факс) құралдары ретінде ажыратылады;

· нысаны бойынша – жеке, әр құжат мазмұнының өз ерекшеліктері болады (мысалы, баяндау хат); трафареттік, құжаттың бір бөлігі басылып шығарылады, ал қалған бөлігі құжатты жасағанда толтырылады; және үлгілік, біртектес кәсіпорындар тобына жасалған құжаттар. Әдетте, барлық үлгілік және трафареттік құжаттар баспаханада немесе көбейткіш аппараттарда басылады.

· шығарылуына қарай–қызметтік,кәсіпорынның (ұйымның) мүдделерін қозғайды; және жеке, нақты бір адамға қатысты және атаулы болып табылады;

· мазмұны бойынша – қарапайым (бір ғана мәселеге қатысты) және күрделі (бір мезгілде бірнеше тақырыпты қарастырады);

· жасалу орнына қарай–ішкі (осы кәсіпорынның қызметкерлері жасайтын құжаттар) және сыртқы (басқа кәсіпорындардан, ұйымдардың және жеке адамдардан келіп түсетін құжаттар). Сыртқы құжаттар, өз кезегінде, шығыс (кәсіпорыннан шығатын) және кіріс (кәсіпорынға жіберілген) құжаттарға бөлінеді;

· жұмыс кезеңі бойынша – алғашқы жазылған құжат (автордың құжат мәтінімен жұмыс істегенін көрсететін, қолмен жазылған немесе машинамен жазылған) және таза жазылған құжат (мәтіні алғашқы жазылған нұсқасынан көшіріліп алынған немесе түзетусіз жазылған құжат);

· орындау мерзіміне қарай– жедел, белгілі бір мерзімде орындалуын талап ететін; және жедел емес, орындау мерзімі белгіленбеген;

· құпиялығына қарай– таңбасыз (ашық); қызмет бабында пайдалану үшін; құпия құжаттар;

· сақталу мерзімдеріне қарай– белгілі бір мерзімде сақталуға және тұрақты кезеңге (мерзімсіз) сақталуға жататын;

· көрсетілген мәселелердің саны бойынша құжаттар қарапайым (бір ғана мәселеге қатысты) және күрделі (бір мезгілде бірнеше мәселені қамтиды);

· түпнұсқалығына қарай құжаттардың түпнұсқалары және көшірмелері болады (басқа құжаттың ақпаратын, оның барлық сыртқы белгілерін немесе олардың бір бөлігін жаңғыртады);

· бейне түсі бойынша құжаттар бір түсті және көп түсті болып бөлінеді.

Құжаттардың жіктелуі ретінде жіктелудің нәтижесіне байланысты әртүрлі белгілерін негізге алуға болады.

Жіктелімнің негізі ретінде құжаттың ең маңызды, жіктелудің мақсаттарына сай келетін белгісін алады. Басқаларды қамтитын жіктелім, олардың тобы болады, ал оған кіретін жіктелімдер, оның түрлері болады. Бір жіктелім төменгі жіктелімнің тобы, ал жоғарғы жіктелімнің түрі болуы мүмкін.

Сөйтіп, «кинофотоқұжаттар» «құжаттар» жіктелімінің түрі, ал «киноқұжаттар» мен «фото құжаттар» жіктелімінің тобы болып табылады.

Топ (жіктелім) –бұл құжат түрлерінің бөлінуі арқылы ашылатын, бөлінудің бірінші деңгейі.

Түрі – құжаттар бөлінуінің екінші деңгейі. Бұл ретте «құжат» ұғымы құжаттардың түрлеріне бөлінеді. Түрлер жіктелуінің әр бөлімін қандай да бір белгісі бойынша құжат түрі деп атауға болады (таңбалық құралдарының сипаты бойынша, құжаттау әдісіне материалдық тасығышына қарай және басқа).

Бөлінуінің үшінші деңгейі – түр тармағы. Одан кейін әртүрлілік және т.с.с., осы жіктелудегі нақты құжаттың соңғы орны анықталғанға дейін.

Жарияланған және жарияланбаған құжат, мерзімдік және мерзімдік емес құжат және т.с.с.

Құжаттардың жіктелуіндегі жоғарыда аталған жалпы өлшемдерден бөлек, құжаттарға тән басқа да белгілер бар. Атап айтқанда, біз ақпараттық және материалдық құрамдас бөлігі бойынша құжаттардың жіктелуіне тоқталайық, сондай-ақ құжаттардың сыртқы ортадағы қызмет ету жағдайы бойынша жіктелуіне тоқталайық.

Құжаттардың жіктелуі – ол көп сатылы, иерархиялық және оларды топтарға, түрлері, түрлердің тармақтары және әртүрлілігі бойынша дихотомиялық бөлу.

Топ (жіктелім)– бұл, осы жиынтықты басқа объектілерден ажырататын, нақты бір ортақ белгісі бар, құжаттардың жиынтығы.

Иерархия – құжаттардың төменгі сатыдан жоғарғыға қарай орналасу тәртібі .

Дихотомия – бір жіктелімдегі құжаттардың екі қарама-қарсы түрге, түр тармағына, әртүрлілікке және т.с.с. жүйелі түрде бөлінуі.

Құжат – қоғамдық әрекеттің барлық саласында кеңінен қолданылады. Ол құжат мәртебесі болған обьектінің ерекшілігіне сай туындайды. Ол кітаптану, информатика, библиография, мұрағаттану қызметтерінде де түрліше сараланады. Мұнан құжаттық коммуникация саласындағы «құжат» терминінің көп мағыналылығын көреміз.

Құжат деп қандай да бір зат туралы ақпаратты тіркеуге, беруге және сақтауға қызмет ететіннің барлығын атаймыз. Басқаша айтқанда, құжат – ақпараты бар материалдық тасымалдаушы. Мұндай тасымалдаушы ретінде қағаз, компьютер дискісі, фото және кинопленка және т.б. қызмет етуі мүмкін. Іс құжаты әкімшілік (басқару) ақпаратты белгілеу үшін қызмет етеді.

Құжаттардың түрге жіктелулері:

Бірінші қатарлы құжаттар және ресурстар ғылыми зерттеу, тәжірибелік-конструкторлық тағы басқа адамдардың жұмысынан шыққан нәтижелер ( журнал мақалалары, монография, диссертация, оқулық, патент құжаттары т.б.) жатады.

Бірінші қатарлы ( ғылыми зерттеулер, қайта өңдеулер, жаңа ғылыми мәліметтер, айғақтар, идеялар болады) екінші қатарлы ( аналитикалық – синтетикалық өңдеудің нәтижесі көрсеткен) құжаттар.

Бірінші қатарлы құжаттарға жарияланған, жарияланбаған, жарияланбайтын құжаттар кіреді.

Жарияланған құжаттар – бұл кітап, кітапша, монография, жинақтар, мақалалар тезисі, мерзімді басылымдар, патенттер және авторлық куәлік, стандарттар, нормативтік – техникалық құжаттар, жарнамалық басылымдар жатады.

Жарияланбаған құжаттар – ғылыми зерттеу жұмысының есебі, диссертация және диссертациялардың авторефераты, алгоритмдер сипаттамасы, жобалар, кең көлемде таратуға болмайтын құжаттар. Жарияланбаған құжаттарға аманат қолжазбалар (ғылыми жұмыстың нәтижесі ) жатады.

Жарияланбайтын құжаттар – нақты басқарушылық шешімдерді қабылдау үшін бір рет қана қолданылатын құжаттар (қаржы, бухгалтерлік құжаттар).

Екінші қатарлы құжаттарға жәнә ресурстарға қатысты – бірінші қатарлы құжаттардың өңдеу нәтижесінде пайда болған құжаттар жатады.

Құжаттарды өңдеудің техникалық және сематикалық (мағыналық) айырмашылықтары болады.

Екінші реттегі құжаттар – кітапханалар мен ақпараттық орталықтарда құжаттарды мағынасына қарай өңдеу нәтижесінде, ақпараттық құжаттар көлемінің көбейгендігін немесе ақпараттардың тұтынушыға тез жетуін қамтамасыз етеді ( реферативтік журналдар, библиографиялық көрсеткіштер, мәліметтер базасы мен дерек қорлар т.б. ).

Екінші реттегі құжаттар екі негізгі функцияларды орындайды:

бірінші реттегі құжаттардың пайда болуы туралы жедел хабарлайды.

Олардың мазмұнын қысқаша түрде баяндайды.

Екінші реттегі құжаттар:

Энциклопедиялық басылымдар

Әр түрлі анытамалар

Каталогтар

Карточкалар