Рационализация организационной деятельности 3 страница

Следует отметить, что определяющим моментом массового перехода к рациональным методам ведения бизнес-деятель- ности с использованием современных информационно- коммуникационных сетевых технологий будет принятие зако- на об электронной подписи. Только после его разработки и утверждения документы, пересылаемые по сети, а, следова- тельно, и все способы делового общения между организация- ми приобретут законную юридическую силу.

В США такой закон уже принят, в России он пока еще на- ходится в стадии обсуждения. На необходимость скорейшего принятия этого закона не раз обращали внимание ведущие ученые и государственные деятели нашей страны.

Характеристика революционных преобразований, вызван- ных влиянием новых информационных технологий на жизнь общества и деятельность деловых организаций, будет далеко не полной, если ограничиться только рассмотрением их влия- ния на процессы взаимоотношений между субъектами эконо- мической деятельности.

Среда электронной коммерции способствовала рационали- зации функционирования организаций, а в особенности их систем управления. Если в 1998 г. средства электронной ком- мерции в европейских странах использовались преимущест- венно в сфере маркетинга и при оказании экспедиционных ус- луг, то в 1999 г. около трети компаний стали использовать возможности электронной коммерции для управления

процессами внутри фирм. Качество, надежность и быстрота выполнения процедур, связанных с обеспечением решения за- дач управления, превышают самые смелые ожидания.

Одной из важнейших составляющих, определяющих вы- живаемостьорганизации в условиях глобального рынка и ост- рой конкуренции, является эффективный маркетинг. Рациона- лизирующее влияние на эту, необходимую для любой деловой организации область деятельности трудно переоценить. Это связано с тем, что сетевые информационные технологии по- зволяют производить многоуровневые исследования вплоть до персонифицированного учета запросов всех

Современные организации могут позволить себе иметь собственные базы данных, обеспечивающие не только марке- тинговую составляющую действия системы управления, но и полное информационное обеспечение по вопросам финансо- вой и административной деятельности организации, а также управления персоналом.

Необходимость детализации информации связана с требо- ваниями, предъявляемыми современными экспертными сис- темами для быстрого принятия адекватных решений по во- просам управления организацией. Использование в решении задач управления современных программных продуктов, по- добных экспертным системам, позволяет рациональными спо- собами решать задачи оперативного контроля за деятельно- стью организации ипри необходимости осуществлять опера- тивную коррекцию, что значительно повышает адаптивные свойства организационных систем, т.е. их способность при- спосабливаться к быстро изменяющимся условиям глобально- го рынка и часто меняющимся запросам потребителей. Благо- даря этому жизнедеятельность организаций становится гораз- до более рациональной с позиций выполнения основной цели их существования — решения социальных задач, стоящих пе- ред обществом, что дает возможность решать проблемы ме- неджмента с ориентацией на запросы потребителя.

Проводимые научные исследования в области изучения развития организационных систем и накопленный опыт ис- пользования новых информационных технологий показали, что рационализирующее воздействие новых методов ведения бизнес-деятельности успешно проявляется только в том слу- чае, если сама организация, в особенности действующая в ней система управления, удовлетворяет определенным тре- бованиям.

Систематизация этих требований привела к появлению но- вой идеологии функционирования организаций, называемой Best Practice В рамках ВР деловые организации должны постоянно повышать качество и эффективность всех направ- лений своей деятельности с целью обеспечения конкуренто- способности на мировом рынке. Для этого необходимо вне- дрять новые технологии управления, позволяющие реагиро- вать на изменения конъюнктуры без малейшего промедления, чтобы всегда быть впереди конкурентов.

Быстро меняющаяся или нестабильная среда глобального рынка подразумевает высокую степень изменчивости основ- ных экономических параметров, непосредственно связанных с ведением деловой активности. Это и спрос, предложение, ну- жды и запросы клиентов, действия конкурентов в соперниче- стве за рынок сбыта, изменение законодательной базы внутри одной страны или от страны к стране при развитии торговли в нескольких странах.

Деловая организация, действующая в современных усло- виях ведения бизнеса, должна уметь выдерживать жесткую конкуренцию со стороны соперников и мгновенно адаптиро- ваться к происходящим изменениям. Её система управления должна быть организована так, чтобы указанные свойства были нормой работы, а не исключительными и временными факторами.

Основной проблемой, препятствующей развитию совре- менных деловых организаций, является не недостаток капита-

ла, а отсутствие необходимой информации для его использо- вания с наибольшим успехом. Часто приходится слышать от зарубежных экспертов, что основным тормозом развития на- шей экономики является отсутствие квалифицированного ме- неджмента. Знания и опыт менеджера являются частью ин- формационного ресурса организации.

Информатизация как процесс нализации управления организаций только тогда может принести ощутимые плоды, когда она сопровождается опережающим ростом профессио- нальной подготовки менеджеров всех уровней. Скорость об- новления научно-информационного потенциала работников звена управления организацией должна не только соответст- вовать меняющимся потребностям общественного производ- ства, но и опережать Любое управленческое решение —

это элемент рационализации, содержащий в себе прогноз раз- вития организации, включая процедуру оптимизации путей достижения поставленной

Экономисты, ориентированные на практическую деятель- ность, предлагают сформулировать основной мотив внедрения электронной коммерции в экономическую деятельность как рационализацию затрат цепи доставки продукта от произ- водителя к потребителю приувеличении товарооборота.

Рационализирующее воздействие новых информационных технологий на организационные системы всех типов связано с возможностью непосредственного общения деловых партне- ров в реальном времени и мгновенным преодолением огром- ных расстояний. Это воздействие настолько велико, что в ближайшее время следует ожидать стремительного роста чис- ла организаций, которые сменят свои офисы на место в миро- вом сетевом пространстве. Такой переход является наиболее рациональным для деловых организаций, ведущих междуна- родную деятельность или работающих с большим количест- вом партнеров и клиентов, разбросанных на достаточно боль- ших расстояниях,

Контрольные вопросы к теме

Что такое рационализация?

2. Кем были сформулированы принципы

3. Когда принципы рационализации стали использоваться в

4. На чем основывается рационализация в современных ус- ловиях?

5. Каковы показатели результативности рационализации?

6. Как оценивается уровень рационализации?

7. Что нужно сделать, чтобы поднять уровень рационали- зации в организации?

8. Назовите основные направления рационализации произ- водства.

9. Как связаны принципы рационализации с методами по- вышения качества организационных систем?

Какие стандарты качества Вам известны? Что такое эмерджентность?

12. Какое влияние оказывают новые коммуникационные технологии на рационализацию организационной деятельно- сти?

13. Оцените уровень информатизации управленческих процессов.

14. В чем проявляется рационализирующее воздействие электронной коммерции?

15. Как влияет электронная коммерция на условия выпол- нения финансовых трансакций?

16. Что, по Вашему мнению, сдерживает переход отечест- венных предприятий к рациональным методам ведения бизне- са в сети?

17. При каких условиях рационализирующее воздействие новых методов ведения бизнеса проявляется наиболее успеш- но?'

7. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ

7.1. Формированиеорганизационныхструктур

Проектирование организационной системы представляет собой процесс создания прообраза будущей организации. Оно должно включать в себя не только описание организации на начальный момент ее существования, но и прогноз ее даль- нейшего развития. Особое место в этом процессе отводится формированию организационной структуры.

Научно обоснованный процесс формирования организаци- онных структур управления основан на использовании мето- дов системного который базируется на соблюдении следующих принципов:

• корректная формулировка целей и подцелей проектируе- мой организации с учетом их актуальности, новизны и возможности практической реализации;

• постановка всех управленческих задач, без решения ко- торых реализация целей окажется невыполнимой;

• обоснованное распределение применительно к этим зада- чам функций, прав и ответственности по вертикали управления — от генерального директора предприятия до исполнителей;

• выявление всех необходимых связей и отношений по го- ризонтали управления, с целью координации деятельно- сти всех функциональных звеньев и вспомогательных

служб в рамках выполнения общих текущих задач и реа- лизации перспективных производственных программ;

• ограниченное сочетание вертикали и горизонтали управ- ления путем нахождения оптимального для данных усло- вий соотношения централизации и децентрализации управления;

• соблюдение правил композиции и декомпозиции, сфор- мулированных в законе единства анализа и синтеза.

При формировании организационной структуры уже на на- чальном этапе проектирования необходимо определить ис- ходную позицию и выявить начальные условия, С этой целью нужно оценить влияние внешней среды с учетом системы свя- зей элементов внутренней структуры с субъектами и объекта- ми, находящимися вне организации. Также важно установить, какие факторы и явления во внешней среде могут оказать су- щественное влияние на деятельность организации.

Исследование влияния внешней среды на проектирование организации должно осуществляться в последовательности, отображенной на рис. 7.1.

Выявление и описание элементов внешней среды Установление взаимосвязей с элементами внешней среды Определение динамики развития элементов внешней среды

Оценка влияния внешней среды на организацию

Формирование механизма обеспечивающего своевременную и адекватную реакцию организации на

изменения во внешней среде

Рис. Последовательное исследование влияния внешней среды

Проектирование организационной системы — сложный процесс, состоящий из многих этапов.

Первый этап — определение главной цели будущей орга- низации с учетом состояния внешней среды и потребностей общественного развития. Цель деловой организации России должна исходить из специфики перехода экономики на ры- ночные отношения. В основе проектирования новых и преоб- разования старых организационных систем лежит задача создания организаций, работающих в соответствии с обще- принятыми принципами ведения экономической деятельно- сти. При этом учитываются особенности предшествующего развития и современного состояния экономики страны, на- циональные особенности и поведенческие характеристики на- селения, а также другие факторы и условия, определяющие деятельность социальных организаций.

Цель деловой организации базируется на коммерческой идее и поэтому она определяется на основе анализа рынка и соответствующих маркетинговых исследований. Цель должна быть актуальной, достижимой, реальной, понятной исполни- телям, соизмеримой с возможностями и выполняемой в кон- кретные сроки. При определении цели социальная ориентация организации должна рассматриваться с двух точек зрения: с позиции запросов потребителя, т.е. удовлетворения потребно- стей общества в товарах и услугах, и с позиции решения про- блем обеспечения устойчивого поступательного развития самой организации при удовлетворении социальных потреб- ностей собственного коллектива.

Решая задачи проектирования организации, целесообразно выделить три основных группы целей: функциональные цели, цели-аналоги и цели развития.

Функциональная цель. Такая цель уже достигалась ранее на данном предприятии. Работа предприятия в режиме дости- жения функциональной цели схематично изображена на рис. 7.2.

Цель

В2

Рис. 7.2. Функциональная цель

Система в процессе работы переходит из точки А в точку В по траектории АВ, которая определяет функционирование системы. Затем система переходит в точку по траектории

и цикл повторяется, пока система не достигнет состояния

В, и т.д.

Для торгового предприятия примером функциональной це- ли может быть закупка и реализация через одинаковые про- межутки времени определенной партии товара. Такая цель не может стоять перед проектируемым вновь предприятием.

Цели-аналогиопределяют решение задачи, которая была уже ранее достигнута на другом предприятии, но ни разу не достигалась на проектируемом предприятии. Действие систе- мы при достижении цели-аналога поясняется на рис. 7.3.

Рис. 7.3. Цель-аналог

Проектируя предприятие, нужно изучить, как аналогичное предприятие достигало цели, которая обозначена точкой В на этом рисунке. Проектируемое предприятие должно прежде всего выйти на исходную позицию, соответствующую началу работы аналогичного предприятия (т. и только после это-

го, пользуясь методами оно сможет пе-

рейти в точку соответствующую выполнению поставлен- ной цели.

Цель развития. Это цель, которая никогда ранее никем не достигалась. Такая цель, как правило, связана с образованием новых систем. Примером может служить создание в городах России системы коммерческих учебных заведений (институ- тов, гимназий и лицеев) или частных фирм по оказанию раз- личного рода услуг. На первом этапе новизна такой цели за- ключалась в том, что ранее в нашей стране не существовало организаций подобного типа, поэтому не было и опыта работы в этой сфере деятельности.

Несомненно, что сложность процесса проектирования и сложность самой организации будет определяться типом цели. В первом случае проектирование новой организации или раз- витие старой сводится к внедрению уже «обкатанных» в прежней работе методов. Во втором проектирование предусматривает обязательный анализ работы организаций, занимающихся аналогичным видом деятельности, и выбор наиболее подходящего варианта для вновь создаваемой орга- низации. В последнем случае для создания новой организации с не существовавшим ранее (во всяком случае, в нашей стра- не) направлением деятельности потребуется максимальное напряжение сил и полная самостоятельность в принятии осно- вополагающих решений.

Какой же тип целей наиболее характерен для современных предприятий России? Нестабильность экономической обста- новки, активные процессы формирования рыночных отноше- ний приводят к частым изменениям во внешней среде органи- зации, что не дает ей возможности работать в режиме функ-

циональной цели в течение более или менее длительного вре- мени даже при неизменной целевой установке.

Несмотря на то что функциональная цель является необхо- димой составляющей целевых установок многих организаций, занимающихся проблемами развития своего дела, большинст- во организаций при решении проблем дальнейшего развития предусматривает использование целей-аналогов. Сопоставле- ние данных по целевой ориентации с выбранной общей стра- тегией развития организации (рост, умеренный рост, сокраще- ние) показало, что в режиме функциональной цели в основном работают те фирмы, которые ориентируются на своей деятельности, а также некоторые фирмы, руково- дствующиеся стратегией умеренного роста. В режиме цели- аналога работают организации, проектирующие расширение деятельности за счет освоения новых сегментов рынка. Работа только в режиме цели развития нехарактерна для деловых ор- ганизаций России. Ориентация на работу одновременно по трем целей доступна лишь крупным, успешно разви- вающимся организациям.

При планировании деятельности уже существующей орга- низации в системе подцелей необходимо иметь цели функ- ционального типа. Для организаций, реализующих стратегию развития или ускоренного развития, необходимость наличия такой цели объясняется тем, что в условиях экономической нестабильности и острой конкурентной борьбы функциональ- ная цель носит «страховочный характер» и помогает выжить при неблагоприятном стечении обстоятельств. Недостатком функциональных целей является то, что в условиях насыщен- ного рынка и относительной стабильности цен они соответст- вуют малодоходным видам деятельности.

Проектирование организации, реализующей стратегию ус- коренного развития, требует наличия в ее деятельности как минимум цели-аналога или цели развития. Ориентируясь на цель развития, следует помнить, что ее реализация доступна только относительно крупным организациям. Это объясняется

тем, что реализация цели развития требует создания не только новых производственных или функциональных подразделе- ний, но и новых структур управления, что связано с большими материальными и интеллектуальными затратами. Кроме того, при проектировании современной деловой организации долж- ны быть учтены затраты на создание развернутой системы информационного обеспечения.

После определения общей цели необходимо в зависимости от объективных потребностей рынка и требований, задавае- мых проектируемой системе более широкой организационной системой (государством, объединением предприятий, голов- ной организацией), разработать набор (подцелей), которые должны быть совместимы с главной це- лью. При их разработке должны быть учтены ресурсные воз- можности проектируемой организации (материальные средст- ва, финансовые возможности, включая заемные сы-

рье, оборудование, помещения и персонал). Цели-ориентиры должны быть развернуты во времени и распределены по сро- кам их выполнения. Наиболее удобным методом реализации этого этапа проектирования деловой организации является це- левое планирование.

Цель деловой организации является многоплановой. Кроме выполнения своего функционального назначения в качестве элемента общественной структуры, организации как само- стоятельно действующей системе, приходится решать задачи, обеспечивающие ее жизнеспособность и состоятельность в рамках общественной среды. Последнее утверждение опреде- ляется борьбой за выживание в условиях острой конкуренции. Цели, связанные с борьбой организации за свое существова- ние, называются тактическими целями системы. Некоторые из них могут противоречить функциональным целям. Так напри- мер, стабильность работы организации — одно из основных условий ее существования. Но не менее важны и нововведе- ния технологического и организационного порядка, которые могут привести к нарушению стабильности.

В процессе проектирования организационных систем целе- сообразно ориентироваться на такие понятия, как официаль- ные, оперативные и операционные цели.

Официальные цели соответствуют общему назначению, миссии и стратегическим замыслам организации, они характе- ризуют внешнюю направленность организации, перспективы ее развития и защитные функции. Эти цели содержатся в уста- ве организации, отражаются в рекламе и официальных изда- ниях и используются при создании имиджа организации. Они не всегда адекватно отражают действительное положение ве- щей в организации.

Оперативные цели соответствуют текущему моменту деятельности организации и тому, чем на самом деле занима- ется организация. Эти цели отличаются внутренней направ- ленностью, мобилизацией ресурсов и отражаются в планах работы организации.

Операционные цели характеризуются конкретизацией и детализацией задач, более четким распределением функцио- нальных обязанностей, контролем за исполнительской дисци- плиной, возможностью измерения параметров.

Эта классификация позволяет выделить необходимые це- ли-ориентиры в той последовательности, которая наилучшим образом способствует достижению главной цели организации.

После разработки развернутой во времени последователь- ности целей-ориентиров необходимо определить стратегиче- скую концепцию организации. Затем — выбор общей страте- гии, который особенно важен для деловой организации, поскольку он определяет конкретные процедуры управления организацией, ее способность приспосабливаться к быстро меняющимся внешним условиям, выбирать наиболее эффек- тивные пути достижения поставленных целей.

Стратегия должна быть адекватна цели и функционально- му назначению организации, она существенно зависит от со- стояния внешней среды. В условиях переходного экономической нестабильности и активных процессов форми-

рынка даже небольшие по размеру деловые организа-

ции вынуждены работать в рамках комбинированных Страте- гий, представляющих собой набор нескольких базовых страте- гий, которые были рассмотрены нами при изучении закона развития организаций.

Правильный выбор стратегии действия позволяет перейти к следующему этапу организационного проектирования — к созданию организационной структуры. Основой для разработ- ки организационной структуры служит общая схема функцио- нального взаимодействия предполагаемых подразделений (ор- ганизационная модель). Эта модель формируется на базе ор- ганизационной концепции, во многом зависящей от стиля работы руководителя. При этом должен учитываться опыт ра- боты других организаций и внешние требования, предъявляе- мые к вновь создаваемой организации.

На базе сформированной модели производится вычисли- тельный эксперимент, результаты которого используются для выбора варианта организационной структуры системы управ- ления и определения набора исполнительных звеньев, с учетом взаимодействия между ними. Разработка организаци- онной структуры предусматривает создание системы управле- ния, обеспечивающей эффективное действие организации в будущем.

На рис. 7.4. показана последовательность перехода от це- лей организации к организационной структуре управления с последующей оценкой эффективности построения этой струк- туры. За основу взята схема из учебного пособия Б.З. ра «Теория организаций».

В результате выполнения показанных на схеме этапов про- ектирования определяются схема функционального взаимо- действия подразделений и блок-схема организационной структуры организации. На базе этих схем производится со- ставление штатного расписания и разработка функциональных требований каждого подразделения и должностных инст- рукций для всех членов организации.

Главная цель

Цели - ориентиры

Внешние требования

Стратегическая концепция

Общая стратегия, обеспечивающая достижение поставленных целей

Схема функционального взаимодействия

(организационная модель)

Схема организационной структуры управления

Оценка эффективности построения организационной структуры

7.4. Переход от целей организации к ее структуре

На основе разработанной функциональной схемы и после- довательности целей-ориентиров производится оценка по- требностей в материальных и денежных ресурсах, необходи- мых для достижения поставленных целей. Очевидно, что определяемые на данном этапе организационного проектиро- вания потребности в материальных и людских ресурсах носят ориентировочный характер. Они, безусловно, могут уточнять- ся и конкретизироваться в процессе работы организации.