ТЕМА 6. Системи обробки тексту

Лабораторна робота № 5

Тема: Робота з таблицями та об’єктами у текстовому процесорі MS Word.

Лабораторна робота № 6

Тема: Редагування та форматування тексту та абзаців. Робота з вставками в текстовому процесорі MS Word. Створення візитки.

Лабораторна робота №7

Тема: Редагування та форматування даних у табличному процесорі MS Excel.

Лабораторна робота № 8

Тема:Складання формул у табличному процесорі MS Excel.

Лабораторна робота № 9

Тема:Побудова та редагування діаграм у табличному процесорі MS EXCEL.

Завдання до самостійної роботи

1. Склад та функції стрічки Word.

2. Створити звіт з лабораторних робіт з автоматизованим змістом і титульною сторінкою (не потрібно вводити зайві пропуски (Space) та знаки абзацу (Enter)).

3. Склад та функції стрічки Excel.

4. Набути практичних умінь та навичок по представленню числових даних у різних форматах. Ряди значень, прогресії та списки.

5. Скласти звіти до лабораторних робіт.

Орієнтовний план:

ТЕМА 6. Системи обробки тексту

1. Прикладне програмне забезпечення. Системи опрацювання текстів.

2. Інтерфейс текстового процесора MS Word.

3. Базові операції та прийоми роботи з документами у текстовому процесорі MS Word.

4. Технологія створення списків, виносок, приміток, закладок, гіперпосилань, колонтитулів.

5. Впровадження в документ графічних об’єктів, схематичних діаграм та математичних формул.

6. Робота з таблицями в текстовому процесорі MS Word. Обчислення в таблицях.

ТЕМА 7. Системи табличного оброблення даних

1. Основні поняття та можливості використання табличного процесора. Елементи електронної таблиці.

2. Огляд інтерфейсу табличного процесора Microsoft Excel. Рядок формул. Технологія роботи з робочими аркушами.

3. Типи даних в Excel та числові формати. Введення даних до комірок та редагування їх вмісту. Вікно «Формат клітинок», його вкладки.

4. Застосування формул та функцій в табличному процесорі Microsoft Excel. Відносні та абсолютні посилання на адреси комірок. Автозаповнення та автонумерація.

5. Створення діаграм та графіків на основі табличних даних.

ТЕМА 6. Системи обробки тексту

1. Прикладне програмне забезпечення. Системи опрацювання текстів.

2. Інтерфейс текстового процесора MS Word.

3. Базові операції та прийоми роботи з документами у текстовому процесорі MS Word.

4. Технологія створення списків, виносок, приміток, закладок, гіперпосилань, колонтитулів.

5. Впровадження в документ графічних об’єктів, схематичних діаграм та математичних формул.

6. Робота з таблицями в текстовому процесорі MS Word. Обчислення в таблицях.

1. Прикладне програмне забезпечення. Системи опрацювання текстів.

1.2. Характеристика систем опрацювання текстів

Текст – це будь-яка інформація, зображена символами клавіатури комп’ютера.

Для роботи з такою інформацією використовуються спеціальні програми – системи підготовки (опрацювання) текстів, серед яких виділяють:

Текстові редактори (Блокнот, Wordpad тощо) – мають обмежений набір функцій.

Текстові процесори (Word, Лексикон, Wordperfect тощо) – текстові редактори з розширеними можливостями.

Видавничі системи – для підготовки електронного оригінал-макета книги, газети тощо (PageMaker, QuarkxPress, Venture Publisher тощо).

Найбільш поширеними є – текстові процесори.

Дану тему вивчатимемо на прикладі представника програмного пакета Microsoft Office, до якого входять: текстовий процесор Word, табличний процесор Excel, СУБД Access, засіб для створення презентацій Power Point, засіб для створення публікацій Publisher.

Ми будемо говорити про текстовий процесор Word.

Основні функції текстових процесорів взагалі і текстового процесора Word зокрема:

- введення тексту в комп’ютер.

- виділення частин тексту (способи і методи).

- редагування тексту.

- перенесення та копіювання фрагментів тексту; їх знищення (способи і методи).

- форматування (шрифтів, абзаців тощо).

- розмітка тексту на сторінки з певною кількістю рядків та інтервалів між рядками.

- пошук необхідної інформації в тексті.

- друк тексту із заданою щільністю, якістю тощо.

- зберігання тексту на магнітних дисках.

- робота з декількома документами одночасно.

2. Інтерфейс текстового процесора MS Word.

Перед тим як розглянути елементи вікна даної програми, необхідно зазначити, що це типове вікно Windows, крім того, подібні елементи є і у вікнах інших програм пакету Microsoft Office.

Структура вікна Office Word 2010 (рис. 1)

Інтерфейс користувача спрощує пошук необхідних елементів і за допомогою командних вкладок та наборів команд, пов’язаних з активною командною вкладкою, пропонує тільки те, що потрібне користувачу в даний момент.

Командні вкладки інтерфейсу користувача Office Word 2010 впорядковані згідно з послідовністю завдань, які, як правило, виконуються при роботі над різними етапами створення документа.

Рис. 1 Елементи вікна Office Word 2010

1. Рядок заголовку програми містить назву програми Microsoft Word та назву документу – за замовчуванням – Документ 1.

2. кнопки управління вікном програми, а нижче – документу (x – закрити, 2 – змінити розмір, 0 – згорнути).

3. системний значок , натиснення якого дозволяє відкрити системне меню
(рис. 2)

Рис. 2 Системне меню

4. панель швидкого доступу , яку можна налагоджувати (рис. 3)

.

Рис. 3 Налагодження панелі швидкого доступу

5. Стрічка (рис. 4).

6. Ярлик з назвою активного документа (Панель ярликів з назвами відкритих документів).

7. Робоча область

8. Горизонтальна і вертикальна лінійки з засобами для налагодження розмірів полів сторінки.

9. Маркери горизонтальної лінійки для налагодження деяких параметрів абзацу.

10. Смуги прокрутки (Горизонтальна і вертикальна) з повзунками і відповідними елементами керування.

11. Рядок стану (Статусний рядок)

12. Індикатор кількості сторінок у поточному документі

13. Інтерактивна панель інструментів Word Count (Підрахунок слів) дозволяє спостерігати за зміною розміру вмісту документа і дозволяє відображати дані в повноекранному режимі

14. Кнопка виклику діалогового вікна перевірки правопису

15. Кнопка виклику діалогового вікна зміни мови

16. Кнопка запису макросу

17. Засоби управління відображенням документа

18. Повзунок Масштаб – інструмент, що дозволяє збільшити або зменшити масштаб зображення безпосередньо під час роботи.

Елементи рядку стану можна додавати або приховувати, клацнувши по ньому правою кнопкою миші (рис. 12, 13).

Стрічка складається з трьох елементів: вкладок, груп і команд.

рис. 4 Стрічка та її елементи

1. Вкладки розміщені вздовж верхньої частини стрічки. На кожній з них представлені інструменти для вирішення основних задач у даній програмі.

2. Групи представляють собою набори пов’язаних команд. Вони залишаються на екрані і готові до використання, надаючи візуальні підказки.

3. Команди зібрані у групи. Командою може бути кнопка, рядок меню або поле, в яке вводяться дані.

Зверніть увагу: якщо у правому нижньому кутку групи є такий елемент (рис. 5):

Рис. 5 Група «Шрифт» вкладники Главная

Це означає, що натиснувши на нього лівою кнопкою миші, відкриється відповідне діалогове вікно (рис. 6).

- Рис. 6 Діалогове вікно «Шрифт» з двома вкладками

- Контекстні вкладки відображаються при виділенні об’єкту.

- Наприклад, при виділенні графічного об’єкту з’являється контекстна вкладка «Работа с рисунками», яка, у свою чергу, містить одну вкладку «Формат» (рис. 7):

Рис. 7 Контекстна вкладка, що з’являється при виділенні графічного об’єкту

Призначення командних вкладок і вміст кожної з них

- Вкладка Головна містить команди, пов’язані з буфером обміну, вибором шрифтів, налагодженнями абзацу, стилями і правкою.

- Вкладка Вставка містить інструменти для додавання сторінок, таблиць, ілюстрацій, посилань, заголовків, колонтитулів, текстових об’єктів і символів у документ.

- Вкладка Розмітка сторінки містить команди для роботи з темами, фоновими зображеннями і інтервалами між абзацами в документі. Крім того, тут можна налагоджувати параметри сторінки і порядок розташування елементів на сторінці.

- Вкладка Посилання містить спеціальні елементи, що використовуються при створенні великих документів, статей, наукових робіт тощо: зміст, виноски, цитати і бібліографія, заголовки, предметний покажчик і список ілюстрацій.

- Вкладка Розсилки – тут можна знайти все, що необхідне при створенні, попередньому перегляді і реалізації проекту злиття, пошти.

- Вкладка Рецензування містить всі команди, необхідні для перевірки (орфографія, тезаурус тощо) документа і надання до нього доступу іншим користувачам з метою перегляду. Тут також є команди для додавання коментарів, відстеження і обробки змін, порівняння версій і захисту документа.

- Вкладка Вигляд містить все необхідне для відображення документа різними способами, починаючи з базових режимів перегляду документа і закінчуючи набором засобів відображення для роботи з лінійками і сітками, а також для роботи з декількома документами в кількох вікнах.

3. Базові операції та прийоми роботи з документами у текстовому процесорі MS Word.

3.1. Способи створення документа

Новий файл може бути створений за допомогою:

3.1.1. команди вкладки Файл | Создать | Создать… (рис. 8)

Рис. 8 Подання Backstage

3.1.2. кнопки Создать панелі швидкого доступу (якщо немає – можна налагодити, використовуючи меню Настройка панели быстрого доступа... – клацнути лівою кнопкою миші по команді Создать) (рис. 9).

Рис. 9 Налагодження панелі швидкого доступу

3.1.3. комбінації клавіш Ctrl-N.

У цьому випадку документ буде створений із шаблоном NORMAL (новый документ або обычный).

Додаткові можливості створення документів з іншими шаблонами (бланками) використовуються при виборі команди ФайлèСоздать. Якщо потрібно створити документ на основі існуючого в програмі або на сайті Office.com шаблону, треба клацнути на значку з відповідною назвою.

3.2. Введення тексту. Правила набирання тексту.
Спеціальні засоби введення тексту

Введення тексту в документ

Існує декілька способів введення тексту в документ:

1. Безпосередньо з клавіатури – вручну.

2. Вставка елемента Автотексту – напівавтоматизовано.

3. Сканування паперового носія тексту – автоматизовано.

1. При введенні тексту з клавіатури використовуються усі цифрові і символьні клавіші, а також клавіша Shift (однократне використання верхнього регістру) і CаpsLock (постійне використання верхнього регістру). Клавіша Enter використовується тільки для закінчення абзацу. Верстка рядків і сторінок – автоматична.

Для примусового утворення нової сторінки потрібно натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Enter, для переходу на новий рядок без утворення абзацу – Shift + Enter.

2. Автотекст – це текст, що зберігається у спеціальному словнику, і використовується для полегшення багаторазового введення фраз, виразів, що повторюються, довгих речень. Нижче розглянуті засоби його створення, використання, видалення і запам’ятовування.

2.1. Створення елемента Автотексту.

· Введіть текст, який необхідно зробити елементом Автотексту.

· Виділіть підготовлений текст.

Далі у вкладці Вставка обрати гурупу Текст, а в ній – Экспресс-блоки.

Далі – команди: Автотекст è Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста. (рис. 10)

Рис. 10 Створення елемента Автотексту

2.2. Вставка елемента Автотексту

Щоб використати елемент автотексту, потрібно скористатись одним із способів:

· набрати перші чотири букви і, після появи підказки, натиснути клавішу Enter (це функція автозавершення);

· меню Вставкаè Экспресс-блоки è Автотекст, далі вибрати зі списку потрібний елемент автотексту.

2.3. Видалення елемента Автотексту.

· меню Вставкаè Экспресс-блоки è Организатор стандартных блоков, з’явиться діалогове вікно.(рис. 11)

· далі вибрати зі списку елемент автотексту, який потрібно вилучити, і натиснути кнопку Удалить діалогового вікна.

Рис. 11 Діалогове вікно «Організатор стандартних блоків»

3.3. Редагування тексту

Редагування тексту включає:

Видалення (вилучення, знищення) символів

Додавання нових символів або заміна одних символів іншими

Для видалення символів використовуються такі клавішіта їх комбінації:

Backspace () – знищення символу, який стоїть зліва від курсору.

Ctrl+Backspace– знищення одного слова, зліва від курсору.

Delete (Del) – знищення символу, який стоїть справа від курсору.

Ctrl+Del– знищення одного слова, справа від курсору.

Додаваня нових символів або заміна одних символів іншими

Режими додаваня нових символів

Клацнувши правою кнопкою миші на рядку стану у вікні Office Word 2010, з’явиться спливаюче меню з інформацією про різні елементи, у т.ч. параметри введення (рис. 12).

Рис. 12 Спливаюче вікно «Налагодження рядку стану»

Клацнувши лівою кнопкою миші на елементі, Замена, можна розмістити його відображення в рядку стану.

Даний елемент дозволяє перемикати режими заміни і вставки (рис. 13).

Рис. 13 Налагодження елементів рядку стану

При редагуванні тексту часто доводиться працювати не з окремими символами, а з фрагментами тексту.

Виділення окремих фрагментів тексту – це одна з операцій, яка постійно застосовується при роботі з текстом. Вона потрібна, щоб вказати, з яким об’єктом виконується наступна дія.