Amp;1. Құжаттардың құрамы, жiктелуi және бір ізге түсірілуі

Азақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың тұрпатты ережелері

Тарау. Жалпы ережелер

1. Қазақстан Республикасы мемлекеттік ұйымдарында құжаттау мен құжаттаманы басқарудың Тұрпатты ережелері (бұдан әрі - Ережелер) қағаз негiздегi секiлдi ақпараттық технология арқылы алынған электрондық деректердi, оның iшiнде электрондық цифрлық қолтаңба қойылған электрондық құжаттар түріндегi құпиясы жоқ ресми құжаттарды жасаудың және олармен жұмысты ұйымдастырудың мемлекеттік ұйымдар (бұдан әрі - ұйымдар) үшін міндетті жалпы талаптарын белгілейді.

2. Осы Ережелер Қазақстан Республикасының "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Заңына , Қазақстан Республикасының "Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы" Қазақстан Республикасы Заңына өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы" Заңына , Қазақстан Республикасының "Нормативтік құқықтық актілер туралы" Заңына , Қазақстан Республикасының "Әкімшілік рәсімдер туралы" Заңына , Қазақстан Республикасы Президентінің "Мемлекеттік аппараттың жұмыстарын жақсарту, төрешілдікке қарсы күрес және құжат айналымын қысқарту жөнiндегi шаралар туралы" 2000 жылғы 30 шілдедегі N 427 Жарлығына , Қазақстан Республикасы Үкiметiнiң "Қазақстан Республикасында мұрағат iсiн дамытудың 2001-2005 жылдарға арналған бағдарламасын бекiту туралы" 2001 жылғы 11 маусымдағы N 797 қаулысына сәйкес әзiрлендi. Тұрпатты Ережелерде Қазақстан Республикасы Президенті Әкімшілігі Басшысының 1998 жылғы 24 қазандағы N 17-457-Р бұйрығымен бекітілген "Қазақстан Республикасы Президентi Әкімшілігінде іс жүргізу жөніндегі нұсқау", Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2001 жылғы 31 қаңтардағы N 168 қаулысымен бекітілген "Қазақстан Республикасы Премьер-Министрі Кеңсесінде іс жүргізу жөніндегі нұсқау" қойған талаптар ескерiлген.

3. Ұйымдар осы Ережелерді қолданады немесе олардың негізінде:
1) іс жүргізу жөніндегі ведомстволық (салалық) нұсқауды әзiрлейдi және Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттаманы басқарушы уәкілетті мемлекеттік органымен келiсе отырып бекiтедi;
2) ұйымдағы iс жүргiзу нұсқауын әзiрлейдi және облыстардың, Астана, Алматы қалаларының мұрағаттар мен құжаттаманы басқарушы уәкілетті мемлекеттік органдарымен, Қазақстан Республикасы орталық мемлекеттік мұрағаттарымен, Қазақстан Республикасы Президентi мұрағатымен келiсе отырып бекiтедi.

4. Бұл Ережелердiң бұрмалануына кiнәлi ұйымның басшысы және қызметкерлерi Қазақстан Республикасы заңдарына сәйкес жауап бередi.
5. Құжаттау мен құжаттаманы басқару iсiне басшылық пен бақылауды ұйымның Үлгі ережелер (1-қосымша) негізінде әзірленген құжаттама қызметi туралы Ережесiне сәйкес жұмыс жасайтын құжаттама қызметі жүзеге асырады.
Штат кестесінде құжаттама қызметі қарастырылмаған шағын ұйымдар мен ұйымның құрылымдық бөлімшелерінде аталған функциялар лауазымды тұлғаға жүктеледі.

6. Құжаттама қызметінің басшысы (лауазымды тұлға) ауысқан кезде құжаттар мен iстер жаңадан тағайындалған құжаттама қызметі басшысына (лауазымды тұлғаға) қабылдау-өткiзу актісiмен тапсырылады (2-қосымша).

7. Қазақстан Республикасының мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөнiндегi уәкілетті мемлекеттік органы, облыстардың, Астана, Алматы қалаларының мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөнiндегi уәкiлеттi мемлекеттiк органдары, Қазақстан Республикасының Орталық мемлекеттік мұрағаттары, Қазақстан Республикасының Президентi мұрағаты, облыстардың, қалалардың, аудандардың мемлекеттiк мұрағаттары және олардың филиалдары (бұдан әрi - мемлекеттiк мұрағат мекемелерi) ұйымдарға Ережелердi ендiруде әдiстемелiк және тәжiрибелiк көмек көрсетедi, Ереже талаптарының орындалуын бақылайды.

8. Бұл Ережелерде Қазақстан Республикасы Мемлекеттік ҚР СТ 1037-2001 "Іс жүргізу және мұрағат ісі. Терминдер мен анықтамалар" стандартында белгiленген терминдер пайдаланылды.

Тарау. Құжаттау

amp;1. Құжаттардың құрамы, жiктелуi және бір ізге түсірілуі

9. Ұйым қызметi басқару құжаттамасымен қамтамасыз етiледi. Басқару құжаттамасының құрамы ұйымның өкiлеттiк құзырына, мәселелердi шешудiң тәртiбiне (жеке дара өкiмдiк қызмет арқылы немесе алқа арқылы шешу қағидалары), басқа ұйымдармен байланыс көлемiне және олардың сипатына қарай анықталады.

10. Ұйымда әкiмшiлiк және ұйымдастырушылық мәселелерiн, басқару, өзара iс-әрекет жасау және қызметтi реттеу мәселелерiн шешу мақсатында мынадай құжаттар жасалады:
1) ұйымдастырушылық-құқықтық (жарғылар, ережелер, регламенттер, нұсқаулар, штат кестелерi және басқалары);
2) өкiмдiк (қаулылар, бұйрықтар, өкiмдер, шешiмдер және басқалары);
3) анықтамалы-ақпаратты (актiлер, шарттар, баяндау және түсiнiктемелiк хаттар, қорытындылар, пiкiрлер, тiзбелер, хаттар, мәлiметтер, келiсiмдер, тiзiмдер, анықтамалар және басқалары);
4) жоспарлы-есептi (жылдық, тоқсандық, айлық, басқа да жеке жоспарлар мен есептер);
5) қызметкерлердiң еңбек қызметiн және оларды зейнет ақымен қамтамасыз етуге аударылған ақша туралы мәлiметтердi растайтын құжаттар.
Ұйым өз жұмыс ерекшелiктерiне байланысты құжаттардың бұдан басқа да түрлерiн жасайды.

11. Өкімдік құжат ұйым-автордың немесе жоғары тұрған органның өкімдік құжатымен жойылады немесе өзгертіледі. Өкімдік құжаттың әрекет ету күшi Қазақстан Республикасы заңдарымен белгіленген тәртіпте тоқтатылуы мүмкін.

12. Басқа ұйымдардың мүдделеріне қатысты құжат жобасы олармен алдын-ала келісіледi. Құжат жобасына келіспеушіліктер қосымшамен ресiмделедi немесе ілеспе хатта көрсетіледі.

13. Ұйымдардың алқалы органдары мәжілістерінде мәселелерді талқылау барысы және қабылданатын шешімдер хаттамаларда жазылады. Хаттамалар мәжіліс барысын жазу, стенограмма, дыбыс немесе бейне жазба және мәжіліске дайындалған хаттамаға тіркелетін құжаттар (баяндамалар, сөйленген сөздер, анықтамалар, сараптамалық қорытындылар, қаулылардың немесе шешімдердiң жобалары, қатысу парақтары, шақырылғандар тізімдері) негізінде ресімделеді. Егер мәжіліс барысы стенографияланса, онда стенограммалар мәтінiнiң мағынасы толық жазылады, басып шығарылып, куәландырылады да хаттамамен бірге сақталады. Ұйымдардың алқалы органдары регламентінде қарастырылған ерекше жағдайларда сөйлеуші өз сөзінің стенограммасына бұрыштама қоюы тиіс. Егер мәжіліс барысы дыбыс немесе бейне кассеталарға жазылса, онда олар хаттамаға қосып берiледi.

14. Ұйым өз құзырының шегінде басқа ұйымдармен және жеке азаматтармен хат алмасады.
Телефакс, электрондық пошта арқылы жiберiлген құжаттар адреске поштамен немесе фельдъегерлік байланыспен қосымша жолданады.

15. Әртүрлі құжаттарды жасау, ресiмдеу ережелерiн, олармен жұмыс жүргiзу тәсілдерiн, нысандары мен әдістерiн айқындау мақсатында құжаттар жіктеледi және бiр iзге түсiрiледi. Бұл ағымдағы іс жүргізуде құжаттармен жұмыс жеделдiгiн арттырып, оларды тез іздеп табуды қамтамасыз етедi және құжат айналымы ауқымын қысқартады.
Құжаттарды жіктеу олардың түрлерi (қаулылар, бұйрықтар, хаттамалар, хаттар, актілер, баяндау хаттар, шарттар және басқа құжаттар), нысаны (жеке, тұрпатты), мазмұны (қарапайым, күрделі), шығу тегі (ресми, жеке), жасалған орны (сыртқы, ішкі), сақталу мерзімдері (тұрақты, уақытша), қол жеткізуге шек қойылу деңгейі (ерекше маңызды, өте құпия, құпия, "Қызметте пайдалану үшін" белгісімен) бойынша жүргізіледі.

16. Ұйымда құжаттарды жіктеу үшін жіктегіш құрастырылады.
Жіктегіштi әзірлеу кезiнде ұйымның құрылтайшылық құжаттары, оның құрылымдық бөлімшелерi туралы ережелерi, қызметкерлердің лауазымдық нұсқаулары, істердiң тұрпатты (үлгi) номенклатурасы, ұйым iстерiнiң номенклатурасы, құжаттардың сақтау мерзімдері көрсетілген тізбелерi, тұрақты сақтаудағы істердiң және жеке құрам бойынша істердiң тізімдемелері пайдаланылады.

17. Құжаттарды бiр iзге түсiру құжаттардың тұрпатты нысандары мен дайын үлгі мәтіндерін, оларды құрастыру және ресiмдеу ережелерiн әзiрлеу болып табылады. Құжаттардың тұрпатты нысандары мен дайын үлгі мәтіндері, әдетте, жинақ түрінде ресімделеді.