Информационное обеспечение экономического анализа. Виды источников информации
Информационное обеспечение экономического анализа или его информационная модель должны соответствовать определенным общепринятым принципам. Это необходимо для того, чтобы результаты анализа деятельности различных предприятий можно было сравнивать между собой. Более того, государственные органы, контролирующие деятельность предприятий, предъявляют к информации, содержащейся в отчетах, жесткие требования. Эти требования в общем виде формулируются так: полнота отражения хозяйственной деятельности; правдивость учета; точность; простота и доступность; экономичность и рациональность.
Производство как объект наблюдения представлено тремя типами процессов: производственное потребление, выпуск готовой продукции, воспроизводство основных фондов. Стадия распределения представлена следующими процессами: распределение вновь созданного продукта – начисление зарплаты, отчисления в бюджет и внебюджетные фонды, в органы страхования; распределения прибыли по направлениям использования; перераспределение средств внутри конкретного предприятия. Обмен представлен процессами товарного и денежного обращения: снабжение и заготовка сырья и материалов; отгрузка и реализация готовой продукции; финансовые отношения; кредитные отношения. Потребление на уровне предприятия может быть измерено величиной расходов в непроизводственной социальной сфере: расходы на содержание детских садов, клубов, профилакториев и т.п., числящихся на балансе предприятия.
Особо следует отметить, что используемая информационная модель зависит от выбранного вида анализа. Так, в традиционном для российских предприятий варианте учета и анализа хозяйственной деятельности, хозяйственные средства представляют собой совокупность материальных и денежных средств, создаваемую, распределяемую и используемую в процессе производства. Они подразделяются на средства в сфере производства в сфере обращения. Средства в сфере производства включают в себя средства труда и предметы труда.
Если определить сущность экономической информации, то следует указать, что она должна вовремя предоставить достоверные количественные данные для реализации трех функций управления предприятием: планирования, контроля и оценки полученных результатов.
Основным источником информации служит отчетность предприятия: статистическая и бухгалтерская, как внутригодовая (за неделю, месяц, квартал, полугодие), так и годовая. Наиболее обширная информация имеется в годовом отчете предприятия, который включает в себя ряд отчетных форм и пояснительную записку. В годовой отчетности отражаются различные показатели, характеризующие деятельность предприятия в целом за год. Источником информации о том или ином показателе за срок меньше года, служит текущая статистическая и периодическая бухгалтерская отчетность. При изучении хозяйственной деятельности объединений, ассоциаций, холдингов используется сводная отчетность, которая отражает совокупные итоги их работы в целом.
Однако не все данные, необходимые для глубокого и всестороннего изучения деятельности предприятия, имеются в отчетности. Поэтому в качестве дополнительного источника информации используется хозяйственный учет — оперативный, бухгалтерский и статистический. Важное значение для углубления анализа имеет привлечение первичной учетной документации. Компьютерный учет позволяет оперативно сводить данные текущего контроля и получать ежедневные сводки, характеризующие отдельные стороны работы предприятия (выполнение норм выработки, расход материалов, выпуск продукции и т.п.). Это значительно расширяет информационную базу анализа. Широко используется при экономическом анализе плановая информация: данные перспективного, годового плана предприятия и его оперативных планов.
При проведении анализа используется и нормативная информация, т.е. нормы расхода основных и вспомогательных материалов, топлива и электроэнергии, нормы времени и нормы выработки, нормы амортизационных отчислений, нормативы отчислений от прибыли, налога с добавленной стоимости, нормативы оборотных средств, нормативы длительности производственного цикла.
Важным источником служит техническая и технологическая информация: технические паспорта на отдельные машины, технологические инструкции, государственные стандарты, технические условия и др.
Используются также данные внеучетного характера: акты обследований, ревизий, материалы проверок, проводимых различными организациями (финансовыми, кредитными, вышестоящими и др.), протоколы производственных совещаний, договоры с заказчиками и поставщиками, рекламации, материалы прессы и др. В тех случаях, когда для выявления характера и размера влияния отдельных факторов не требуется систематическая информация, используется выборочное изучение (например, при анализе качества продукции).
Правильность выводов, вытекающих из анализа хозяйственной деятельности, во многом зависит от достоверности информации, используемой в процессе анализа. Поэтому анализу должна предшествовать тщательная проверка источников информации на достоверность и точность. Для этого проводится счетная проверка отчетности (контролируется правильность арифметических подсчетов, проверяется связь между показателями разных форм отчетности и их согласованность, уточняется полнота отражения результатов инвентаризации в показателях отчетности и т. п.).
При анализе важное значение имеет идентичность и сопоставимость отчетных данных, используемых для оценки деятельности предприятия за сравниваемые отрезки времени, например, за первый квартал отчетного года и первый квартал предыдущего отчетного периода. В связи с этим проверяется согласованность и преемственность показателей отчетов за смежные периоды.