Общие требования к документам, изготовляемым с помощью технических средств.
УТВЕРЖДАЮ
Зам. директора по учебной работе
_______________Карбалевич Т.С.
“___”___________________2011г.
Практическое занятие №15
По дисциплине: «Информационные технологии».
Для специальности: 2-27 01 01 «Экономика и организация производства»,
2-25 01 35 «Бухгалтерский учет, анализ и контроль»
Инструкционно -технологическая карта №15
Тема:Компьютерное оформление документов.
Цель работы:формирование навыков по работе с различными видами документов с помощью средств MS Word .
Время выполнения: 2 часа.
Порядок выполнения работы
1. Ознакомиться с теоретическим материалом.
2. Выполнить задание выданное преподавателем.
3. Ответить на контрольные вопросы.
Теоретическая часть.
Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации – организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и др., т.е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны, и их трудно разграничить.
У нас в стране, в связи с развитием автоматизации управленческих процессов, разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются стандартами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет по статистике – формы первичной учетной и отчетной документации, Комитет по архивам и делопроизводству – систему организационно-распорядительной документации и т.д.
Унифицированные системы документации устанавливает общегосударственный классификатор унифицированной документации – ОКУД.
Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:
» организационные документы;
» распорядительная документация;
» информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация;
» плановая документация;
» отчетно-статистическая;
» кадровая документация;
» бухгалтерская документация.
… а так же: договорная документация, протокольная документация коллегиальных органов управления, налоговая, документация по социальной защите …
Основные требования к порядку оформления служебных документов изложены в нескольких основных нормативных документах и стандартах, в частности в:
» СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (стандарт введен в действие с 01.07.2005 г.).
Положения СТБ 6.38-2004 распространяются на организационно-распорядительные документы (далее – документы), которые подразделяются на три группы:
организационные положения, уставы, инструкции, правила и др.;
распорядительные приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.;
справочно-информационные акты, докладные и объяснительные записки, письма и др
Необходимо отметить, что положения, содержащиеся в СТБ, зачастую не отличаются четкостью и допускают многовариантность в оформлении, положения же Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий четки и конкретны, однако применяются лишь в государственных органах и государственных организациях, подчиненных Совету Министров.
Рис.1 Схема расположения и размеры реквизитов.
При оформлении организационно-распорядительных документов, в соответствии с СТБ 6.38-2004, используется следующий состав реквизитов:
1 — Государственный герб Республики Беларусь;
2 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
3 — код организации: код ОКОГУ по [1] для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;
4 — код документа по [3];
5 — наименование вышестоящей организации;
6 — наименование организации;
7 — наименование структурного подразделения;
8 — почтовый адрес отправителя;
9 — коммуникационные и коммерческие данные;
10 — название вида документа;
11 — дата;
12 — регистрационный индекс;
13 — ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
14 — место составления или издания;
15 — гриф ограничения доступа;
16 — адресат;
17 — гриф утверждения;
18 — резолюция;
19 — заголовок к тексту;
20 — отметка о контроле;
21 — текст;
22 — отметка о наличии приложения;
23 — подпись;
24 — гриф приложения;
25 — гриф согласования;
26 — визы;
27 — печать;
28 — отметка об исполнителе;
29 — отметка о заверении копии;
30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
32 — отметка о переносе данных на машинный носитель.
ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ С ПОМОЩЬЮ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ.
Текст документов на бланках формата А4 печатают через одинарный межстрочный интервал на компьютере, на бланках формата А5 через один межстрочный интервал (на машинке) или «точно» 14 пт. на компьютере. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала на пишущей машинке или полуторный на компьютере.
Набор текста с использованием средств вычислительной техники осуществляется в редакторе Microsoft Word, и применяется гарнитура шрифта Times New Roman в обычном начертании. Выравнивание по ширине листа.
В соответствии с СТБ 6.38-2004 размер шрифта должен быть не менее 13 пунктов (т.е. можно применять шрифты с размером и 14, и 18 и т.д. пунктов), для органов госуправления и государственных организаций, подчиняющихся Совету Министров Республики Беларусь, закреплен единый размер шрифта – 15 пунктов.
При оформлении документа на пишущей машинке реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Гриф приложения» отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом (на машинке).
Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.
При оформлении документа на компьютере реквизиты документа (кроме реквизита «Текст»), состоящие из нескольких строк, печатают с интервалом «точно» 14 пт. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Отметка о наличии приложения», «Гриф приложения» отделяются друг от друга одинарным интервалом.
Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом.
Например:
СОГЛАСОВАНО Одинарный
Председатель Комитета
по архивам и делопроизводству Точно 14 пт
при Совете Министров
Республики Беларусь Одинарный
Подпись Инициалы, фамилия Одинарный
Дата Полуторный
СОГЛАСОВАНО Одинарный
Министр финансов Точно 14 пт
Республики Беларусь Одинарный
Подпись Инициалы, фамилия Одинарный
Дата
Название вида документа печатают прописными буквами.
При наличии в документах нескольких подписей, располагаемых одна под другой, наименования должностей и расшифровку подписей разделяют полуторным или двойным межстрочным интервалом.
От границы левого поля (без отступа первой строки) печатают следующие реквизиты: «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», а также слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ».
Начало абзацев в тексте печатают с отступом первой строки 12,5 мм.
Реквизит «Адресат» оформляется с отступом от левого поля 80 мм.
Реквизиты «Гриф утверждения» и «Гриф ограничения доступа к документу» оформляется с отступом от левого поля 100 мм; отметка о приложении к правовому акту оформляется в правом верхнем углу колонтитула с отступом от левого поля 140 мм.
Расшифровка подписи в реквизите «Подпись» оформляется с отступом от левого поля 120 мм на уровне последней строки наименования должности.
При наличии нескольких грифов согласования и утверждения их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от левого поля без отступа и с отступом от левого поля на 100 мм.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» оформляют от левого поля без отступа первой строки, а относящийся к ним текст через межстрочный интервал «точно» 14 пт.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов для пишущей машинки 28 знаков или 73 мм на компьютере.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Контрольные вопросы
1. Что такое унифицированная система документации?
2. В каком документе указываются требования к порядку оформления служебных документов?
Составитель В.В. Талаева