Функции юридической службы. Взаимодействие с другими подразделениями фирмы

При организации работы юриста важно прежде всего выделять основные задачи юрслужбы. Они предусмотрены в пункте втором Общего Положения. Следует помнить, что на юридических работников не могут возлагаться обязанности не отнесенные к кругу задач. Данное правило закреплено в Общем положении. Наряду с основными задачами, Общее положение определяет функции, основные обязанности, юриста и конкретизирует порядок выполнения некоторых из них. Анализ должностных обязанностей юристов, как они закреплены в положении и справочнике, свидетельствует о том, что юридические службы непосредственно участвуют в правовой работе, однако правовая работа не тождественна работе юридических служб. Их смешивание недопустимо. Значительным достоинством общего положения служит то, что оно в пунктах 7 и 9 определяет виды работ, которые юридическая служба выполняет самостоятельно, собственными силами, неся ответственность за результат, в выполнении которых юридическая служба лишь участвует, но непосредственное исполнение и ответственность возложена на других лиц, выполнение которых организуется юристами, но непосредственное осуществление производится другими лицами. Это разграничение свидетельствует о необходимости участия в правовой работе всех должностных лиц и подразделений фирмы. Его значение также в том, что оно закрепляет реально сложившееся разделение труда, распределение обязанностей по проведению правовой работы между различными звеньями организации. Как конкретно выглядит это распределение обязанностей?

Первый блок составляют виды работ, которые юридическая служба обязана осуществлять сама. Так, юрслужба самостоятельно

· осуществляет правовую экспертизу (проверку соответствия закону проектов документов правового характера)

· принимает меры по изменению или отмене правовых актов, изданных с нарушение законодательства

· обеспечивает методическое руководство правовой работой в организации

· подготавливает заключение по правовым вопросам, возникающим в деятельности организации

· обеспечивает подготовку и передачу необходимых материалов в судебные органы

· представляет интересы организации в судах и других органах при рассмотрении правовых вопросов, осуществляет ведение судебных и арбитражных дел

· ведет работу по анализу и обобщению судебных и арбитражных дел, обобщений практики заключения и исполнения договоров

· разрабатывает предложения по соблюдению договорной дисциплины, устранению выявленных недостатков и улучшение хозяйственной деятельности

· принимает меры по возмещению ущерба организации

· подготавливает заключение о привлечении работников к ответственности

· осуществляет контроль за соблюдением порядка сертификации продукции, приемки товара по количеству и качеству

· обеспечивает информирование работников о действующем законодательстве, разъяснение законодательства и порядка его применения

Второй блок работ. Юридическая служба должна участвовать в выполнении другими подразделениями ряда обязанностей. Их выполнение одновременно возлагается на другие подразделения, однако юрист на равных началах, совместно, выполняет в соответствующей части данные обязанности:

· участвует в необходимых случаях в подготовке проектов приказов, инструкций, стандартов и других локальных правовых документов

· участвует в подготовке и заключении коллективных договоров и тарифных отношений

· участвует в мероприятиях по укреплению правовой дисциплины

· участвует в разработке и осуществлению мероприятий по укреплению договорной и отчетной дисциплины, обеспечению сохранности имущества

· в рассмотрении материалов о состоянии дебиторской задолженности с целью выявления долгов требующих принудительного взыскания

третий блок работы составляют те виды деятельности, которые юридическая служба организует, но непосредственное выполнение поручено другим подразделениям. Юридическая служба организует выполнение другими лицами:

· руководит подготовкой материалов по хищениям, недостачам, выпуска брака, нарушениях экологического законодательства и иных правонарушениях для передачи материалов следственным и судебным органам

· организует учет и хранение законодательства и локальных актов, издаваемых руководством фирмы (нередко в организации никто не знает, где искать собрание законодательства РФ или бюллетень нормативных актов, где разбросаны собственные приказы и положения. Налаживание данное работы лежит на юристе, хотя непосредственно исполняют эту работу другие лица)

· организует изучение должностными лицам нормативных актов, занятия обычно проводятся другими лицами, специалистами по соответствующим вопросам

Важнейшие из перечисленных обязанностей должны включаться в положения о юридических отделах. Понимание существующего распределения дает еще одно преимущество: оно позволяет квалифицированно строить работу, грамотно составлять планы работы юротделов и юристов. У нас, с ликвидацией централизованного планирования, одновременно прекратилось и оперативное, текущее, планирование работы подразделений и специалистов. Между тем, план — это эффективный инструмент повышения организационного уровня работы, ее результативности. Потому оперативное планирование должно проводиться. За наличие и исполнение плана надо жестко спрашивать с подчиненных. Отсутствие планов — это показатель неумения или нежелания юриста надлежаще выполнять свои обязанности. Понимание разграничения различных обязанностей по правовой работе предполагает учет того плана работы юрслужбы. Так, в планах должны предусматриваться мероприятия:

· подлежащие выполнению собственными силами

· проводимые совместно с другими подразделениями, поэтому требующие предварительного согласования

· организуемые юрслужбой

Мероприятия в планах будут выглядеть как «выполнить» или «провести совместно», или «организовать». Соответственно, по-разному будет выглядеть круг исполнителей, порядок исполнения и необходимые результаты. Оценивая определение обязанностей юриста, нужно отметить, что сформулированы они во многом расплывчато и неопределенно. Скверно то, что в законодательстве не упоминаются новые должностные обязанности юриста, которые возникли с изменением методов хозяйствования. Речь идет о содействии внедрению рыночных методов хозяйствования на фирме, о модернизации производства, внедрении инновационных новшеств. Здесь, перед юрслужбой возникает целый комплекс обязанностей, вообще не упоминаемых в законодательстве и правовой литературе. Хуже того, из обязанностей юрслужб оказалось исключено применение правовых средств, потому что ученые-комментаторы и недоумки вообще не понимают, а что это такое. Исключены важнейшие обязанности организации работы по заключению хозяйственных договоров, без чего фирма не может существовать. Это снижает требовательность к юристам, создает предпринимателей иллюзорное впечатление, что они вообще могут обходиться без юристов. В результате ослабляется общий уровень законности и организованности хозяйственных отношений. Нынешние законы вообще не предусматривают необходимости участия юриста организации в соответствующих действиях, вообще не упоминают фигуру юриста. Не зря, в правительственных актах судебная система оценивается как неэффективная.

Для выполнения предусмотренных обязанностей, необходимо налаживание устойчивого постоянного взаимодействия юрслужбы с другими подразделениями и должностными лицами. Многолетняя практика выработала следующие основные способы такого взаимодействия: это те самые системные связи, которые обеспечивают осуществление деятельности, правовую работу:

· установление в положении о юрслужбе или должностной инструкции юриста их обязанностей, регулярно знакомиться в других подразделениях с состоянием хозяйственной деятельности, с балансом, с отчетностью, финансовыми показателями по банковским счетам, данными о дебиторской задолженности, понесенных убытках; для этого юрист обязан регулярно заходить в другие основные подразделения фирмы и интересоваться соответствующими документами; должна создаваться практика личных контактов, постоянных деловых отношений с руководителями и специалистами; для такой работы должно отводиться время;

· установление обязанностей других подразделений оперативно передавать юрслужбе сведения о возникших затруднениях или допущенных нарушениях для принятия правовых мер;

· участие юриста в совещаниях, созываемых руководителем организации по вопросам, имеющим отношение к правовой работе

· включение юриста в состав комиссий по хозяйственно-финансовым вопросам

◦ балансовой комиссии

◦ комиссии по непроизводительным расходам

◦ комиссии по оперативным вопросам

◦ другие

· установление обязанности визирования юристами документов, имеющих правовой характер

· регулярное проведение юристами ознакомлений или проверок по правовым вопросам в других подразделениях фирмы

Таковы основные, сложившиеся на практике способы взаимодействия юридической и дргуих служб фирмы. Они требуют закрепления их в положениях об отделах и в должностных инструкциях соответствующих работников. Они также могут устанавливаться отдельными приказами руководителя организации, причем устанавливаться как встречные, взаимные. В таких документах следует закреплять минимальную частоту, то есть сколько раз в квартал или месяц проводятся совещания или заседания комиссий, должны устанавливаться предельные сроки выполнения соответствующих действий, передач документов юристу, рассмотрение им материалов и дач своего заключения. Важно определять на фирме основные виды документов, требующих визы юриста. Чтобы сотрудники не лезли с каждой бумажкой для исправления грамматических ошибок и в то же время не проскочило что-то действительно важное. Надо устанавливать нормальное время для изучения и визирования документов, исходя из их сложности и объема. При неурегулированности этих вопросов начинаются конфликты и подсиживания. Сами способы взаимодействия следует применять в различных сочетаниях с учетом конкретных условий, нужно постоянное совершенствование приемов взаимодействования. Особой проблемой является организация юрслужбой исполнения другими звеньями обязанностей по правовой работе, она требует дополнительного освещения. Инициативой и усилиями одной юрслужбы, улучшения правовой работы не добьешься, поэтому в общем положении обязанности рассредоточены. С учетом этого, надо впрягать в правовую работу все связанные с нею подразделения и субъектов и действовать по принципу взаимодействия. Существенные сложности создаются тем, что юрслужба не наделена властно-распорядительными полномочиями по отношению к другим подразделениям и работникам. Такое нельзя признать правильным. Лектор полагает, что юрслужба должна быть наделена правом предъявлять обязательные требования к подразделениям или работникам за выполнение установленных законом обязанностей. В случае неисполнения такого требования, юрист должен иметь возможность обращаться к руководителю организации. Для главных бухгалтеров соответствующие полномочия предусмотрены законом, юрслужбы в данном отношении оказались в загоне, поэтому приходится искать другие решения. Хотя предложения о том, чтобы наделить юриста возможностями воздействия на другие службы, лектор предлагает вносить. Ведение юрслужбой организационной работы требует использования возможностей и полномочий руководителя фирмы. Надо оказывать воздействие, работая руками руководителя. Для этого практикуется

· принятие по инициативе юрслужбы приказов и распоряжений, предусматривающих обязанности других подразделений, связанных с правовой работой

· включение по инициативе юристов соответствующих обязанностей в положения других подразделений и должностные инструкции их работников

· включение по инициативе юристов в планы работы других подразделений проведения совместных мероприятий правового характера

Для проявления юристом инициативы по подготовке и изданию соответствующих документов, целесообразно использовать ситуации, когда в деятельности фирмы обнаружены недостатки контролирующими формами или в результате нарушений понесены убытки. В таких случаях руководитель активнее идет на принятие таких документов, тем более, что ему нужно отчитываться об устранении нарушений перед акционерами. Не овладев данной спецификой взаимодействия, нельзя успешно вести правовую работу и напротив: познание данных аспектов выводит юрслужбу на новый, более высокий уровень, повышает ее роль в хозяйственной и других сферах. Таким образом, работа юриста означает внесение правовой организованности предпринимательства, правовой упорядоченности, означает активное использование регулятивного потенциала и мощи правовых средств для повышения эффективности предпринимательства.