Как подтвердить полномочия руководителя, если у компании один акционер (юридическое лицо)?

Из-за некоторой не урегулированности в законе в небольших компаниях с одним акционером (другим юридическим лицом) на практике возникает вопрос: кто принимает решение о назначении генерального директора на должность и какими документами нужно его оформить? У контрагентов подобных фирм возникает встречный вопрос: какими документами руководитель фирмы-партнера при заключении сделок может подтвердить свои полномочия? Как можно это выяснить, не обращаясь к контрагенту.

На практике возникли вопросы: каким документом оформляется назначение / избрание единоличного исполнительного органа акционерного общества, 100% акций которого принадлежит другому акционерному обществу? Как подтвердить перед контрагентами свои полномочия генеральному директору компании? Каким образом кредиторы, должники, контрагенты и партнеры организации могут убедиться в том, что лицо, именующее себя генеральным директором, действительно является таковым?

Нередко решение о назначении генерального директора (директора, председателя правления) хозяйственного общества, состоящего из одного лица (one man company), фиксируется протоколом общего собрания ­акционеров дочернего общества. Для примера приведем судебную практику.

Судебно-арбитражная практика

В подтверждение своих полномочий лицо, назначенное генеральным директором одной из многочисленных 100% «дочек» крупной промышленной корпорации, представило копию документа, названного «Протокол внеочередного общего собрания акционеров (решение единственного акционера)». Из копии следует, что председатель собрания акционеров, на основании доверенности представляющий интересы единственного акционера, принял решение об избрании директора общества. В доверенности же указано, что поверенный обладает полномочиями от имени компании участвовать в общих собраниях акционеров и представлять интересы компании в дочернем обществе по всем вопросам, голосовать в соответствии с принадлежащими материнской компании как акционеру дочернего общества правами, а также подписывать все документы, связанные с исполнением данных полномочий (постановление Арбитражного суда Самарской области № А 55–1270706–18, районного суда г. Тольятти № 2–5556/2006).

Кто принимает решение о назначении директора?

Рассматривая пример, необходимо обратить внимание, что решение общего собрания акционеров дочернего общества об образовании единоличного исполнительного органа и решение материнской компании о назначении генерального директора дочернего общества — это различные документы разных лиц. Единоличное решение акционера не может содержать таких реквизитов, как росчерки подписей («парафы») председателя и секретаря общего собрания, сведения о кворуме и других реквизитов, характерных для документов, принимаемых коллегиальными органами (собраниями, советами директоров, правлениями). Другими словами, представленную копию протокола общего собрания акционеров нельзя считать копией решения единственного акционера.

В дочернем обществе, 100 процентов акций которого принадлежат материнской компании, общее собрание акционеров не функционирует вплоть до отчуждения части акций третьему лицу, а все решения, отнесенные акционерным законодательством или уставом общества к компетенции общего собрания акционеров, принимаются материнской компанией единолично.

Согласно пункту 3 статьи 47 закона от 26.12.1995 г. № 208 -ФЗ «Об акционерных обществах» в АО, все голосующие акции которого принадлежат одному акционеру, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания акционеров, принимаются этим акционером единолично и оформляются письменно. При этом положения, определяющие порядок и сроки подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров, не применяются, за исключением положений, касающихся сроков ­проведения годового общего собрания акционеров. Из этой нормы следует, что:

· единственный акционер обязан принимать те решения, которые относятся к компетенции годового общего собрания акционеров в сроки, установленные законом;

· в акционерном обществе «одного лица», т.н. one man company, общее собрание акционеров не созывается, а все решения, относящиеся к компетенции общего собрания, принимаются единственным ­акционером от своего имени, но не от имени акционерного общества.

Подобную позицию подтверждает и корпоративная практика. Как правило, в уставе материнской компании прописывается, что принятие решений об участии общества в других организациях (создание, ликвидация, участие, приобретение, отчуждение акций (долей) и т.п.); определение лиц, представляющих интересы общества в органах управления других ­организаций, относится к исключительной компетенции совета директоров.

В рассматриваемой нами ситуации, в полном соответствии с уставом, поверенному и была выдана доверенность на представление интересов общества на общем собрании акционеров one man company. Исполнять полномочия, предусмотренные доверенностью, поверенный может в случае отчуждения третьему лицу хотя бы одной акции. До тех пор, пока в дочернем обществе не может быть созвано общее собрание акционеров, представитель материнской компании не вправе принимать каких-либо решений от имени дочернего общества, относящихся к компетенции общего собрания акционеров. Такие решения — дело материнской компании, а доверенность не содержит полномочий на принятие решений от имени владельца 100-процентного пакета акций общества.

Более того, такие полномочия не могут предусматриваться и доверенностью, поскольку относятся к компетенции коллегиального органа — совета директоров владельца one man company. Согласно ранее действовавшей редакции устава материнской компании президент — генеральный директор единолично принимает решения от имени корпорации по всем вопросам, относящимся к компетенции общего собрания акционеров (участников) в обществах, все голосующие акции (доли) которых принадлежат компании. Такая формулировка не предполагает делегирования кому-либо права принимать на работу и увольнять с работы директоров дочерних обществ.

Таким образом, решение о назначении единоличного исполнительного органа one man company есть прерогатива либо совета директоров, либо генерального директора или правления материнского акционерного общества, в зависимости от положений его устава.Решение оформляется и подписывается от имени собственника 100% голосующих акций дочернего общества, а не от имени one man company. Практика назначения директоров решениями общих собраний акционеров 100% «дочек» должна быть изжита, ведь неформализованное должным образом образование единоличного исполнительного органа вызывает у ­контрагентов обоснованные сомнения в его легитимности.

Как директору подтвердить свои полномочия?

Документы о назначении генерального директора направляются в органы, осуществляющие государственную регистрацию юридических лиц (налоговые органы). Лицо, назначенное генеральным директором, представляет контрагентам и партнерам юридического лица копии документов об образовании единоличного исполнительного органа (о своем ­назначении / избрании).

Далеко не всякая копия может быть признана допустимой. Например, не может рассматриваться в качестве документа, подтверждающего образование единоличного исполнительного органа, изготовленная на копировальном аппарате, но никем не засвидетельствованная копия. Такая бумага в лучшем случае может быть лишь ориентиром, источником информации, которую могут подтвердить или опровергнуть документы, содержащиеся в регистрационном деле коммерческой организации, которое ведется налоговым органом, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц.

В Российской Федерации копии документов свидетельствуются в порядке, предусмотренном указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» с изменениями, внесенными законом от 08.12.2003 г. № 169-ФЗ. Согласно названному указу верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Формально действие указа от 04.08.1983 г. распространяется только на копии документов, выдаваемые гражданам. Однако, поскольку отсутствует какой-либо нормативный правовой акт, регламентирующий свидетельствование копий документов, выдаваемых организациям (юридическим лицам), практика распространила действие этого документа также и на них. Во всяком случае арбитражные суды настаивают на том, чтобы копии документов, представляемые лицами, участвующими в деле, были засвидетельствованы данными лицами в соответствии с требованиями этого указа. Таким образом, копия документа об образовании единоличного исполнительного органа юридического лица должна быть засвидетельствована руководителем той организации, которая приняла решение о назначении / избрании директора юридического лица, а также печатью компании.

Образование единоличного исполнительного органа акционерного общества уставом данного АО может быть отнесено либо к компетенции совета директоров общества, либо общего собрания акционеров общества. В любом случае копию решения совета директоров (акционерного собрания) об избрании генерального директора должен засвидетельствовать сам генеральный директор либо лицо (работник), которому генеральный директор предоставил от имени компании полномочие свидетельствовать верность копии документов. Как правило, таковым является заведующий (начальник) канцелярии (секретариата) гендиректора. Вы можете обратить внимание на то, что это не дело директора свидетельствовать верность копий документов, принятых вышестоящими по отношению к нему органами — советом директоров или общим собранием акционеров, тем более эти документы касаются его лично. В связи с этим полагаем необходимым фиксировать в уставе организации правило, согласно которому верность копий решений совета директоров или собрания акционеров (участников) свидетельствует либо председатель совета директоров, либо секретарь совета директоров. Последний при этом может избираться из числа членов совета директоров либо назначаться советом директоров из числа работников общества.

Если общество изначально было создано одним акционером либо все голосующие акции общества были приобретены одним лицом впоследствии, то решение об образовании единоличного исполнительного органа общества принимает не само общество в лице совета директоров или общего собрания (последнего просто не существует, так как «собираться» не с кем), а акционер. Поэтому копия документа о назначении гендиректора дочернего общества свидетельствуется не единоличным исполнительным органом 100% «дочки», а материнской компанией или физическим лицом — единст­венным акционером. В уставе материнской компании рекомендуем закрепить правило о том, что верность копии документа о назначении руководителя дочернего общества свидетельствуется директором компании, если решение о назначении принимает генеральный директор компании, либо председателем или секретарем совета директоров, если решение принимают последние.

Таким образом, генеральный директор общества, состоящего из одного акционера (юридического лица), в подтверждение своих полномочий предоставляет контрагентам и партнерам общества копии решения о своем назначении, принятого руководителем, советом директоров или общим собранием акционеров материнской компании. А какой конкретно орган материнской организации принимает решение об образовании единоличного исполнительного органа дочернего общества, определяется уставом акционера. Таким образом, генеральный директор дочернего акционерного общества, 100% акций которого принадлежат другому обществу, в подтверждение своих полномочий предоставляетпомимо копии решения о назначении и копии устава «своей» организации копию устава материнской компании.

Зачем нужна информация о назначении директора?

Далеко не всегда организации, обращающиеся к нам с деловыми предложениями, просьбами о заключении договоров, письмами и т.п., имеют обыкновение подтверждать полномочия своих руководителей копиями документов об их назначении / избрании, предоставлять копии уставов компаний, в которых они работают, либо организаций, назначивших их на должность в дочерних обществах. Как быть контрагенту организации, в которой появился новый, ранее неизвестный генеральный директор?

Следует отметить, что люди, чьей профессией является руководство имущественными комплексами, трудовыми коллективами, организациями, как правило, хорошо знают друг друга, если проживают в одной местности или работают в одной отрасли экономики (электроэнергетика, строительст­во, добыча угля, финансы и т.п.). Нередко их помимо рабочих отношений связывают и отношения личные, в которых не принято вводить в заблуждение. Поэтому, когда в такой профессиональной среде появляется новый человек, топ-менеджеры банков, промышленных корпораций, а также руководители региональных органов государственной власти и органов местного самоуправления стараются получить информацию о том, является ли новый директор в действительности лицом, принимающим финансовые и производственные решения, обладает ли он возможностями по приему на работу и увольнению работников, прислушиваются ли к его мнению в вышестоящих органах промышленной корпорации (совет директоров, материнская компания), исполняют ли его пожелания, приказы и ­рекомендации формально подчиненные ему работники.

Такое «любопытство» вполне оправдано. Ведь нередко на должность генерального директора совет директоров или материнская организация назначает человека, вообще не имеющего представления о производстве и финансовых операциях. Такой «директор» получает рабочее место в секретариате или канцелярии, а может быть, и в приемной председателя совета директоров или лица, определенного собственником в качестве «смотрящего» за бизнесом, регулярно бывает на работе и просто подписывает все документы (договоры, приказы, платежные поручения, векселя, доверенности) по указанию представителя собственника, формально работающего рядовым менеджером или вообще не работающего в «опекаемой» им корпорации.

Одним из внешних признаков, позволяющих судить о том, будет ли вновь назначенный директор действительно руководителем или же его роль сводится к тому, чтобы «руками водить», является соблюдение надлежащей процедуры образования единоличного исполнительного органа.

Как проверить процедуру назначения руководителя?

Документы о назначении руководителя, а также устав коммерческой организации можно получить в налоговых органах, осуществляющих государст­венную регистрацию юридических лиц. Если хозяйственная организация, легитимность назначения руководителя которой проверяется заинтересованными лицами, является 100% дочерним обществом, то необходим устав не только самой организации, но и устав материнской компании.

В соответствии с пунктом 1 статьи 5 закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» в ЕГРЮЛ содержатся сведения и документы о компании, в том числе фамилия, имя, отчество должность лица, имеющего право без доверенности действовать от ее имени, а также его паспортные данные и ­т.д. Здесь же, в регистрационном деле организации, хранятся подлинники или засвидетельствованные в нотариальном порядке копии учредительных документов юридического лица. Поскольку государственной регистрации подлежит не только само юридическое лицо, но и изменение сведений о нем, в том числе и изменение сведений о его генеральном директоре, то запись о новом руководителе вносится в госреестр на основании ­соответствующих документов.

В действующем законодательстве зафиксирован принцип открытости и общедоступности сведений и документов, содержащихся в госреестрах, за исключением сведений о банковских счетах, паспортных данных индивидуальных предпринимателей, но это ограничение не распространяется на указанные сведения, содержащиеся в учредительных документах, и сведений о месте жительства предпринимателей (п. 1 ст. 6 закона № 129-ФЗ).

Таким образом, если у вас есть какие-то сомнения относительно подлинности полномочий определенного лица интересующей вас компании, то вы вправе получить в налоговой инспекции сведения о ней, а также копии документов, на основании которых вносятся записи в государственный реестр, за исключением паспортных данных индивидуальных предпринимателей (сведений о номере, о дате выдачи и об органе, выдавшем документ, удостоверяющий личность), сведений о банковских счетах организаций и предпринимателей). Документы о назначении генеральных директоров организаций являются открытыми и общедоступными.