Первинний облік наявності та руху виробничих запасів

Відповідно до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (зі змінами та доповненнями), підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій. Первинні документи складаються у СТОВ «Агрофірма «Виставка 96» під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення. Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і реєстрів бухгалтерського обліку та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці документи.

Первинні облікові документи у СТОВ «Агрофірма «Виставка 96» можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов’язкові реквізити:

· назву документа (форми);

· дату і місце складання;

· назву підприємства, від імені якого складено документ;

· зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

· посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

· особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Інформація, що міститься у прийнятих до обліку первинних документах, систематизується в реєстрах синтетичного та аналітичного бухгалтерського обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку.

Підприємство вживає всіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних документах та забезпечує їх належне зберігання протягом встановленого строку.

Наказом Мінстату України від 21.06.96 р. №193 «Про затвердження типових форм первинних облікових документів з обліку сировини та матеріалів» затверджені такі типові форми первинного обліку запасів:

· М-1 «Журнал обліку вантажів, що надійшли»;

· М-2а «Акт списання бланків довіреностей»;

· М-3 «Журнал реєстрації довіреностей»;

· М-4 «Прибутковий ордер»;

· М-7 «Акт про приймання матеріалів»;

· М-8 «Лімітно-забірна картка»;

· М-9 «Лімітно-забірна картка»;

· М-10 «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів»;

· М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів»;

· М-12 «Картка № складського обліку матеріалів»;

· М-13 «Реєстр № приймання-здавання документів»;

· М-14 «Відомість обліку залишків матеріалів на складі»;

· М-15 «Акт про приймання устаткування»;

· М-15а «Акт приймання-передачі устаткування до монтажу»;

· М-16 «Матеріальний ярлик»;

· М-17 «Акт № про виявлені дефекти устаткування»;

· М-18 «Сигнальна довідка про відхилення фактичного залишку матеріалів від установлених норм запасу»;

· М-19 «Матеріальний звіт»;

· М-21 «Інвентаризаційний опис №»;

· М-23 «Акт № про витрату давальницьких матеріалів»;

· М-26 «Картка обліку устаткування для встановлення»;

· М-28 «Лімітно-забірна картка №»;

· М-28а «Лімітно-забірна картка №».

Розглянемо основні первинні документи обліку запасів, що використовуються у СТОВ «Агрофірма «Виставка 96».

Форма М-1 «Журнал обліку вантажів, що надійшли», використовується для обліку і контролю за надходженням і оприбуткуванням усіх запасів, що надійшли на підприємство. Керівник підприємства призначає відповідального за ведення данного журналу. Завідуючий складом здійснює записи у форму М-1 в міру надходження запасів на склад підприємства. Підставою для такого запису є «Прибутковий ордер» М-4, «Акт про приймання матеріалів» М-7 або «Товаротранспортна накладна» 1-ТН. У графі «Примітки», як правило, відображають дані щодо оплати відповідних рахунків, відмову від акцепту або суму часткового акцепту тощо.

Форми М-2 і М-2б використовуються для отримання представником підприємства, довіреною особою сировини, матеріалів, палива, запчастин, інвентарю, худоби, насіння, добрив, інструментів, товарів, основних засобів і інших товарно-матеріальних цінностей, а також нематеріальних активів, грошових документів і цінних паперів (надалі – цінності). Ці цінності можуть передаватися покупцю (одержувачу) як на платній, так і безкоштовній основі.

Довіреність не використовується, коли цінності завозяться постачальником або транспортною організацією безпосередньо на склад підприємства покупця (одержувача), а також підзвітними особами при розрахунках готівкою.

Для оприбуткування запасів, що надходять, як правило, на склад СТОВ «Агрофірма «Виставка 96» використовується також Форма М-4 «Прибутоквий ордер». Запаси надходять від постачальників або підрядчиків, юридичних або фізичних осіб, від підзвітних осіб, від виробничих підрозділів підприємства, включаючи продукцію власного виробництва, тощо.

Прибутковий ордер оформляється, як правило, у трьох примірниках під «копірку». Перший примірник залишається у матеріально відповідальної особи підприємства (комірника) до моменту передачі його в бухгалтерію підприємства, а другий видається особі, яка доставила і здала запаси на склад. Третій примірник залишається у матеріально відповідальної особи підприємства (комірника) і в бухгалтерію не передається.

При отриманні запасів безпосередньо від постачальників, доставлених їхнім транспортом або транспортом сторонньої організації безпосередньо на склад підприємства, «Прибутковий ордер» не оформляється, оскільки документом, що оформляє надходження запасів на склад підприємства, у цьому разі є «Товаротранспортна накладна» форми №1-ТН.

Форма М-7 «Акт про приймання матеріалів» використовується для оформлення приймання матеріальних цінностей з кількісними або якісними відхилення від даних, вказаних у договорі або в супровідних документах постачальника, а також у разі надходження запасів без супровідних документів.

«Акт про приймання матеріалів» М-7 складається в 2-х примірниках приймальною комісією, яка призначається наказом керівника підприємства. До складу комісії обов’язково включаються представники постачальника або транспортної організації, що доставила вантаж, і матеріально відповідальна особа – працівник СТОВ «Агрофірма «Виставка 96» який приймає вантаж. Можливим є залучення представника незацікавленої організації (юридичної, аудиторської, оцінної тощо), наприклад, у разі виникнення спірних моментів або коли необхідно оцінити запаси, що надійшли без супровідних документів.

Акт завіряється керівником підприємства або особою, уповноваженою відповідним наказом.

Після складання «Акт про приймання матеріалів» М-7 з іншими первинними супровідними документами передається:

-один примірник, доданий до форми М-13, - у бухгалтерію підприємства для обліку переміщення, руху отриманих запасів;

- другий примірник – в юридичний відділ для підготовки і відправлення листа-претензії постачальнику.

При оформленні надходження запасів за актом М-7 прибутковий ордер М-4 не оформляється.

Всі запаси, що надходять на СТОВ «Агрофірма «Виставка 96» спочатку оприбутковуються на склад підприємства під повну матеріальну відповідальність комірника і тільки після цього можуть передаватися іншим матеріально відповідальним особам для використання у виробничо-господарській діяльності.

Для оформлення відпуску основних видів запасів зі складу у виробничі цехи, дільниці та інші підрозділи підприємства у СТОВ «Агрофірма «Виставка 96» використовуються типові форми М-8, М-9, М-28 і М-28а «Лімітно-забірна картка» (ЛЗК).

Виписуванню ЛЗК передує робота, пов’язана з визначенням розрахункового обсягу (кількості) запасів, необхідних тому або іншому підрозділу для його безперебійної роботи протягом певного періоду часу, як правило, місяця. Наказом керівника СТОВ «Агрофірма «Виставка 96» визначена відповідальна особа – керуючий виробництвом, на яку покладається відповідальність за здійснення таких розрахунків і виписування ЛЗК. ЛЗК виписують на одне або кілька найменувань матеріалів (номенклатурних номерів) із зазначенням тільки кількості (без зазначення ціни) у двох примірниках (форми М-8, М-9) або в одному примірнику (форма М-28а) з терміном дії на місяць. ЛЗК підписують керуючий виробництвом або відповідальна особа, яка встановила ліміт.

Форма М-8 використовується для багаторазового відпуску одного найменування (номенклатурного номера) запасів в один і той же цех, дільницю протягом одного місяця.

Форма М-28 використовується для відпуску матеріалів на будівельні об’єкти і ведеться протягом усього терміну будівництва. Форма М-28 зберігається у виконавця робіт, споживача даних запасів (матеріально відповідальної особи, бригадира, начальника дільниці тощо).

Порядок відпуску запасів зі складу у виробництво матеріально відповідальній особі (бригадиру, начальнику дільниці) за ЛЗК у СТОВ «Агрофірма «Виставка 96» такий:

· Виконавець робіт (матеріально відповідальна особа, бригадир, начальник дільниці тощо) при виникненні потреби в отриманні зі складу підприємства запасів подає комірнику свій примірник ЛЗК з вимогою відпуску запасів, необхідних для виконання робіт.

· Якщо цей вид запасів зазначено в ЛЗК і вони в достатній кількості є на складі, комірник зобов’язаний передати запаси в необхідній кількості матеріально відповідальній особі (бригадиру, начальнику дільниці). При цьому кількість запасів, що відпускаються, не повинна перевищувати зазначений у ЛЗК ліміт з урахуванням раніше відпущених протягом місяця запасів. Комірник в обох примірниках зазначає дату і кількість відпущених запасів, після чого визначає залишок ліміту за кожним найменуванням матеріальних цінностей (номенклатурним номером).

· У ЛЗК комірника (форма М-28а) ставить підпис матеріально відповідальна особа (бригадир, начальник дільниці), а в ЛЗК матеріально відповідальної особи (бригадира, начальника дільниці) (форма М-28) – комірник.

За ЛЗК також оформляється повернення з цехів, дільниць запасів, не використаних у виробництві. При цьому жодні інші первинні документи додатково не оформляються.

Наприкінці місяця виконавець робіт – матеріально відповідальна особа (бригадир, начальник дільниці) на підставі інвентаризації зі зняття залишків запасів заповнює у формі М-28 графу 14 «Залишок на об’єкті на кінець місяця». Фактичні витрати запасів за місяць визначаються шляхом підрахунку підсумку за кожним рядком з урахуванням повернення і залишків на початок і на кінець місяця. Оформлені ЛЗК (форма М-28) наприкінці місяця разом з іншими первинними документами додаються до «Матеріального звіту» (форма М-19) і здаються виконавцем робіт – матеріально відповідальною особою (бригадиром, начальником дільниці) у бухгалтерію. Бухгалтерія, відповідно до даних «Матеріального звіту», перевіряє правильність списання запасів на виробництво за кожним об’єктом, що будується, і загалом по дільниці, цеху, бригаді. Одночасно визначаються дані про витрати запасів за ЛЗК М-28 з початку будівництва об’єкта. Після цього ЛЗК за незавершеними об’єктами, де триває будівництво і за якими не повністю використано ліміт, повертаються виконавцю робіт – матеріально відповідальній особі (бригадиру, начальнику дільниці).

Після використання ліміту ЛЗК після закінчення місяця або закінчення будівництва форма М-28а додається до форми М-13 «Реєстр №… приймання-здачі документів», а форма М-28 додається до форми М-19 «Матеріальний звіт» і передається у бухгалтерію.

ЛЗК використовують не тільки для оформлення відпуску запасів зі складу у виробництво, а й для поточного контролю дотримання лімітів відпуску запасів.

Понадлімітний відпуск запасів або заміна одних матеріалів іншими допускається тільки з дозволу керівника; при цьому виписується «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів» М-10.

Форму М-10 виписують на один вид матеріалів на його багаторазовий відпуск у межах ліміту в двох примірниках, один з яких передається одержувачу – матеріально відповідальній особі (бригадиру, начальнику дільниці), а другий – комірнику.

Комірник у момент відпуску запасів в обох примірниках «Акта-вимоги на заміну (додатковий відпуск) матеріалів» М-10 зазначає дату і кількість відпущених запасів, після чого визначає залишок ліміту. У формі М-10 комірника ставить підпис матеріально відповідальна особа (бригадир, начальник дільниці), а у формі М-10 матеріально відповідальної особи (бригадира, начальника дільниці ) – комірник.

Після видачі кількості запасів згідно з «Актом-вимогою на заміну (додатковий відпуск) матеріалів» М-10 він разом з іншими первинними документами додається до форми М-13 і передається комірником у бухгалтерію. Матеріально відповідальна особа (бригадир, начальник дільниці) форму М-10 додає до форми М-19 «Матеріальний звіт» і разом з нею здає у бухгалтерію.

Форма М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів» використовується для обліку руху запасів всередині підприємства, їх відпуску виробничим підрозділам, господарствам підприємства, в тому числі тим, які розташовані за його межами, а також стороннім юридичним і фізичним особам.

«Накладну-вимогу на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів» виписують у двох примірниках і підписують головний бухгалтер підприємства або уповноважена особа.

У разі відпуску запасів виробничим підрозділам, господарствам підприємства один примірник передається одержувачу – матеріально відповідальній особі (бригадиру, начальнику дільниці), а другий – комірнику, який потім додає його до форми М-13 і передає у бухгалтерію.

Для організації обліку запасів на складі призначена форма М-12 «Картка №… складського обліку матеріалів», яка використовується для обліку наявності і руху запасів на складі за кожним найменуванням, номенклатурним номером окремо, ведеться в одному примірнику, як правило, комірником підприємства і зберігається у нього.

Підстава для запису в первинні документи з прибутку – це форми М-4 «Прибутковий ордер», М-7 «Акт про приймання матеріалів» і форма №1-ТН «Товаротранспортна накладна», а з видатку – М-8, М-9, М-28а «Лімітно-забірна картка», М-10 «Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів», М-11 «Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів», М-15а «Акт приймання-передачі обладнання у монтаж», М-23 «Акт №… про витрату давальницьких матеріалів» і форма №1-ТН «Товаротранспортна накладна».

Запис робиться у день надходження або вибуття цінностей.

Форма М-13 використовується для реєстрації прибутково-видаткових документів, які здаються у бухгалтерію.

Реєстр М-13 оформляється матеріально відповідальною особою підприємства в одному примірнику в момент передачі первинних документів у бухгалтерію. Оформляється реєстр у міру необхідності, тобто може складатися кілька разів на день у міру надходження або видачі запасів, тобто не рідше ніж один раз на день, якщо цього дня відбувався рух запасів. Це потрібно для оперативного обліку цінностей у бухгалтерії і своєчасного їх відпуску у виробництво або на реалізацію.

Перш ніж здати первинні документи з прибутку або видатку разом з реєстром М-13 у бухгалтерію, матеріально відповідальна особа СТОВ «Агрофірма «Виставка 96» на підставі цих документів записує прибуток або видаток у картки складського обліку або інші реєстри обліку.

Первинні документи з обліку руху матеріальних запасів СТОВ «Агрофірма «Виставка 96» див. додатки З,И,К,Л,М,О,П,Р.