Часть i. деловая корреспонденция

Часть I. ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

1. Данные об отправителе часто называемые «шапкой» письма: имя отправителя (в личном деловом письме) или название фирмы, почтовый адрес, номера телефона/телефонов, фак­са, телекса, адрес электронной почты в Интернете).

2. Дата письма.

3. Внутренний адрес (название и почтовый адрес получателя письма).

4. Вступительное обращение.

5. Заголовок письма.

6. Текст письма.

7. Заключительная формула вежливости.

8. Подпись составителя письма.

Сравните стиль оформления приведенных ниже писем.

Письмо 1

Corona Ltd Calle Lavalle 340, Madrid, Spain tel. 695403; fax 6954589

United Processing Machines Ltd, 20 May, 1999

181 South Road,

Dublin,

Ireland

Dear Sirs,

Subject: processing machines

We are interested in the processing machines manufactured by your company and advertised in the latest issue of "Consumer".

Please send us your latest catalogues and price lists for the latest models. We would be much obliged if we could have them by return. We are looking forward to hearing from you soon.

Yours faithfully, A. Ramos, Marketing Manager

Раздел 1. Структура и стиль оформления делового письма

Письмо 2

UNITED PROCESSING MACHINES LTD 181 South Road, Dublin, Ireland tel. 1234567; 8945432

Mr A. Ramos, Marketing Manager 27 May 1999

Corona Ltd Calle Lavalle 340 Madrid Spain

Dear Mr A. Ramos

Subject: processing machines

Thank you for your letter of 20 May 1999.

I have pleasure in sending you our latest catalogue and a price list for the whole range of processing machines manufactured by our company.

I look forward to hearing from you soon.

Yours sincerely

Ken Lane, Marketing Manager

Enc.: catalogue

Письмо1 оформлено в традиционном«полувтянутом» стиле(semi-indented style). Это значит, что каждый абзац письма начи­нается с красной строки, т.е. с отступом от левого поля на пять знаков. Кроме того, для этого стиля характерно употребление за­крытого типа пунктуации, т.е. использование запятой в следую­щих случаях:

9. в написании даты (перед годом);

10. в написании внутреннего адреса (в конце каждой строки);

11. после вступительного обращения;

12. в заключительной формуле вежливости.

Часть 1. ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

Этот стиль чаще используется в сугубо официальных пись­мах, написанных по важным или торжественным поводам. В по­вседневной деловой переписке чаще используетсяблочный стиль(block style).

В письме 2 использован блочный стиль — стиль современной деловой переписки, самый распространенный в наши дни. В отли­чие от традиционного полувтянутого стиля, каждая строка начина­ется от левого поля без отступов, а между абзацами используется двойной межстрочный интервал. Еще одно отличие блочного стиля от полувтянутого — открытый тип пунктуации. Это значит, что за­пятая не ставится при написании даты, внутреннего адреса, всту­пительного обращения и заключительной формулы вежливости. Однако в блочном стиле запятая иногда используется во вступи­тельном обращении и в заключительной формуле вежливости.

Соблюдение следующих правил поможет вам правильно оформить письмо в блочном стиле и расположить его составные части на странице.

Данные об отправителе

Если для делового письма используется бланк компании, отпе­чатанный типографским способом, то данные о компании-отпра­вителе уже указаны в нем. Если же у компании нет такого бланка, то название и все необходимые сведения о ней (адрес, телефон, факс, адрес в Интернете) располагаются по центру вверху страни­цы. Тип шрифта можно выбрать по своему усмотрению.

В личном деловом письме данные отправителя располагаются в правом верхнем углу.

Дата письма

Дата располагается в верхнем правом углу на уровне первой строки внутреннего адреса. Лучше писать название месяца слова ми, а не цифрами, поскольку порядок цифровых обозначений чисел и названий месяцев в Великобритании и в США не со впадает. Например: 12.02.99 в Великобритании прочитают как 12 февраля 1999 года, а в США — 2 декабря 1999 года. Допуска­ются следующие сокращения в названиях месяцев:

Jan вместо January

Feb вместо February

Mar вместо March

Раздел 1. Структура и стиль оформления делового письма

Apr	вместо	April
Jun	вместо	June
Aug	вместо	August
Sept	вместо	September
Oct	вместо	October
Nov	вместо	November
Dec	вместо	December

Не сокращаются только названия May и July — эти месяцы всегда пишутся полностью.

Иногда используются буквенные сокращения порядковых числительных при написании чисел месяца.

Например:

1st March, 1999 или 1st Маг, 1999;

7th February, 1995 или 7th Feb, 1995.

Для американских деловых писем характерно следующее на­писание дат:

15.дата располагается в левом верхнем углу страницы над внутренним адресом;

16. на строке сначала пишется название месяца, а затем число и год, которые разделяются запятой.

Например:

Dec 14, 2000 или December 14, 2000.

Внутренний адрес

Внутренний адрес или адрес компании-адресата располага­ется в левом углу непосредственно от края левого поля. В зави­симости от того, кому непосредственно вы адресуете письмо, первая строка внутреннего адреса будет содержать разную ин­формацию:

а) название компании, если вы адресуете письмо непосред­ственно компании:

Black & Co. Ltd 33 Highroad London N 6 England

Часть I. ДЕЛОВАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

б) можно указать должность секретаря, если вы не знаете, кто непосредственно занимается в компании интересую­щим вас вопросом. В этом случае письмо попадет в секре­тариат компании и затем будет передано по назначению:

The Secretary

Black and Co. Inc

1356 Sweet Ave.

New-York N.Y.

USA

в) письмо может быть направлено определенному должност­ному лицу:

The Manager

Black & White Co.

12 High Street

Detroit Michigan 43217

USA

Если при этом вы знаете его фамилию, то лучше указать фа­милию и должность. Эти данные располагают на одной строке.

Например:

Mr J. Rocks, Manager.

Непосредственно почтовый адрес компании располагается в определенном порядке: первая строка — номер дома, название улицы; вторая строка — название города и его почтовый индекс (в США еще и название штата); следующая строка — название страны (полное или аббревиатура).

Если вы хотите, чтобы ваше письмо было передано опреде­ленному сотруднику компании, то его можно направить на ад­рес компании, а строкой ниже внутреннего адреса указать «Вни­манию г-на...» — Attention (of); Attn (of):

Huston Hightech Inc.

59, Green Ave.

Chicago, Illinois

USA

Attention of Mr Read

Еще один вариант написания внутреннего адреса использует­ся в случае, если вы хотите направить письмо человеку, адрес которого вам неизвестен, но известно, что он сотрудничает с