Организация проверки документооборота хозяйственных операций

Своевременное получение объективной учетной информации о деятельности предприятия и его внутрихозяйственных формирований может быть обеспечено только в условиях рациональной организации бухгалтерского учета и внутреннего аудита.

Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности" установлено, что ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель предприятия, который должен создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить обязательное выполнение всеми подразделениями и службами, а также работниками предприятия, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера в части порядка оформления и представления документов и сведений для учета.

Обычно под организацией бухгалтерского учета на предприятии принято понимать систему построения учетного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о его хозяйственной и финансовой деятельности и осуществления контроля за рациональным использованием производственных и финансовых ресурсов, собственных и привлеченных оборотных средств. Эта система включает составление рабочего плана счетов бухгалтерского учета, выбор форм учета, подбор регистров аналитического учета, определение порядка хранения документов и должна обеспечивать реализацию главным бухгалтером предприятия своих прав, обязанностей и ответственности, установленных законодательством.

Деятельность бухгалтерского аппарата определяется Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности", в соответствии с которым бухгалтерия является самостоятельным структурным подразделением и не должна входить в состав другой части предприятия [23].

Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств труда. Она должна отражать специфические особенности организации и технологии производства, обеспечивать взаимодействие между структурными подразделениями и исполнителями, не допускать дублирования в работе структурных подразделений и отдельных исполнителей, быть максимально простой и компактной, обеспечивать руководство предприятия всей информацией, необходимой для контроля и управления производством, а внешних пользователей – достоверной бухгалтерской отчетностью.

При проверке организации делопроизводства бухгалтерии необходимо уделить внимание хранению первичных документов и учетных регистров. В течение определенного времени (как правило, 1 – 3 месяца) первичные документы находятся на обработке у конкретного бухгалтера. С момента группировки и до передачи в общий архив исполненные бухгалтерские документы должны храниться в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного.

Все записи в бухгалтерском учете ведутся на основе первичных документов. Затем сведения из них переносятся в учетные регистры, где они систематизируются, т.е. записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственно-финансовой деятельности предприятия.

К учету принимается только правильно оформленный документ, т.е. тот, в котором заполнены все обязательные реквизиты. Лишь в этом случае первичный документ имеет юридическую значимость. Такими реквизитами являются: наименование документа, код; дата составления; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении); наименование должностей лиц, личные подписи и их расшифровка; место составления документа; основание хозяйственной операции. Исходя из специфики хозяйствования в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Записи в первичных бухгалтерских документах допускается производить чернилами, пастой шариковых авторучек, при помощи пишущей машинки, компьютера. Эти записи должны сохраняться в течение времени, установленного для хранения документов в архиве. Запрещается использовать простой карандаш. Свободные строчки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию.

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнение реквизитов) и по содержанию (законность операции, логическая увязка отдельных показателей). Запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат действующему законодательству. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметки, исключающие возможность их повторного использования.

Лица, составившие и подписавшие документ, несут ответственность за своевременное и качественное его создание, за достоверность данных, за передачу их в установленные сроки для записи в учетные регистры.

В кассовых и банковских первичных документах (приходных и расходных кассовых ордерах, платежных поручениях, платежных требованиях, денежных чеках и т.д.) никакие исправления не допускаются. В других первичных документах исправления должны быть обязательно оговорены, т.е. надо аккуратно одной чертой зачеркнуть неправильно написанный текст или сумму так, чтобы можно было прочесть написанное. Сверху пишется правильный текст или сумма. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления. Исправления оговариваются, т.е. на свободном листе пишут "Исправлено".

Законом "О бухгалтерском учете и отчетности" закреплено, что предприятие самостоятельно устанавливает внутренние правила документирования операций, документооборота, ведения регистров бухгалтерского учета [23].

Рационально организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением необходимых обобщенных сведений. Это достигается применением наиболее совершенных способов и средств сбора и продвижения первичной информации к месту ее обработки, а также предварительным планированием документооборота.

Для этого на каждом предприятии должны быть разработаны и утверждены приказом руководителя рабочий альбом форм документов и график документооборота. Указанный график может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполненных каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указаниями взаимосвязей и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю должна быть вручена выписка из графика, где перечисляют документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления. Рабочий альбом форм документов представляет собой альбом, в который собираются все первичные документы, применяемые на данном предприятии.

Документы являются важнейшим средством оперативного контроля за действием лиц, которым доверены материальные ценности.

Рационально организованная документация дает возможность не только выявить, но и предупредить злоупотребления, нарушения и бесхозяйственность в деле сохранности собственности предприятия и правильного использования имущества [5, с. 124].