Первичный учет. Первичные документы, их реквизиты и классификация

Первичный учет представляет собой единый, повторяющийся во време­ни, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накопления и хра­нения учетной информации в целях ее использования для принятия обоснован­ных экономических решений.

Любая хозяйственная операция оформляется соответствующим до­кументом.

Первичный документ представляет собой письменное свидетельство действительности совершения хозяйственной операции, подтверждает юриди­ческую силу и законность факта ее совершения.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.

В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

Для обеспечения правильности применения таких документов использу­ется их классификация по однородным признакам:

1) по месту составления документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние документы поступают в организацию из организаций находящихся за ее пределами уже в оформленном виде (счета-фактуры, выписки
банка и т.д.)

Внутренние документы составляются внутри организации ее персона­лом (накладные на перемещение материальных ценностей и готовой
продукции, пр.)

2) по назначению документы группируются на распорядительные, оправдатель­ные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат указания о выполнении хозяйственных операций (приказы, распоряжения, чеки, доверенности и др.).

Оправдательные документы оформляются в момент совершения хо­зяйственной операции или непосредственно после ее окончания (акты
приема-передачи основных средств, квитанции, приходные и расходные
кассовые ордера и др.)

Документы бухгалтерского оформления создаются работниками
бухгалтерии для подготовки учетных записей (ведомости начисления
амортизации, распределения общепроизводственных и общехозяйственных
расходов, бухгалтерские справки и др.)

Комбинированные документы одновременно имеют признаки нескольких видов документов, например, распорядительного и оправдательного и
являются одновременно основанием для совершения операции и оправда­нием ее выполнения (расходный кассовый ордер, накладная (требование) на отпуск товарно-материальных ценностей).

3) по порядку составления различают первичные и сводные документы.

В первичных документах хозяйственные операции регистрируются впер­вые и являются формальным доказательством ее выполнения (накладные, расписки, приемо-сдаточные акты и др.)

Сводные документы составляются на основании первичных и содержат
данные об операциях, ранее оформленных соответствующими первичными
документами (авансовые отчеты, банковские выписки, кассовые отчеты и
др.). Сводные документы позволяют уменьшить количество учетных за­писей на счетах, используются для систематизации и группировки сведений первичных документов, получения обобщенных показателей.

4) по способу охвата операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы используются в бухгалтерском учете однократно
и после составления передаются в бухгалтерию (платежные поручения,
платежные требования, приходные и расходные ордера).

Накопительные документы используются для оформления одно­
родных операций, совершаемых организацией многократно в течение не­
продолжительного времени и составляются с целью уменьшения числа
выписываемых разовых документов (лимитно-заборные карты, табели
учета рабочего времени, ведомости выполненных работ и др.)