Учет материалов на складах и его взаимосвязь с учетом в бухгалтерии.

В зависимости от масштаба деятельности организации, в том числе от номенклатуры материалов, используемых в производстве продукции, для хранения материальных запасов в организациях должны создаваться:

- центральные (базисные) склады, которые находятся в ведении непосредственно руководителя организации или службы снабжения и сбыта;

- склады (кладовые) цехов, филиалов и других подразделений организации.

Склады (кладовые) должны быть обеспечены исправными весами, другими необходимыми измерительными приборами, мерной тарой и противопожарным оборудованием. Измерительные приборы должны периодически проверяться (переосвидетельствоваться) и должно осуществляться их клеймение. Для материалов открытого хранения оборудуются специально приспособленные площадки.

На складах (кладовых) материалы размещаются по секциям, а внутри них – по группам, типоразмерам и сортам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях. Размещение материалов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия.

К месту хранения материалов прикрепляется ярлык, а на ящиках и т. п. делаются надписи с указанием наименования материала, его отличительных признаков (марка, артикул, размер, сорт и т. п.), номенклатурного номера, единицы измерения и цены.

Аналитический учет материалов на складах организации осуществляется по каждому сорту, виду и размеру в соответствии с порядком хранения материалов, определяемым как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства.

Количественный учет движения материалов на складах осуществляется заведующими складами, кладовщиками и др., являющимися материально ответственными лицами. Прием на работу и увольнение заведующих складами, кладовщиков и других материально ответственных лиц осуществляются по согласованию с главным бухгалтером организации. С указанными лицами заключаются договоры о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством РФ.

Если в штате организации, подразделения отсутствует должность заведующего складом (кладовщика), то его обязанности могут быть возложены на другого работника организации с обязательным заключением с ним договора о полной материальной ответственности.

Заведующий складом, кладовщик и другие материально ответственные лица могут освобождаться от занимаемых должностей только после сплошной инвентаризации числящихся за ними товарно-материальных запасов и передачи их другому материально ответственному лицу по акту. Акт приема-передачи визируется главным бухгалтером (или уполномоченным им лицом) и утверждается руководителем организации (или уполномоченным им лицом), а по складам (кладовым и другим местам хранения) подразделений – руководителем соответствующего цеха (подразделения).

Учет материалов, находящихся на хранении на складах (в кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам (сортовой учет). Карточка складского учета (типовая форма № М-17) является регистром аналитического учета материалов. Карточки складского учета открываются в бухгалтерии на каждый номенклатурный номер на календарный год. В карточках указываются номер склада, полное наименование материалов, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год и другие реквизиты. Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке — на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставятся номер карточки и виза работника бухгалтерской службы. Карточки передаются работнику склада под расписку в реестре как бланки строгой отчетности. В складской картотеке карточки размещаются в порядке номенклатурных номеров.

На складах ведется только количественно-сортовой учет материалов в установленных натуральных единицах измерения.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полку, ячейку и т. п.). Затем на основании первичных документов о поступлении и отпуске материалов (приходных ордеров, накладных, товарно-транспортных накладных и других документов) в карточках указываются дата совершения операции, наименование и номер документа, от кого получены, кому отпущены материалы и их количество.

В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций, и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

При ведении бухгалтерией сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках.

Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего лица могут производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей.

При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками.

Материально-ответственные лица обязаны по требованию, проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности.

Периодически в сроки, установленные графиком документооборота, заведующие складами обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы или иного подразделения организации (например, вычислительного центра) – принимать от них все первичные учетные документы за соответствующий период.

Прием-сдача первичных учетных документов оформляется, как правило, составлением реестра сдачи документов на приход и расход материалов (форма № М-13) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов, в котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.

Сдача складом лимитно-заборных карт производится после использования лимита. В начале месяца должны быть сданы все карты за прошлый месяц, независимо от использования лимита.

При оформлении отпуска материалов подписями получателей непосредственно в карточках складского учета, без оформления расходных документов, карточки складского учета в конце каждого месяца передаются в бухгалтерскую службу и после обработки (составления соответствующих учетных регистров) возвращаются на склад.

При использовании средств вычислительной техники карточки передаются в вычислительный центр и после ввода данных возвращаются на склад.

По окончании календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки «Остаток перенесен в карточку 200_ г. №...»), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации.

По указанию руководителя службы снабжения и разрешению главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году.

На складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета.

В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

В начале или в конце книги помещается оглавление лицевых счетов с указанием номеров лицевых счетов, наименований материалов с их отличительными признаками и количества листов в книге.

Книги складского учета должны быть пронумерованы и прошнурованы. Количество листов в книге заверяется подписью главного бухгалтера или лица, им уполномоченного, и печатью организации.

Книги складского учета регистрируются в бухгалтерской службе организации, о чем делается запись в книге с указанием номера по реестру.

Организацией может быть установлен иной порядок оформления книг складского учета.

При ведении складского учета механизированным способом карточки складского учёта могут не вестись.

При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах разрешается на всех или на отдельных складах (кладовых) организации и подразделений вместо карточек (книг) складского учета вести месячные материальные отчеты.

В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток на конец месяца.

В месячных материальных отчетах обычно отражают материалы, по которым имелось движение (приход или расход) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).

В материальных отчетах указывается также сумма по приходу, расходу и остаткам материалов. Сумма может заполняться бухгалтерской службой организации или заведующим складом (кладовщиком).

Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую, службу организации в установленные организацией сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

Как отмечалось, все первичные учетные документы по движению материалов на складах организации должны сдаваться в бухгалтерскую службу в установленные организацией сроки.

Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу и законности совершенных операций, а также правильности их оформления. В случаях обнаружения операций, не соответствующих законодательству Российской Федерации и правилам бухгалтерского учета, работник бухгалтерии, осуществляющий учет материалов, сообщает об этом главному бухгалтеру.

После проверки первичные документы таксируются, т. е. определяется сумма (денежная оценка) операций путем умножения количества материалов на учетную цену.

В настоящее время применяются различные варианты учета материалов в бухгалтерии.

Аналитический учет материалов в бухгалтерии может вестись на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.

Аналитический учет ведется в разрезе каждого склада, подразделения по местам хранения материалов, а внутри них – в разрезе каждого наименования (номенклатурного номера).

При использовании оборотных ведомостей для аналитического учета материалов в бухгалтерии применяют два варианта учета материалов.

При первом варианте в бухгалтерии ведутся карточки учета материалов, которые открываются на каждое наименование (номенклатурный номер) материалов. В карточках на основании первичных учетных документов (приходных, расходных, на внутренние перемещения), сдаваемых в бухгалтерскую службу складами и подразделениями, бухгалтер отражает движение материалов (приход, расход). Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и денежном выражении (количественный и суммовой учет).

Таким образом, в бухгалтерской службе дублируется складской учет с той лишь разницей, что в бухгалтерской службе ведется количественно-суммовой учет, а на складах и в подразделениях – только количественный учет.

По окончании месяца в карточках определяют обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца.

Используя эти данные, бухгалтерская служба ежемесячно составляет количественно-суммовые оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению.

В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу или подразделению.

На основе указанных оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом.

Отдельно учитывается движение (образование и распределение) и остатки транспортно-заготовительных расходов.

Сводные оборотные ведомости сверяются с данными синтетического учета материалов.

Кроме того, ежемесячно производится сверка данных в карточках, ведущихся в бухгалтерской службе, с данными в карточках складов и подразделений;

При втором варианте карточки аналитического учета бухгалтерской службой не ведутся. Все приходные и расходные документы группируются по номенклатурным номерам, по ним подсчитываются итоговые данные за месяц по приходу и расходу, которые записываются в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражении по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. На основании указанных оборотных ведомостей составляются сводные оборотные ведомости.

Остатки в оборотных ведомостях сверяются с остатками, выведенными в карточках складов и подразделений.

При использовании второго варианта работа по учету материалов является менее трудоемкой, так как в данном случае не требуется ведение карточек аналитического учета. Несмотря на это, учет материалов с использованием оборотных ведомостей все равно требует больших затрат времени и труда.

Более целесообразным в практике учета материалов считается использование сальдового метода.

При сальдовом методе учета материалов бухгалтерия не дублирует складской учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета материалов, ведущиеся на складах.

В установленные графиком сроки кладовщик составляет реестры сдачи документов на приход и расход материалов (форма № М-13) с указанием количества документов, их номеров и групп материалов.

Периодически или в установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих карточках.

В конце месяца работник склада или бухгалтер переносит количественные остатки на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в сальдовую ведомость (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования работником бухгалтерии сальдовую ведомость передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. На основании указанных сальдовых ведомостей составляют сводную сальдовую ведомость, в которую переносят итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам, складам, подразделениям.

Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов.