Способы ввода данных и формирования записей о

хозяйственных операциях

Основа эффективного функционирования АИС-БУ – высокая степень автоматизации ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях. Даже в рамках одной системы автоматизации бухгалтерского учета реализуются различные способы ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях. Распространены три основные способа ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях (рис. 8.3.):

- ручной ввод бухгалтерских операций/проводок;

- автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций;

- автоматическая генерация бухгалтерских операций и проводок на основе электронных форм документов:

Рис. 8.3. Классификация способов ввода данных и формирования записей

о хозяйственных операциях

1) особенности ручного ввода:

- оператор самостоятельно заполняет все реквизиты операции и формирует бухгалтерские проводки;

- является достаточно гибким, прост в освоении и не требует предварительной настройки системы;

- для снижения ошибок и трудоёмкости ручного ввода в системах иногда предусматриваются некоторые элементы автоматизации ввода. Например, поля дата, номер документа, а также использование режима копирование;

- для избежания ошибок при вводе счёта или субсчёта предоставляется возможность полного или ограниченного доступа к плану счетов и справочникам;

- ручной ввод операций и проводок может осуществляться с помощью контроля корреспонденции счетов, который организуется с помощью дополнительного справочника «корректные проводки»;

- осуществление контроля в групповом режиме позволяет локализовать большинство ошибочных или сомнительных проводок. Эта функция полезна при аудиторских проверках и для систем класс «бухгалтерский комплекс», где информация поступает в АРМ сводного учёта и требует проверки.

Контроль может выполняться в двух режимах:

- в момент ввода записей о хозяйственных операциях;

- в групповом режиме после их ввода.

Контроль корреспонденции счетов организуется с помощью специальных справочников корректных проводок. Эти справочники подготавливаются бухгалтерами, ответственными за методологию учета на предприятии. После этого работа по вводу информации может быть доверена рядовым бухгалтерам.

Контроль правильности формирования корреспонденции счетов в некоторых системах выполняется не только в момент ввода информации о хозяйственной операции, но и независимо от него. Контроль выполняется в групповом режиме после окончания ввода всех записей, что позволяет локализовать большинство ошибочных и сомнительных проводок;

2) ввод данных и автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций. Наряду с возможностью ручного ввода информации о хозяйственных операциях многие системы позволяют автоматизировать ввод рутинных, часто повторяющихся операций, а также операций, которые порождают несколько проводок и требуют расчета сумм по каждой из них.

Такие стандартные, многократно повторяющиеся операции в практике учетной работы встречаются достаточно часто.

Подобные операции в системах автоматизации бухгалтерского учета называют типовыми операциями. Для них разрабатываются шаблоны, которые представляют собой сценарии формирования проводок, позволяющие отразить хозяйственную операцию в учете. С помощью шаблонов обеспечивается автоматизированный ввод бухгалтерских операций. При этом генерируются все проводки, сопутствующие данной операции, и автоматически по заданному алгоритму рассчитываются их суммы.

Данный способ автоматизации ввода информации о хозяйственных операциях получил название «ввод данных с использованием типовых операций». Он позволяет избежать ошибок в определении корреспонденции счетов, а также избавляет бухгалтера от выполнения рутинной работы по заполнению реквизитов операции. Общий механизм работы:

- выбор типовой операции (список типовых операций);

- вызов и заполнение шаблона типовой операции;

- формирование бухгалтерской операции и проводок;

- занесение операций и проводок в базу данных;

- отражение операций и проводок в журнале учета.

Шаблон типовой операции включает одну или несколько проводок, отражающих хозяйственную операцию в бухгалтерском учете. Для каждой проводки, входящей в этот шаблон, определяются дебетуемый и кредитуемый счета, а вместо сумм проводок указываются алгоритмы их определения. В типовой операции указывается также краткое содержание операции и каждой проводки, может указываться имя файла документа, связанного с этой операцией. Последний реквизит позволяет сформировать и напечатать документ.

Суммы проводок могут рассчитываться по формуле или запрашиваться при вводе.

Особенности типовых операций:

- создаётся перечень типовых операций бухгалтерского учёта, объединяющих однородные операции;

- для каждого типа операции создаётся шаблон, включающий реквизиты операции, корреспонденцию счетов, алгоритм расчета сумм операции;

- суммы рассчитываются в некоторых случаях пользователем самостоятельно или с помощью встроенного языка;

- ранее введённые типовые операции могут редактироваться и удаляться;

- после ввода хозяйственной операции с помощью типовой, как правило, связь между ними утрачивается, в некоторых системах остаётся.

Различают системы, в которых проводки, введенные с помощью типовой операции, сохраняют связь с операцией (например, в системе «Интегратор») и системы, в которых проводки, введенные с помощью типовой операции, теряют связь с операцией (например, в системе «1С: Бухгалтерия»).

Первый вариант предпочтителен. Он позволяет в любой момент выполнить перерасчет сумм проводок, он удобен при удалении ошибочно введенной информации.

Некоторый набор наиболее часто используемых типовых операций в готовом виде поставляется вместе с системой. В процессе работы пользователь-бухгалтер всегда может подправить готовые операции или создать свои новые уникальные типовые операции сам или с привлечением дилера фирмы-разработчика. Тем самым обеспечивается высокая универсальность программы, возможность адаптации ее к специфике конкретного предприятия, к изменениям в законодательстве. Таким образом, типовые операции – это один из важнейших инструментов адаптации к особенностям работы предприятия, изменениям в учетной политике законодательстве. Базовые способы описания алгоритмов формирования проводок, как правило, несложны. Поэтому считается, что типовые операции – это инструмент, ориентированный на конечного пользователя;

3) ввод данных и автоматическая генерация бухгалтерских операций на основе электронных форм документов.

Суть способа:

- пользователь заполняет предложенную ему форму документа, а бухгалтерские операции и их проводки формируются автоматически;

- пользователь не может редактировать реквизиты, как сформированной операции, так и ее проводок, что и отличает этотспособ от ранее рассмотренного автоматизированного способа.

Особенности:

- алгоритм формирования операции и проводок описывается при настройке системы, а исходные данные для его реализации берутся из заполненного документа;

- язык, используемый для описания этого алгоритма, как правило, достаточно сложен и не pассчитан на конечного пользователя;

- в зависимости от модели документооборота и функции, которую несет первичный документ, зависит и сохранение связи документа со сформированными по нему проводками, соблюдение временного лага между формированием документа и проводками, а также возможность формирования групповых проводок по документам одного вида;

- данный способ формирования операций и бухгалтерских проводок используется, как при проведении документов, оформляющих реальную хозяйственную операцию, так и при проведении специализированных документов, оформляющих регламентные операции бухгалтерского учета.

В АИС бухгалтерского учета предусмотрены различные сервисные функции при работе с журналами документов, операций и проводок.

Основная функция журналов документов, операций и проводок – накопление соответствующей информации. Большая ее часть вводится в режиме ручного ввода. Это один из самых ответственных этапов работы бухгалтера с компьютерной системой. Поэтому разработчики программ стараются максимально автоматизировать этот процесс и обеспечить максимальную естественность работы с исходной информацией.

Можно перечислить основные сервисные функции:

- подсказки по заполнению реквизитов;

- корректировка в двух режимах:

1) в процессе ввода данных – всегда можно вернуться на начало документа (операции, проводки) или на предыдущий реквизит, если обнаружена ошибка в процессе ввода;

2) после включения документа (операции, проводки) в базу данных.

- копирования ранее введенных документов, операций и проводок,

- контроль вводимой информации: с помощью справочника корректных проводок.

- возможность группового ввода/корректировки данных.

Системы автоматизации учета обычно обеспечивают удобные механизмы работы с журналами и другими информационными архивами, в числе которых:

- быстрый просмотр данных архива (прокрутка вперед, назад, последовательный просмотр данных с одинаковыми признаками и т. д.);

- перегруппировка (сортировка) документов по заданном признаку;

- поиск нужного документа (группы документов) по ряду критериев (типу документа, его номеру, дате, сумме и т. д.).