Структура справочников объектов аналитического учета

В компьютерной технологии каждый справочник объектов аналитического учета хранит сведения о множестве однотипных объектов, например сотрудниках предприятия, контрагентах, номенклатуре продукции и товаров. Каждая запись справочника – это конкретный объект или элемент справочника. Элемент справочника включает несколько взаимосвязанных реквизитов: обязательных и дополнительных. Обязательными реквизитами записи являются «код» и «наименование» объекта. Дополнительные реквизиты характеризуют данный объект аналитического учета. Например, запись справочника «Контрагенты» содержит не только код и наименование контрагента, но и сведения о его банковских реквизитах, юридическом адресе, идентификационном номере налогоплательщика и т. п.

При вводе нового элемента (записи) в справочник ему автоматически присваивается новый код. Однако, как правило, система позволяет изменить этот код, например в тех случаях, когда требуется использование общегосударственных, отраслевых или локальных классификаторов для кодирования объектов учета.

Справочники объектов аналитического учета могут иметь вид списка и могут быть структурированными.

Спиcoк – это простой перечень объектов аналитического учета.

Структурированный справочник хранит, как правило, объекты аналитического учета, которые классифицированы согласно иерархической классификации в соответствии с выделенными признаками. Например, материалы разбиваются на группы, виды, артикулы.

Как правило, в справочнике объектов аналитического учета можно просматривать элементы, вводить новые, корректировать и удалять уже имеющиеся, использовать элементы при заполнении документов, формировании бухгалтерских записей и составлении отчетов.

Система автоматизации должна обеспечивать быстрый поиск элементов в справочнике. Для этого при просмотре справочника используются приемы специального поиска по коду элемента, его наименованию и контексту, применяются приемы прямого перехода на нужную позицию справочника, используется система фильтров для отбора элементов справочника по некоторым условиям отбора. Система также должна позволять сортировать элементы справочника по определенным параметрам, копировать текущий элемент, печатать записи справочника.

Справочники объектов аналитического учета могут иметь жесткие и гибкие структуры данных.

1. Жесткая структура предполагает наличие набора заранее заданного реквизитного состава справочника. Применение справочников жестко фиксированного реквизитного состава приводит к ряду проблем:

- во-первых, набор заранее заданных полей справочника не всегда устраивает конкретных пользователей, поскольку нередко возникает потребность в хранении дополнительной информации;

- во-вторых, изменения в нормативных документах часто требуют внесения дополнительной информации в справочники. Если же его структура жестко фиксирована, то внесение изменений доступно только разработчику и пользователям остается ждать новой версии программного продукта с учетом изменений.

В связи с этим при создании систем автоматизации учета некоторые разработчики стремятся к организации справочников с гибкой структурой данных.

2. Гибкая структура предполагает, что реквизитный состав справочника может быть переопределен самим пользователем системы. Один из подходов к решению этой задачи основывается на использовании так называемых параметров аналитических счетов.

Параметры аналитических счетов – это набор дополнительных реквизитов, которые характеризуют объект аналитического учета и отделяются от обязательных реквизитов при организации справочника объектов аналитического учета. Параметры счетов, как правило, сосредоточены в отдельном справочнике, подчиненном основному. Выделение дополнительных реквизитов в отдельный справочник обеспечивает более рациональную организацию информации и способствует ускорению поиска объектов аналитического учета.

В качестве параметров может выступать условно-постоянная информация: справочная, нормативная. Например, каждый объект справочника контрагентов может характеризоваться такими параметрами, как юридический адрес, расчетный счет и банковские данные, контактный телефон, фамилия руководителя и др. Каждый объект справочника основных средств характеризуется параметрами: код и норма амортизации, синтетический счет/субсчет, на который относятся амортизационные начисления, дата ввода объекта в эксплуатацию и т. п.

Параметры могут использоваться не только для хранения условно-постоянной, но и для накопления и обработки переменной информации. В этом случае они выступают как своего рода накопительные регистры.

Механизм параметров счетов нашел широкое применение в инструментальных системах.

Параметры счетов могут быть использованы в расчетах, при формировании выходных форм. Чтобы использовать параметры счетов в расчетах, пользователь должен самостоятельно описать алгоритмы этих расчетов. Обычно это требует немалых знаний о возможностях самой системы и определенных навыков программирования на встроенном в нее языке. Таким образом, параметры счетов – это механизм гибкой адаптации информационной модели системы автоматизации учета к потребностям конкретного пользователя.