Отражение результатов инвентаризации на счетах бухгалтерского учета
Порядок проведения инвентаризаций регулируется Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30 ноября 2007 г. № 180.
В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» проведение инвентаризации обязательно:
• при передаче активов государственной унитарной организации в аренду, их купле-продаже;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
• при смене руководителя организации или материально-ответственных лиц;
• при выявлении фактов хищения или порчи активов;
• в случае возникновения непреодолимых сил, т.е. чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств;
• в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.
Для проведения инвентаризации в сельскохозяйственных организациях ежегодно руководителем организации утверждается специальная инвентаризационная комиссия (рабочий орган). В ее состав входят: руководитель организации или его заместитель (председатель комиссии); главные специалисты по отраслям и производствам; руководители структурных подразделений; главный бухгалтер и специалисты, занимающиеся учетным процессом; представители внутреннего аудита, независимые аудиторские организации.
Все ее члены распределяются по группам, за которыми закрепляются объекты инвентаризации. Перед инвентаризацией руководитель совместно с главным бухгалтером обязаны: за месяц до начала оповестить под расписку всех членов рабочих комиссий о том, что они в соответствии с приказом входят в состав комиссии и им поручается в указанный срок провести инвентаризацию соответствующих объектов; проинструктировать о порядке ее проведения, оформления результатов и обеспечить соответствующей документацией.
Материально-ответственные лица к началу инвентаризации сдают в бухгалтерию все документы и отчеты. После бухгалтера определяют остатки ценностей к началу инвентаризации по учетным данным, а материально-ответственные лица дают подписку о том, что все документы сданы в бухгалтерию.
Инвентаризацию проводят в порядке расположения материальных ценностей по местам хранения и по каждому материально-ответственному лицу. Определяют фактическое наличие материальных ценностей путем их взвешивания, измерения, пересчета, обмера. Затем результаты проверки записывают в инвентаризационные описи, где указывают полное наименование ценностей, порядковые номера по прейскуранту, сорт, количество, цену и общую сумму.
Каждая страница описи нумеруется. В конце страницы цифрами и прописью выводится общий итог всех ценностей в натуральных показателях, записанных на страницах, независимо от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, декалитрах и т. д.) эти ценности отражены. Подчистки, помарки и ошибки при заполнении описей не допускаются. Исправления в инвентаризационные описи можно вносить только корректурным способом. Инвентаризационные описи подписываются всеми членами комиссии, а также материально-ответственным лицом, к ним прилагаются акты обмеров и соответствующие расчеты. При инвентаризации в случае смены материально-ответственных лиц в описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавшее – в их сдаче.
По данным описей по выявленным расхождениям (излишкам или недостачам) составляются сличительные ведомости. К ним прилагаются объяснения материально-ответственных лиц. На основании этих объяснений комиссией принимается решение о порядке регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:
• излишки активов в соответствии с решением руководителя организации приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответствующая денежная сумма относится на финансовые результаты (увеличение доходов);
• недостача активов и его порча в пределах норм естественной убыли в соответствии с решением руководителя организации списывается на затраты по видам деятельности (увеличение расходов);
• недостача активов, произошедшая сверх норм естественной убыли в соответствии с решением руководителя организации покрывается за счет виновных лиц. Если таковые не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки списываются на внереализационные расходы (увеличение расходов).
Нормы естественной убыли, утвержденные в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, применяются лишь в случаях выявления недостач. При отсутствии таких норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.
Выявленные при инвентаризации суммы дебиторской задолженности, по которым срок исковой давности истек, списываются на увеличение расходов, а суммы кредиторской задолженности относятся на увеличение доходов.
Результаты инвентаризации должны быть отражены и учете в течение 10 дней после ее проведения.
Стоимость выявленных излишков имущества подлежит оприходованию корреспонденцией:
Д-т счетов 01 «Основные средства», 04 «Нематериальные активы», 07 «Оборудование к установке», 10 «Материалы», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция», 50 «Касса»;
К-т счета 92 «Внереализационные доходы и расходы», субсчет 1 «Внереализационные доходы».
Факт установления недостачи ценностей отражается записью:
Д-т счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
К-т счетов имущества 01 «Основные средства», 07 «Оборудование к установке», 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 41 «Товары» и т.д.
Начисление НДС в бюджет, рассчитанного от стоимости недостающих ценностей, отражается проводкой:
Д-т счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
К-т счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».
Недостача имущества в пределах норм естественной убыли списывается:
Д-т счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и др.;
К-т счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
По сельскохозяйственной продукции в пределах норм естественной убыли (для сельскохозяйственных предприятий) списание недостачи производится по направлениям ее использования, включая и остаток продукции на складах, что подтверждается записями:
Д-т счетов 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция», 20 «Основное производство», 90 «Реализация» и т.д.;
К-т счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Недостача имущества сверх норм естественной убыли с НДС относится на виновное лицо корреспонденцией:
Д-т счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
К-т счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Недостача ценностей сверх норм убыли ценностей при отсутствии конкретных виновников подтверждается корреспонденцией:
Д-т счета 92 «Внереализационные доходы и расходы», субсчет 2 «Внереализационные расходы»;
К-т счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При отнесении на виновных лиц разницы между взыскиваемой суммой недостающих, испорченных материальных ценностей и их учетной (балансовой) стоимостью дается корреспонденция счетов:
Д-т счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
К-т счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью недостающих ценностей».
При внесении в кассу организации сумм в счет погашения долга по недостаче дается запись:
Д-т счета 50 «Касса»;
К-т счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Удержание из заработной платы конкретных виновников сумм в счет погашения долга по недостаче отражается корреспонденцией счетов:
Д-т счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
К-т счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».
Сумма разницы между взыскиваемой стоимостью недостающих материальных ценностей и их учетной (балансовой) стоимостью отражается бухгалтерской записью:
Д-т счета 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью недостающих ценностей»;
К-т счета 92 «Внереализационные доходы и расходы», субсчет 1 «Внереализационные доходы».