Этапы поиска документной информации

Данный архив относится к управлению бухгалтерского учета и отчетности ФГАОУ ВПО «Северо-Восточного федерального университета им.М.К.Аммосова» и в нем хранятся документы по вопросам заработной платы и первичные бухгалтерские документы, кассовые документы и пр. Доступ к данным документам имеется только у работников управления, документы не даются на руки, подразделения или сотрудники делают запросы, которые потом обрабатывает делопроизводитель или отдел курирующий направление запроса.

Запрос оформляется в виде заявления или служебной записки от структурного подразделения университета. При подаче заявления по пенсионному вопросу – паспорт, трудовую книжку и ксерокопию трудовой книжки.

Все запросы принимаются в приемные часы. После подачи заявления сотрудники управления приступают к поиску запрошенной информации: берется опись по данному делу, ищется номер запрашиваемого документа, напротив указывается номер дела где этот документ имеется, потом в хранилище по топоописи находится нужное дело и уже в найденном деле ищут нужное.

Заключение

Архив управления бухгалтерского учета и отчетности СВФУ предоставляет сотрудникам университета, структурным подразделениям университета, другим организациям информацию по вопросам заработной платы, информацию по пенсионному вопросу, по начислениям за обучение и пр. информацию касающуюся финансовой/бухгалтерской деятельности.

Пройдя архивную практику в Архиву управления бухгалтерского учета и отчетности, мною была изучена работа данного местного архива, я ознакомилась с основными направлениями архива, изучила характер взаимодействия архива с потребителями услуг.

Главная же задача данной практики была мной выполнена: получила первичные навыки архивной работы: комплектование архива; требование к оформлению дел; экспертиза ценностей; непосредственное хранение архивных документов, а также с организацией всестороннего использования документальной информации.

Проходя архивную практику, принимала и обрабатывала запросы (подготовила документы к выемке сотрудниками МВД), шифровала архивные дела, искала необходимую информацию в соответствии с правилами поиска документальной информации.

Практика помогла мне адаптировать полученные мной знаний к практической деятельности организации, ознакомила с особенностями будущей практической деятельности на предприятиях и в организациях.

Я ознакомился с учетной политикой СВФУ и внутренними нормативными документами, изучил организацию бухгалтерского учета: формы бухгалтерского учета; первичный учет и документооборот; взаимосвязь аналитического и синтетического учета.

В ходе архивной практики я ознакомилась с организацией работы управления бухгалтерского учета и отчетности, методами отбора документов, подлежащих архивному хранению; способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность документов; процессом создания системы информации о содержании документов; организацией всестороннего использования документальной информации.

При работе с гражданами, старался вежливо и доходчиво объяснять и разговаривать.

Данная практика поспособствовало закреплению теоретических знаний, полученных во время обучения.

Проходить практику в управлении бухгалтерского учета и отчетности СВФУ мне понравилось. Я с интересом преступал к работе и старался выполнить ее правильно.

Список используемой литературы

1. Сайт СВФУ, http://www.s-vfu.ru/.

2. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р. 51141 – 98. – М., 1998. Основные правила работы архивов организаций. – М., 2003.

3. Федеральный закон. «Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» от 07.07.1993 г.

4. Учетная политика СВФУ.

5. Ежегодник СВФУ 2015 г.

6. Положение об управлении бухгалтерского учета и отчетности.

7. Отчет о результатах самообследования СВФУ им. М.К.Аммосва за 2015 г.