Методика расчета заработной платы
Порядок оформления табеля учета
Рабочего времени.
Методика расчета заработной платы.
Табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени имеет немаловажное значение, как для работника кадровой службы, так и для бухгалтера.
Кадровикам табель позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины в организации.
Ведь в нем отражаются сведения не только об отработанном каждым сотрудником времени, но и о переработках, либо об имеющихся невыходах на работу, в том числе и по неуважительной причине. На основании этих данных руководство предприятия принимает решении о дополнительном материальном поощрении или депремировании работника.
Для бухгалтера же данный документ является основанием для правильного исчисления заработной платы работникам предприятия. В этом случае табель можно сравнить с актом выполненных работ, который подписывается по окончании работ с лицом, работающим на основании гражданско-правового договора. Табель учета рабочего времени также является своего рода актом, фиксирующим факт исполнения работником своих трудовых обязательств. Отсутствие табеля, либо его неправильное заполнение может послужить причиной того, что налоговый инспектор сочтет неправомерным начисление заработной платы и, как следствие, отнесение расходов по заработной плате на издержки, уменьшающие в соответствующем периоде налог на прибыль организаций.
Не обойтись без табеля и при формировании статистической отчетности по учету труда.
Существует две унифицированные формы, принятые для табеля — это форма Т-12 и форма Т-13. Предприятие имеет право самостоятельно выбрать одну из указанных форм. Однако в большинстве случаев все же используется форма Т-12, так как она представляет собой более универсальный вариант. Форму Т-13 предпочитают организации, имеющие автоматизированную контрольно-пропускную систему, фиксирующую время нахождения сотрудника в организации с помощью компьютера и индивидуальных пластиковых карт с чипом.
| Унифицированная форма № Т-12 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 | |||||||||||||||||||
| Код | |||||||||||||||||||
| Форма по ОКУД | |||||||||||||||||||
| по ОКПО | |||||||||||||||||||
| наименование организации | |||||||||||||||||||
| наименование структурного подразделения | |||||||||||||||||||
| Номер документа | Дата составления | Отчетный период | |||||||||||||||||
| с | по | ||||||||||||||||||
| ТАБЕЛЬ | |||||||||||||||||||
| учета рабочего времени и расчета оплаты труда | |||||||||||||||||||
| УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ | |||||||||||||||||||
| Код | Код | ||||||||||||||||||
| буквенный | цифровой | буквенный | цифровой | ||||||||||||||||
| Продолжительность работы в дневное время | Я | Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом "Т") с назначением пособия согласно законодательству | Б | ||||||||||||||||
| Продолжительность работы в ночное время | Н | Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством | Т | ||||||||||||||||
| Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни | РВ | Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством | ЛЧ | ||||||||||||||||
| Продолжительность сверхурочной работы | С | Время вынужденного прогула в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе | ПВ | ||||||||||||||||
| Продолжительность работы вахтовым методом | ВМ | Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству | Г | ||||||||||||||||
| Служебная командировка | К | Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством) | ПР | ||||||||||||||||
| Повышение квалификации с отрывом от работы | ПК | Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством | НС | ||||||||||||||||
| Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности | ПМ | Выходные дни (еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни | В | ||||||||||||||||
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) | ОВ | ||||||||||||||||
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы) | НВ | ||||||||||||||||
| Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением | У | Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом) | ЗБ | ||||||||||||||||
| Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы | УВ | Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН | ||||||||||||||||
| Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы | УД | Время простоя по вине работодателя | РП | ||||||||||||||||
| Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) | Р | Время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника | НП | ||||||||||||||||
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет | ОЖ | Время простоя по вине работника | ВП | ||||||||||||||||
| Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя | ДО | Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством | НО | ||||||||||||||||
| Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации | ОЗ | Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы | НБ | ||||||||||||||||
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы | ДБ | Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы | НЗ | ||||||||||||||||
| ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ | ЗАПОЛНИТЬ ТАБЕЛЬ УЧЕАТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Номер по порядку | Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) | Табельный номер | Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца | Итого отработано за месяц | Количество неявок, дней (часов) | Из них по причинам | Количество выходных и праздничных дней | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| итого отработано за I половину месяца | итого отработано за II половину месяца |  | часов | код | количество дней (часов) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 | из них | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |  |  | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Ответственное лицо | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| должность | личная подпись | расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Руководитель структурного подразделения | " | " | г. | |||||||||||||||||||||||||||||
| должность | личная подпись | расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Работник кадровой службы | " | " | г. | |||||||||||||||||||||||||||||
| должность | личная подпись | расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Унифицированная форма № Т-13 Утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Код | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Форма по ОКУД | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| по ОКПО | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| наименование организации | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| структурное подразделение | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Номер документа | Дата составления | Отчетный период | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| с | по | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ТАБЕЛЬ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Номер по порядку | Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) | Табельный номер | Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца | Отработано за | Данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат | Неявки по причинам | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Х | половину месяца(I, II) | месяц | код вида оплаты | код | дни (часы) | код | дни (часы) | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| корреспондирующий счет | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| дни | код вида оплаты | корреспондирующий счет | дни (часы) | код вида оплаты | корреспондирующий счет | дни (часы) | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| часы | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| X | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Ответственное лицо | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| должность | личная подпись | расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Руководитель структурного подразделения | " | " | г. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| должность | личная подпись | расшифровка подписи | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Работник кадровой службы | " | " | г. | ||||||
| должность | личная подпись | расшифровка подписи |
Законодательство обязывает всех работодателей вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником. В помощь кадровикам Госкомстат России утвердил специальную форму, которая носит название «Табель учета рабочего времени». Однако в повседневной практике возникает немало вопросов. Основная проблема – какой код ставить в том или ином случае, например работнику, прибывающему из командировки в выходной день. Разобраться во всех нюансах мы и попробуем в данной статье.
Требование вести учет отработанного сотрудником времени, независимо от организационно-правовой формы и размера штата, содержится в ч. 4 ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Для этого используются формы № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» и № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (см. приложение), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Форма № Т-12 отличается от № Т-13 графой для данных по оплате труда. Кроме того, форма № Т-13, как правило, применяется для учета рабочего времени в автоматизированном режиме, а № Т-12 – на бумажном носителе. Обратите внимание: если возникает необходимость внести изменения в унифицированные формы, должен быть оформлен соответствующий приказ. Кроме того, допускается лишь добавлять графы – удаление их запрещено.
Таким образом, табель учета рабочего времени является первичным учетным документом. Он позволяет:
· контролировать соблюдение установленного режима рабочего времени (своевременность явки и ухода с работы, опоздания, преждевременных уходы, соблюдение обеденного перерыва и т.д.);
· получения данных об отработанном времени;
· расчета заработной платы;
· составления статистической отчетности по труду для органов статистики.
В основе табеля – график работы организации и/или график сменности, где устанавливаются:
· продолжительность рабочей недели;
· продолжительность ежедневной работы (смены);
· время начала и окончания работы;
· время перерывов в работе;
· число смен в сутки;
· чередование рабочих и нерабочих дней.
Основным принципом формирования графиков является соответствие количества рабочих часов установленным нормам ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени:
· нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (для отдельных категорий работников, для которых законодательно установлена сокращенная продолжительность рабочего времени – 36, 35 и менее часов в неделю; ст. 91, 92 ТК РФ);
· в течение рабочего дня (смены) работнику должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более 2 часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается (ст. 108 ТК РФ);
· продолжительность еженедельного непрерывного отдыха не может быть менее 42 часов (при суммированном учете рабочего времени допускается в отдельные недели уменьшение продолжительности еженедельного непрерывного отдыха, но в среднем за учетный период норма должна соблюдаться; ст. 110, 104 ТК РФ).
Сотрудника включают в табель на основании приказа о приеме на работу и/или трудового договора, исключают – после приказа об увольнении. Табельный номер уволенного работника, как правило, не присваивается другому сотруднику в течение нескольких лет.
Согласно п. 586 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558, срок хранения табеля учета рабочего времени составляет 5 лет, а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.
Таблица
Санкции за нарушение учета по учету рабочего времени
| № п/п | Нарушение | Ссылка на нормативный акт, который нарушен работодателем | Возможные санкции при проведении инспекционной проверки и оценка рисков работодателя | Рекомендации по исправлению |
| Табель учета рабочего времени | ||||
| Нет номера документа | Альбом унифицированных форм по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004; Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» | Возникновение проблем при сдаче документов в архив | Проставлять в дальнейшем | |
| Превышение нормы работы (как по основнымсотрудниккам, так и по совместителям): например, за февраль 2011 г. рабочий день 22 февраля не сокращен на 1 час | Ст. 95 ТК РФ | 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц – от 35 000 до 50 000 рублей, административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст.5.27 КоАП). 2. Требование оплатить сверхурочную работу с выплатой денежной компенсации, согласно ст. 236 ТК РФ | Выплатить компенсацию, либо скорректировать табель | |
| Путевые листы | ||||
| Согласно путевому листу, водитель работал более 9 часов в день. | П. 9, 16 Приказа Минтранса РФ от 20.08.2004 № 15 «Об утверждении положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей» | 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц – от 35 000 до 50 000 рублей, административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст.5.27 КоАП). 2. В случае проверки работодателя обяжут оплатить сверхурочную работу водителям за каждый день такого нарушения. 3. В случае несчастного случая или ДТП руководитель несет ответственность вплоть до уголовной | Решить проблемы превышения нормы часов работы | |
| Переработки водителей превышают установленные 120 часов годовых | Ст. 99 ТК РФ, Приказ Минтранса РФ от 20.08.2004 № 15 «Об утверждении положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей» | 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц – от 35 000 до 50 000 рублей, административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст.5.27 КоАП). 2. В случае несчастного случая или ДТП руководитель несет ответственность вплоть до уголовной | Решить проблему превышения нормы часов работы | |
| На путевом листе отсутствует печать | Типовая межотраслевая форма № 3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, принцип придания документам юридической силы (ГОСТ Р 6.30-2003) | Проставить | ||
| Не указан код по ОКПО | Типовая межотраслевая форма № 3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78; принцип придания документам юридической силы (ГОСТ Р 6.30-2003) | Проставить | ||
| Не указан табельный номер работника | Типовая межотраслевая форма № 3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78; принцип придания документам юридической силы (ГОСТ Р 6.30-2003) | Проставить |
Руководители организаций очень редко вводят должность табельщика, считая нецелесообразным подобное расходование средств. Как правило, эта обязанность вменяется сотрудникам бухгалтерии, отдела кадров или руководителям подразделений, что обязательно должно быть закреплено в трудовом договоре или должностной инструкции либо оформлено приказом по основной деятельности. Назначение ответственного за ведение табеля – очень важный момент, поскольку нарушения в этой сфере, выявленные Государственной инспекцией труда, предусматривают административную ответственность (см. таблицу). Если обязанность по оформлению табеля не предусмотрена должностной инструкцией или трудовым договором, она должна быть дополнительно оплачена.
Придя на работу в производственную компанию, где усыновлен сменный режим работы, включающий ночное время, директор по персоналу обнаружила полный беспорядок в ведении учета рабочего времени. Табель заполняли сотрудники отдела персонала на основании данных автоматизированной системы доступа (турникета). Однако довольно часто система не срабатывала, рабочие менялись сменами, не ставя в известность руководство, начальники не считали нужным отслеживать ситуацию, а тем более делать отместки о присутствии. В итоге каждый месяц всплывали ошибки, приходилось неоднократно корректировать табель, Росло недовольство сотрудников, считавших себя обманутыми, повышалась текучесть кадров. Решить проблему позволили внедрение регламента, формализация работы по учету рабочего времени, возложение данной обязанности на руководителей подразделений (в данном случае начальников смен).
Порядок заполнения табеля представлен на рисунке. На титульном листе отражается следующая информация: название структурного подразделения согласно штатному расписанию, номер документа (допустимо вести нумерацию с 1 по 12 в соответствии с количеством календарных месяцев), дата составления (как правило, последний день текущего месяца), отчетный период с 1 по 30/31 число, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер работника данного структурного подразделения и т.п. Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведены две строки (графа 4). Верхняя строка служит для отметки буквенных или цифровых кодов, которыми обозначаются затраты рабочего времени (явка, разные виды отпусков, временная нетрудоспособность и т.п.). В нижней строке делают записи о продолжительности отработанного времени (в часах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени по каждому дню месяца. Классификация условных обозначений приводится в унифицированной форме № Т-12.
Рисунок
Порядок заполнения табеля учета рабочего времени
При отражении случаев неявки на работу, учет которых ведется в календарных днях (ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска, отпуска без сохранения заработной платы, временная нетрудоспособность, отпуска учебные, аспирантские и т.д.), в табеле в верхней строке графы 4 проставляются только буквенные коды условных обозначений, а нижние строки остаются пустыми (или отмечаются знаком «Х»).
Временная нетрудоспособность (код «Б» или «19»), отпуск по беременности и родам («Р» или «14»), отпуск уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет («ОЖ» или «15»), отпуск без сохранения заработной платы («ДО» или «16») в табеле учета рабочего времени отражаются в календарных днях методом сплошной регистрации, т.е. включая выходные и нерабочие праздничные дни.
Все отметки должны производиться на основании соответствующих документов. Например, код «С» («04») – продолжительность сверхурочные работы) – проставляется в соответствии с приказом о привлечении к работе в условиях, отклоняющихся от нормальных, и письменного согласия работника, «Б» («19») – на основании листка нетрудоспособности. Если же документы отсутствуют, то в табель вписывают «НН» («30») – невыход по невыясненным причинам.
Табель ведется ежедневно, а конце каждого месяца подсчитывается общее количество отработанных дней и часов (графы 5 и 6). При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни временной нетрудоспособности – в общем, все дни, когда сотрудник отсутствовал. Чтобы подсчитать количество отработанных часов, надо сложить цифры во второй строке графы 4, а результаты занести в графу 6 в целом за месяц.
Постановлением Госкомстата предусмотрено 36 условных обозначений присутствия и отсутствия на работе – казалось бы, вполне достаточно. Но на практике довольно часто возникают ситуации, когда подобрать подходящий код невозможно. Эта проблема особенно актуальна для автоматизированного учета, когда соответствующий вид присутствия или отсутствия связан с определенным видом оплаты.
Поскольку никаких разъяснений на данный счет действующее законодательство не дает, то применим принцип «разрешено все, что не запрещено законом». Работодатель соответствующим приказом может ввести дополнительные условные обозначения, учитывающие специфику деятельности.
Например, вследствие мирового финансового кризиса многие компании включили в коллективные договоры пункт об оплате времени для поиска нового места работы, которое предоставляется сотрудникам, официально уведомленным о предстоящем увольнении в связи с сокращением. Сразу возникает вопрос: как учитывать этот период? Конечно, можно проставить в табеле привычные «восьмерки», хотя корректнее будет ввести соответствующий код, например «СВ» (свободное время). Основаниями для использования такого обозначения будут приказ о сокращении численности или штата работников организации, уведомление о сокращении, заявление работника о предоставлении свободного времени с визой руководителя и т.д.
Классическим примером отсутствия среди принятых обозначений кода, крайне необходимого на практике, является период обязательного медицинского осмотра. В соответствии с федеральным законодательством сотрудники, осуществляющие отдельные виды деятельности, обязаны проходить медосмотры для определения пригодности к выполнению поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний. Порядок проведения таких медосмотров и медицинские регламенты допуска к профессии установлены Приказом Минздравсоцразвития РФ от 12.04.2011 № 302н. Данная норма относится и к лицам, работающим с персональными компьютерами, т.е. к сотрудникам большинства организаций. Напомним, что, согласно ст. 185 ТК РФ, на время прохождения медицинского осмотра за работниками сохраняется средний заработок. Таким образом, необходимость учитывать данный вид времени не вызывает сомнения. Выходом может стать введение специального кода (например, «МО»), а основаниями для его проставления будут приказ о направлении работника на медицинский осмотр и документ, подтверждающий прохождение медосмотра (направление на медицинский осмотр (обследование), заключение медицинской комиссии, карта медицинских осмотров (обследований), заключительный акт по итогам проведения медосмотра и др.).