Четыре типа хозяйственных операций

Документирование хозяйственных операций

Согласно принципу полноты все факты хозяйственной деятельности находят сплошное и непрерывное отражение на бухгалтерских счетах на основании первичных документов.

Документация — основной способ бухгалтерского наблюдения за хо­зяйственной деятельностью организаций, ее первичного контроля. Доку­ментация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и полноту учетных показателей, а также возможность их контроля.

Каждая операция, независимо от объема и содержания, в момент ее совершения оформляется документом, что является первым этапом учета.

Документ представляет собой письменное доказательство, под­тверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.

Первичные документы должны быть составлены своевременно, в мо­мент совершения хозяйственной операции, а если это не возможно — сразу же после неё. За достоверность содержащихся в документах дан­ных и качество его оформления несут ответственность лица, подписав­шие документ.

К первичным документам предъявляются определенные требования. Составлены они могут быть по формам, содержащимся в альбомах уни­фицированных форм первичной учетной документации или разработан­ным организациями самостоятельно. К учету принимаются только доку­менты, составленные по установленной форме.

Каждый документ должен полностью отвечать своему назначению, он должен содержать определенные показатели. Показатели, характери­зующие хозяйственную операцию, отраженную в документе, называют реквизитами.

Реквизиты бывают обязательные и дополнительные. Первичные учет­ные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты.

—наименование документа;

—дата составления;

—наименование организации;

—содержание хозяйственной операции;

—измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

—наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;

— подписи ответственных лиц и т.д.

К дополнительным реквизитам могут относиться: адрес и телефон ор­ганизации, стороны участвующие в совершении операции, и т.д.

В документах должны быть заполнены все реквизиты, отражающие достоверные данные. Документы могут заполняться пастой шариковых ручек, химическим карандашом, при помощи ПК. Документ должен быть оформлен четко, ясно, без помарок, производить записи в доку­ментах простым карандашом не разрешается. Итоговые записи, свя­занные с передачей ценностей, должны писаться прописью. Свободные строки должны быть подчеркнуты.

Документы, которыми оформляют факты хозяйственной жизни, связанные с движением денежных средств, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими лица.

Ошибочные записи в документах исправляют следующим обра­зом: зачеркивают неправильный текст или сумму, чтобы было видно зачеркнутое, а сверху подписывают правильный текст или сумму. Ис­правление должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверж­дено подписью лиц, подписавших документ, указана дата исправления. В банковских и кассовых документах никакие исправления не допускают­ся. Неверно составленный документ уничтожается и составляется но­вый документ.

Поступившие в бухгалтерию документы подлежат проверке и обра­ботке. Проверка первичных документов осуществляется:

—по форме (полнота и правильность заполнения);

—арифметически (правильность расчетов);

—по существу (законность и целесообразность операции). Проверенные документы подлежат группировке, затем на каждом документе указывается корреспонденция счетов, на основа­нии которой содержание документов переносится в учетные регистры.

Первичные документы, прошедшие обработку подлежат гашению, исключающему возможность их повторного использования.

После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтер­ский архив.

Движение документов от момента составления или получения от других организаций до передачи в архив называется документооборотом.

Контролирует процесс документооборота в организации главный бухгалтер.

Четыре типа хозяйственных операций

По характеру изменения статей ба­ланса хозяйственные операции можно разделить на четыре типа

При операциях первого типа изменяется только состав имущества организации (актив баланса), одна статья актива увеличивается, а другая уменьшается, итог баланса (валюта) остается прежним.

Первый тип балансовых изменений можно представить в виде урав­нения

А + Х - X = П.

Пример операции первого типа. Получено в кассу с расчетного счета в банке для выдачи заработной платы персоналу организации 10 000 руб. В результате денежные средства в кассе увеличились на 10 000 руб., а на расчетном счете — уменьшились на 10 000 руб. Обе статьи расположены в активе баланса, следовательно, валюта баланса не изменилась.

Второй тип балансовых изменений можно представить в виде уравнения

А - Х = П - X.

Пример операции второго типа. Выдана из кассы заработная пла­та персоналу организации 10 000 руб. В результате денежные средства в кассе уменьшаются на 10 000 руб. и одновременно уменьшается задол­женность по заработной плате перед персоналом. Операция вызывает уменьшение и актива (по статье «Касса»), и пассива баланса (по статье «Расчеты с персоналом по оплате труда») на равную сумму — 10 000 руб. При этом равенство итогов актива и пассива баланса не нарушается, ва­люта баланса уменьшилась не 10 000.

Третий тип балансовых изменений можно представить в виде уравнения

А + Х = П + Х.

Пример операции третьего типа. От поставщиков поступили матери­алы на сумму 20 000 руб. В результате запасы материалов увеличиваются на 20 000 руб. Одновременно увеличивается задолженность поставщи­кам за материалы. Операция затрагивает одновременно и актив, и пас­сив баланса: в активе происходит увеличение на 20 000 руб. по статье «Материалы»; в пассиве увеличивается на ту же сумму статья «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». При этом равенство итогов баланса не нарушается, валюта баланса увеличивается на 20 000 рублей. Операции четвертого типа вызывают изменения только в составе источников формирования имущества (пассив баланса), одна статья пассива увеличивается, а другая уменьшается, итог баланса (валюта) остается прежним.

Четвертый тип балансовых изменений можно представить в виде уравнения

А = П + Х - X.

Пример операции четвертого типа. Оплачена задолженность по­ставщикам за счет краткосрочных кредитов банка на сумму 5000 руб. По данной хозяйственной операции задолженность перед поставщиками уменьшилась на 5000 руб., а задолженность по кредитам банка увеличи­лась на эту же сумму. Обе статьи отражены в пассиве баланса. Итог пас­сива не меняется и равен итогу активу баланса.

Следовательно, любая хозяйственная операция не нарушает равенства итогов актива и пассива баланса.