Журнальная форма ведения бухгалтерского учета
Журнал – это многографная, многолинейная таблица, в которой осуществляется регистрация, систематизация, накопление и обобщение учетной информации. Журналы открываются на однородные объекты учета. В них, как и на счете, отображается сальдо на начало месяца, обороты за месяц в разрезе счетов, которые корреспондируют, и сальдо на конец месяца.
Записи в Журнале производятся с первичных документов в разрезе корреспондирующих счетов по кредитовому признаку, т.е. по кредиту данного счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Обороты по дебету счетов отражаются в открываемых к журналам Ведомостям.
Месячные итоги каждого Журнала показывают общую сумму кредитового оборота счета, операции которого учитываются в журнале, и суммы дебетовых оборотовкаждого корреспондирующего с ним счета. Хозяйственные операции записываются в Журнал по мере их совершения и оформления первичными документами, и таким образом одновременно осуществляются систематическая и хронологическая записи.
Сверка правильности ведения записей в Журнале происходит путем сравнения суммы итогов по дебетуемым счетам с общим итогом по кредиту счета. Выверенные месячные итоги из Журналов переносятся в Главную книгу.
В Главную книгу кредитовый оборот по данному счету переносится общей суммой из соответствующего журнала, а обороты по дебету – из других журналов по корреспондирующим счетам. Таким образом, в Главной книге расшифровывается дебетовый оборот счета, а в Журнале – кредитовый.
Главная книга ведется правильно, если суммы итогов дебетовых и кредитовых оборотов, а также суммы итогов дебетовых и кредитовых сальдо равны.
Данные проверки также можно осуществить, воспользовавшись оборотной ведомостью по счетам синтетического учета (рассмотрено ранее).
Главная книга открывается на один год и ведется по синтетическим счетам по дебетовому признаку хозяйственных операций. В ней по каждому счету приводятся: первоначальное сальдо, дебетовые обороты за учитываемый месяц в разрезе корреспондирующих счетов, а кредитовые обороты – одной записью, конечное сальдо.
Для каждого синтетического счета в книге отводится отдельная страница, а для записи месячных оборотов – отдельная строка.
В конце квартала остатки по каждому синтетическому счету переносят в Баланс.
Сверка итогов
Последовательность учетных записей
Схема 7.1 – Последовательность работ при журнально-ордерной форме учета
Пример 3. Рассмотрим порядок заполнения журнала при следующих условиях:
1) получено в кассу с расчетного счета – 1000,0 грн.;
2) выплачена зарплата работникам – 900,0 грн.;
3) возврат в кассу неиспользованных подотчетных сумм – 200,0 грн.
Журнал 1
III. С кредита счета 31 «Счета в банках» в дебет счетов
грн.
| Дата | Основание | С Кт 311 в дебет счетов | Итого по Кт | ||
| «Наличные» | «Поставщик» | «Пенсионный фонд» | |||
| 02.04 | Выписка банка. Получено в кассу, приходный кассовый ордер № 1 | 1000,0 | 1000,0 |
Итого: 1000,0 1000,0
Журнал 1
I. С кредита счета 30 «Касса» в дебет счетов
грн.
| Дата | Основание | С Кт 301 в дебет счетов | Итого по Кт | ||
| «Зарплата» | «Текущий счет» | «Подотчетные лица» | |||
| 02.04 | Расчетно-платежная ведомость № 4. Выплачена зарплата | 900,0 | 900,0 |
Итого: 900,0 900,0
Журнал 3
I. С кредита счетов 16, 34, 36, 37, 38, 51, 62, 63, 68 в дебет счетов
грн.
| Дата | Основание | Дебет счетов | Кредит счетов | Итого по Кт | |
| 36 «Расчеты с покупателями» | «Подотчетные лица» | ||||
| 02.04 | Приходный кассовый ордер № 2. Возврат подотчетных сумм | «Касса» | 200,0 | 200,0 | |
| 63 «Расчеты с поставщиками» |
Итого: 200,0 200,0
В учете применяются и др. регистры см. Приложение Б. Предприятия могут применять их по своему выбору.
Наряду с Журналами ведется Главная книга, которую покупают в готовом виде. Она представляет собой журнал, где каждому счету отведен свой разворот (лист). Записи в Главную книгу делаются раз в месяц, т.к. туда заносятся только месячные итоги из журналов. Например, лист Главной книги по счету «Касса» имеет вид:
Счет 30 «Касса»
грн.
| Месяц | В Дт 30 с Кт счетов | Оборот по Дт | Оборот по Кт | Сальдо кон. Дт | ||
| и т.д. | ||||||
| 100,0 | ||||||
| Январь | 1800,0 | 1900,0 | - | |||
| Февраль | 2000,0 | 1700,0 | 300,0 | |||
| Март | 1500,0 | 1700,0 | 100,0 | |||
| Апрель | 1000,0 | 200,0 | 1200,0 | 900,0 | 400,0 |
Вспомните, что счет 30 «Касса» активный и сальдо на конец месяца отражается только по Дт и находится по формуле:
Ск = Сн + Од – Ок,
где Ск – сальдо конечное,
Сн – сальдо начальное,
Од – обороты по дебету,
Ок – обороты по кредиту.
В нашем примере:
Ск января = 100,0 + 1800,0 – 1900,0 = 0,0
Ск февраля = 0,0 + 2000,0 – 1700,0 = 300,0
Ск марта = 300,0 + 1500,0 – 1700,0 = 100,0
Ск апреля = 100,0 + 1200,0 – 900,0 = 400,0
Цифру, которую мы поставили в Главную книгу по счету «Наличные» в графу «Оборот по Кт» и строке апрель, мы взяли из журнала-ордера по кассе в последней, итоговой строке в графе «Итого по Кт» – это общий, суммарный оборот по Кт за месяц апрель. А как найти оборот по Дт? Надо открыть все Журналы и найти по каждому из них графу «В Дт 30 «Касса». В нашем примере такая графа была только в Журналах по 31 счету «Текущий счет» и счету 372 «Расчеты с подотчетными лицами». И на основании данных итоговых строк за месяц – последней строки в каждом Журнале по конкретной графе интересующего нас счета (в данном случае – 30 «Касса») делаются записи в Главную книгу.
Однако для удобства бухгалтер может вести так называемую «дебетовые ведомости», в которых учетная информация систематизирована в разрезе корреспондирующих дебетуемых счетов. Ведомости выглядят так:
II. Ведомость 1.1 в дебет счета 30 «Касса» с кредита счетов
| Дата | Основание | В Дт 30 с Кт счетов | Итого по Дт | |||
| сч. 31 | сч. 70 | сч. 372 | и т.д. | |||
| 02.04 | Прих.кас.ордера № 1,2 (ПКО) | 1000,0 | - | 200,0 | - | 1200,0 |
| Итого | 1000,0 | - | 200,0 | - | 1200,0 |
В этой ведомости отражена операция: «Поступили деньги с расчетного счета по ПКО № 1 в кассу, 1000,0». Если Вы внимательно посмотрите на ведомость и журнал, то увидите, что они представляют собой уже знакомый нам счет:
Дт Кт
но очень подробный, с полной расшифровкой: с каких счетов сумма попала в Дт рассматриваемого счета, а с каких счетов – в Кт. Если на каждый счет вести ведомости и журналы, то бухгалтер всегда будет иметь подробное представление о движении на счетах бухгалтерского учета на данном предприятии.
Обратим внимание на то, что в журналах и ведомостях удобно вести аналитический учет. Рассмотрим пример:
1. На начало месяца долг Иванова И.В. составлял 50,0 грн., Петрова И.И. – 100,0 грн., а Федорову В.В. наше предприятие должно возместить расходы на хозяйственные нужды в размере 30,0 грн.
2. Иванов И.В. отчитался о покупке канцтоваров, представив авансовый отчет на 70,0 грн., Петров И.И. вернул в кассу 100,0 грн., а Федорову В.В. из кассы выплатили 30,0 грн.
3. Необходимо отразить операции на счетах бухгалтерского учета.
Поскольку речь идет о сотрудниках предприятия, берущих деньги под отчет, расчет с ними будет проводиться на счете 372 «Расчеты с подотчетными лицами». Сальдо на начало месяца: по Дт – 150,0, по Кт – 30,0 грн.
Составим проводки:
1. Иванов И.И. отчитался о покупке канцтоваров (авансовый отчет № 3) – Дт 23 – Кт 372 – 70,0 грн.
2. Петров И.В. вернул в кассу – Дт 30 – Кт 372 – 100,0 грн.
3. Федорову выплатили – Дт 372 – Кт 30,0 грн.
Составим ведомость и журнал по
372 счету «Расчеты с подотчетными лицами».
| Ф.И.О. | Сн | Дата | № док-та | Ведомость по сч. 372 | Журнал-ордер по Кт 372 | Ск | |||||
| Дт | Кт | в Дт 372 с Кт счетов | с Кт 372 в Дт счетов | Дт | Кт | ||||||
| Кт 30 | Итого Дт 372 | Дт 23 | Дт 30 | Итого Кт 372 | |||||||
| Иванов И.И. | 50,0 | - | 02.04 | Ав.отч. 3 | - | - | 70,0 | - | 70,0 | - | 20,0 |
| Петров И.В. | 100,0 | - | 12.04 | - | - | - | - | 100,0 | 100,0 | - | - |
| Федоров В.В. | - | 30,0 | 15.04 | - | 30,0 | 30,0 | - | - | - | - | - |
| Итого: | 150,0 | 30,0 | - | - | 30,0 | 30,0 | 70,0 | 100,0 | 170,0 | - | 20,0 |
В этом журнале очень хорошо видно, кто и сколько должен предприятию и кому и сколько предприятие должно. Итоговая строка соответствует сальдо и оборотам, которые пойдут в оборотную ведомость по 372 счету «Расчеты с подотчетными лицами» и в Главную книгу. Не забывайте, что все суммы, отраженные на данных ведомости и журнале, должны также попасть и в корреспондирующие счета (23,30) соответственно в Дт или Кт.
Одним из существенных преимуществ журнальной формы учета является приспособленность учетных регистров для составления отчетности, что делает ее наиболее удобной.