Документация и ее сущность

Документация является источником всей учетной информации и представляет собой совокупность документов, составляемых на все хозяйственные операции. Данные, содержащиеся в документах, служат в дальнейшем единым основанием для отражения хозяйственных операций в учете. Ни одна хозяйственная операция не может быть учтена, если на нее нет надлежащим образом составленного и оформленного документа, поэтому каждый документ должен составляться с соблюдением определенных требований и скрепляться подписями лиц, участвующих в совершении операции и тем самым подтверждающих, что она имела место.

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство на право совершения хозяйственных операций и доказательство действительного их совершения.

Бухгалтерский документ должен иметь обязательные реквизиты, к ним относятся:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- название предприятия;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции;

- название должностных лиц и их подписи.

Документооборот - движение документов на предприятии от момента их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

Рис. 4. Этапы документооборота

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Первичные документы составляются в момент совершения бухгалтерской операции, к ним относятся документы о поступлении и отпуске материалов, приходные и расходные кассовые ордера, платежные поручения и т.п.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Выписка и оформление документов определяются требованиями, установленными Положением о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных организаций. В этих требованиях особое внимание обращается на качество оформления документов. Все документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения операции, доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь общие реквизиты. Выписывать документы разрешается чернилами, шариковыми ручками, на пишущих машинках и других средствах оргтехники.

Документы должны составляться аккуратно, текст и цифры следует писать четко и разборчиво, подписи должны соответствовать образцам и быть расшифрованы. Как в тексте, так и в цифровых данных не разрешены помарки, подчистки, исправления корректирующей жидкостью. В банковских и кассовых документах не допускаются всевозможные исправления и использование разного цвета паст.

Ответственность за достоверность документов несет подписавшее их лицо. Для того чтобы документы не использовались многократно, они подлежат гашению специальными штампами («получено», «оплачено», «погашено»).

Документирование хозяйственных операций состоит их двух этапов:

1. Восприятие данных об отражаемой операции (подсчет, измерение, взвешивание и т.д.).

2. Занесение полученных сведений в документ.

Эти два этапа называются первичным учетом.

Он должен отвечать следующим требованиям:

1) своевременное, точное и обоснованное отражение всех учитываемых объектов в документах;

2) простота регистрации и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной информации к способам ее последующей обработки;

3) рациональная организация и минимальные затраты на ведение первичного учета.

Улучшению документирования способствуют унификация и стандартизация документов.

Унификация документов – приспособление их бланков для оформления однородных операций на различных предприятиях.

Под стандартизацией документов понимают установление одинаковых размеров бланков однотипных документов.

Порядок и путь прохождения документов с момента их составления и до момента их сдачи в архив называется документооборотом.

Первичные документы, учетные регистры и отчетные документы должны храниться в архиве в соответствии с установленным порядком. Кассовые книги и банковские документы хранятся 3 года, лицевые счета работников – 75 лет (за минусом возраста), годовые балансы – 10 лет и т.д.