Наблюдения в бухгалтерском учете. Документация, ее сущность и значение.

Тема 9. Первичное наблюдение, документация и инвентаризация

Наблюдения в бухгалтерском учете. Документация, ее сущность и значение.

Виды бухгалтерских документов, их классификация

Документооборот и его организация

Инвентаризация, ее роль в бухгалтерском учете. Виды инвентаризаций

Порядок проведения и оформления инвентаризаций

Выявление результатов инвентаризации и их отражение в учете

Наблюдения в бухгалтерском учете. Документация, ее сущность и значение.

Наблюдение — это один из способов познания действитель­ности, основанный на непосредственном восприятии явлений. Для отражения в учете объектов необходимо, прежде всего, их наблю­дать, т.е. иметь о них первичное непосредственное представление.

Фиксируе­мые данные должны поддаваться дальнейшей обработке в систе­ме учета. Не должно фиксироваться то, что не будет обрабаты­ваться в дальнейшем. Поэтому необходима рациональная программа первичного наблюдения и регистрации данных, кото­рая предполагает:

- оценку и отбор данных о фактах хозяйственной деятельности в соответствии с целями и задачами учета;

- однозначное и полное описание отобранных для учета свойств объектов и фактов;

- своевременное отражение и передачу данных для дальней­шей обработки.

Первичное наблюдение — это информационное обеспечение системы бухгалтерского учета. Оно направлено на описание и регистрацию данных о хозяйственных операциях.

Основным способами наблюдения являются документация и инвентаризация. Составление первичных документов является начальной стадией бухгалтерс­кого учета. Все дальнейшие записи в учетных регистрах произво­дятся на основе правильно оформленных первичных документов.

Документ — это письменное свидетельство на правосовершение или подтвер­ждение действительного осуществления хозяйственной операции, в котором заполнены необходимые реквизиты.

Первичный учетный документ составляется в момент соверше­ния или непосредственно после совершения хозяйственной опе­рации и предназначен для отражения ее результата на счетах бухгалтерского учета.

Бланк документа — это носитель информации с нанесенными на него постоянными сведениями. Кроме бланков документов носи­телями учетной информации служат дискеты, диски при их обра­ботке на персональном компьютере (ПК).

Бухгалтерские документы являются важным средством контроля за сохранностью и правильным использованием ресурсов. С помощью документов наблюдают за действиями материально ответственных лиц, выявляют и предупреждают потери и недостачи, непроизводи­тельные расходы, хищение и бесхозяйственность. Документация — основа для проведения документальных ревизий.

Бухгалтерские документы имеют юридическую доказательную силу, приобретают важное правовое значение при решении спо­ров между организациями и лицами. Условно документ можно разделить на части, основными из которых являются:

- заголовочная,

- содержательная,

- оформляющая.

В каждой из частей документа отражаются соответствующие рек­визиты, т.е. реквизиты — это отдельные показатели (сведения), отражаемые в документе и имеющие самостоятельное значение.

Главнейший реквизит заголовочной части — это название доку­мента (акт приема-передачи основных средств, приходный кассовый ордер, лимитно-заборная карта и др.), которое печатается на бланке.

Содержательная часть документа бывает табличной или тексто­вой. К табличной относятся реквизиты-признаки и реквизиты-основания.

Реквизиты-признаки включают заголовки таблиц, граф и строк и предназначены для характеристик описываемого объекта.

Реквизиты-признаки могут быть постоянными, пере­менными и смешанными (состоящими из постоянной и переменной части). Постоянные печатаются при изготовлении бланков докумен­тов, а переменные фиксируются на бланке в процессе его заполне­ния. Графы таблиц нумеруются.

Рекви­зиты-основания предназначены для количественной характеристики объекта учета.

В содержательной части отражается сущность документа.

В оформляющей части документа отражается дата составле­ния документа, утверждения, согласования, визы, наименование дол­жностных лиц, подписавших документы, личные подписи и их рас­шифровка, при необходимости печать. Предусматривается место для записи основания исправления ошибок, допущенных при за­полнении документа.

Каждый бухгалтерский документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

- название (наименование) и номер документа;

- дата и место составления документа;

- наименование организации, где и от имени которой состав­лен документ;

- содержание хозяйственной операции и основание для ее со­вершения;

- измерители операции (единицы измерения), применяемые в учете;

- подписи лиц, ответственных за совершение операции и офор­мление документа и их расшифровка.

При выписке документов на компьютере подписи могут быть заменены личными кодами (электронные подписи). Машинные но­сители информации должны содержать отличительный знак для идентификации лиц, оформивших эти подписи.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных до­кументов, согласовывается с главным бухгалтером.

Учетные документы составляются от руки или автоматизиро­ванным способом на специально заготовленных бланках. Бланки документов печатаются типографским способом и содержат графы, в которые заносят сведения о хозяйственных операциях.

К составлению документов предъявляются определенные требо­вания. Все документы должны оформляться своевременно в мо­мент совершения операции (или непосредственно после ее совер­шения), качественно, содержать достоверные данные и обязательные реквизиты, аккуратно, разборчиво, без подчисток, помарок и неогово­ренных исправлений. Свободные строки в первичных документах обязательно прочеркиваются. Выписывать документы разрешается чернилами или шариковыми пастами синего, фиолетового или чер­ного цвета вручную, на пишущих устройствах, ПК. Дата составле­ния указывается: число цифрой, а месяц — прописью. В денежных банковских документах сумма указывается цифрами и прописью с заглавной буквы. Отдельные документы в соответствии с дей­ствующими нормативными положениями относятся к блан­кам строгой отчетности. Такие формы (бланки) документов из­готавливаются типографским способом с обязательным проставлением номера и серии. К ним относятся товарно-транспор­тные накладные, товарные накладные и др.

Для регистрации хозяйственных операций необходимо приме­нять установленные типовые формы документов. При отсутствии утвержденных типовых форм или недостатке содержащейся в них информации организация самостоятельно разрабатывает и утвер­ждает первичные учетные документы, которые должны содержать обязательные реквизиты.

Внесение ис­правлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные документы можно внести исправления лишь по согла­сованию с участниками хозяйственных операций, что заверяется подписями тех же лиц.

Ответственность за достоверность содержащихся в докумен­тах данных, а также за качественное их составление и передачу в установленные сроки для дальнейшей обработки несут должност­ные лица, подписавшие этот документ.