Организация внутреннего контроля в организации
Одним из важнейших элементов управления является внутренний контроль. Он обеспечивает возможность принятия эффективных управленческих решений, а также их исполнение. Эти стороны внутреннего контроля находятся в неразрывном единстве и динамичном взаимодействии в циклах управленческих процессов. К функциям внутреннего контроля часто относят оперативную, защитную, регулятивную, информативную, коммуникативную и превентивную. Последняя функция в современных условиях особенно важна, так как предварительный контроль предупреждает нежелательные отклонения, защищает организацию от неблагоприятных последствий тех или иных действий. Например, оценка законности и целесообразности на стадии зарождения операций предотвращает действия, противоречащие требованиям нормативных документов и целям деятельности организации.
Чтобы глубже понять сущность системы контроля как важной управленческой категории, раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить особенности различных ее составляющих, необходимо ее классифицировать в соответствии с различными признаками.
Важнейший классификационный аспект внутреннего контроля – формальный.Выбор формы внутреннего контролязависит от сложности организационной структуры; правовой формы; видов и масштабов деятельности; целесообразности контроля; отношения руководства организации к контролю. Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля – внутренний аудит.
Организация внутреннего контроля в форме внутреннего аудита присуща крупным и некоторым средним организациям, для которых характерны:
1. Усложненная структура организации.
2. Многочисленность филиалов, дочерних компаний.
3. Разнообразие видов деятельности и возможность их кооперирования.
4. Стремление органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.
Кроме задач чисто контрольного характера внутренние аудиторы могут выполнять экономическую диагностику, разрабатывать финансовую стратегию, вести маркетинговые исследования, управленческое консультирование. К внутренним аудиторам относят и ревизионные комиссии, деятельность которых
регламентирована действующим законодательством. Ревизионные комиссии в основном распространены в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах.
Большое значение имеет также классификация по типам внутреннего контроля.Известны следующие типы внутреннего контроля:
1. Неавтоматизированный.
2. Не полностью автоматизированный.
3. Полностью автоматизированный.
Неавтоматизированный внутренний контроль осуществляется непосредственно его субъектами без применения автоматических средств. Не полностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется его субъектами с применением автоматических средств регистрации, обработки, измерения и т. д. (например, контроль качества работы производственного оборудования с помощью технологии штрихового кодирования обрабатываемых узлов и деталей). Полностью автоматизированный внутренний контроль осуществляется целиком в автоматическом режиме под управлением субъектов внутреннего контроля.
Примерами полностью автоматизированного внутреннего контроля могут служить:
1. Автоматическое обнаружение и исправление ошибки прикладной компьютерной программы.
2. Работа программ, обеспечивающих выделение или перечисление тех пунктов, которые не соответствуют установленным критериям (например, если сумма по счетам на закупку находится вне установленных пределах).
3. Работа антивирусных программ.
4. Программные проверки типа подсчета общих сумм для контроля правильности расчетов (например, согласование суммы счетов на закупки с общей суммой счетов, рассчитанной в результате другой операции).
5. Программные проверки на соответствие данных и выдача информации по отсутствию соответствия (например, сравнение неоплаченных счетов-фактур на закупку с файлами записей по полученным товарам, производимое программой перед оплатой счета продавца).
6. Работа контрольных модулей корпоративных систем (например, модулей системы «Галактика», решающих задачи контроля себестоимости продукции, контроля исполнения бюджета и т. д.). Внутренний контроль целесообразно классифицировать и по значимости субъектоввнутреннего
контроля, с точки зрения их участия в общей деятельности по внутреннему контролю в организации. В этом аспекте всех субъектов внутреннего контроля целесообразно распределить по следующим уровням.
Субъекты внутреннего контроля первого уровня– это участники (собственники) организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов).
В обязанности субъектов внутреннего контроля второго уровнянепосредственно не входит контроль, но в силу производственной необходимости они выполняют контрольные функции (рабочий, контролирующий качество работы оборудования).
Субъекты внутреннего контроля третьего уровнявыполняют контрольные функции для реализации служебных обязанностей, которые за ними закреплены непосредственно (работники планово-диспетчерского отдела, планово-экономического отдела, отдела кадров).
В обязанности субъектов внутреннего контроля четвертого уровнявходят контрольные и другие функции (административно-управленческий персонал, персонал. обслуживающий компьютерные системы, сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности).
В функциональные обязанности субъектов внутреннего контроля пятого уровнявходит только осуществление контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, отделов входного и технического контроля).
Организация системы внутреннего контроля в общем случае находится под воздействием следующих факторов:
1. Отношение руководства к внутреннему контролю.
2. Внешние условия функционирования организации, ее размеры, оргструктура, масштабы и виды деятельности.
3. Количество и региональная неоднородность месторасположения ее обособленных подразделений или дочерних компаний.
4. Стратегические установки, цели и задачи.
5. Степень механизации и компьютеризации деятельности.
6. Ресурсное обеспечение.
7. Уровень компетентности кадрового состава.