Первичный учет труда и его оплаты

Согласно ст.91 и ст.99 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, а так же обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, а так же Указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04г. №1. «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты». Это Постановление издано в целях реализации требований ТК РФ.

При приеме работника на работу по трудовому договору составляется приказ о приеме работника на работу по форме № Т-1. В том случае, если в организацию принимается одновременно несколько работников то на всех может быть оформлен один приказ по форме № Т-1а. При оформлении приказа о приеме на работу указываются следующие сведения: наименование структурного подразделения, профессия, испытательный срок (если работнику устанавливается испытание при приеме на работу), условия приема на работу (в том числе указывается оклад или тарифная ставка) и характер предстоящей работы.

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ о приеме на работу объявляется работнику под расписку. На основании приказа о приеме на работу заполняются следующие документы: трудовая книжка работника, личная карточка работника (форма № Т-2), лицевой счет работника (форма № Т-54 или Т-54а).

Личная карточка работника (форма №Т-2) заполняется на лиц, принятых на работу, сотрудником отдела кадров в одном экземпляре. Лицо, принимаемое на работу, подписывает личную карточку с указанием даты ее заполнения.

Прием на работу осуществляется согласно утвержденному генеральным директором штатному расписанию. Штатное расписание (форма № Т-3) содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации, изменения в штатное расписание также вносятся в соответствии с приказом выше названных лиц.

Переводы работников на другую работу оформляются приказом (распоряжением) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5), который заполняется работником отдела кадров, подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляется работнику под расписку. В данном приказе указывается оклад (тарифная ставка) по новому месту работы. Одновременный перевод нескольких работников на другую работу может быть оформлен одним приказом по форме №Т-5а. На основании приказа о переводе делаются отметки в следующих формах: в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке.

Предоставление отпуска работнику оформляется приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6). При предоставлении отпуска нескольким работникам приказ составляется по форме №Т-6а. Отпуск работникам полагается в соответствии с составленным графиком отпусков (форма №Т-7). Расчет оплаты за дни отпуска производится по форме №Т-60 «Записка расчет о предоставлении отпуска работнику».

При увольнении работника составляется приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-8), который заполняется работником кадровой службы.. Подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляется работнику под расписку. На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

На основании первичных документов о приеме на работу на работника открывается лицевой счет (форма №Т-54 или №Т-54а). Лицевой счет заполняется в течение года. В нем справочно отражается следующая информация: год рождения работника, количество иждивенцев, паспортные данные, номер страхового пенсионного свидетельства, адрес места жительства. В лицевом счете в течение года проставляются отметки о приеме на работу и переводах с указанием отдела, должности и оклада. Кроме того, приводятся помесячно все виды произведенных начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т.д. Исходя из них, начисляется средний заработок, необходимый для проведения начислений при оплате отпуска, по больничным листкам и т.д.

Для учета рабочего времени, фактически отработанного сотрудниками используется унифицированная форма №Т-13 «Табель учета рабочего времени». Он применяется для учета времени, фактически отработанного или неотработанного каждым работником организации, расчета оплаты труда работникам оплачиваемым по повременной системе, составления статистической отчетности по труду.

Эта форма составляется в одном экземпляре руководителями подразделений, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

В условиях сдельной оплаты труда учет выработки рабочих осуществляют мастера, руководители подразделений и другие лица на кого возложены эти обязанности. В этих целях используется различные виды первичных документов: наряды на сдельную работу (индивидуальные или на бригаду), ведомости учета выполненных работ, различные листы учета руда и выполненных работ, аккордные задания, цеховые наряды на выполнение задания цехом, путевые листы грузовых автомобилей и т.д. В первичных документах по учету выработки обычно указывается наименование подразделения, дата, количество и качество выполненной работы, объем изготовленной продукции, фамилия работников их табельные номера, норма выработки, расценки, суммы начисленной заработной платы, надбавки и другие показатели.

По мере поступления первичных документов по учету использования рабочего времени или по учету выработки и заработной платы бухгалтерия проверяет правильность их оформления и производит их счетную обработку, группировку с целью определения общего месячного заработка каждого работника и общего фонда заработной платы по организации.

Если сотрудники получают заработную плату в кассе предприятия, то для ее выдачи используют платежную ведомость (форма Т-53). На титульном листе платежной ведомости (форма Т-53) указывается общая сумма, предназначенная к выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. Для выдачи заработной платы из кассы установлены сроки - пять дней с момента получения наличных денежных средств в учреждении банка. Если заработная плата не получена в установленные сроки, то в платежной ведомости (форма Т-53) напротив ФИО работника делается отметка «депонировано», а не выданные суммы называются депонентскими. На депонентские суммы составляется реестр не выданной заработной платы.

Закрытая платежная ведомость и реестр не выданной заработной платы передаются кассиром бухгалтеру-расчетчику. После их проверки бухгалтер печатает расходный кассовый ордер на сумму выданной заработной платы, оформляет и передает его в кассу для составления отчета кассира.

Выплата отпускных и расчета при увольнении оформляется также платежной ведомостью.