Значение первичных бухгалтерских документов. Формы и обязательные реквизиты документов

Бухгалтерский документ - это бумажный или машинный носитель инфор­мации, дающий право на совершение хозяйственной операции или подтверждаю­щий факт ее использования.

Первичные бухгалтерские документы – письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или дающее право на ее совершение.

Велика роль документов для предварительного и последующего контроля над законностью хозяйственных операций, для более эффективного использования ма­териальных, трудовых и финансовых ресурсов организации. Документы являются письменным доказательством при рассмотрении исков и претензий в судах и арбит­ражах. Важную роль документы играют в контроле над сохранностью собственно­сти. Прием и отпуск товарно-материальных ценностей и денежных средств, произ­водимых на основании правильно оформленных документов, предотвращает возможность злоупотребления.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения опе­рации. На основе первичных документов для контроля и упорядочения, для об­работки данных могут составляться сводные учетные документы. При реализа­ции товаров (продукции) за наличный расчет допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании кассовых чеков и других аналогичных документов.

Ответственность за обеспечение контроля проводимых хозяйственных опера­ций и регистрацию их в первичных документах несет руководитель организации. Денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства зафиксированы двумя лицами, имеющими право подписи на них согласно утверж­денному руководителем организации перечню: первая подпись - лица, пред­ставляющего функцию общего руководства, вторая - лица, представляющего бухгалтерскую функцию в управлении организации. При отсутствии главного бухгалтера руководитель организации назначает контролера, имеющего право второй подписи на документах и несущего определенную ответственность.

Операция, связанная с приемом и выдачей денежных средств, материальных ценностей и других объектов имущества, сопровождается составлением первич­ного документа, а участвующие в ней физические лица и представители юриди­ческих лиц получают юридически полноценные его копии. Обязанность обеспе­чить участников операции копиями возлагается на организацию, оформляющую эту операцию.

Первичные документы признаются доказательными, если они содержат сле­дующие обязательные реквизиты, т.е. показатели: наименование документа, дата и место его

составления; наименование организации, от имени которой состав­лен документ; содержание и количественное измерение хозяйственной опера­ции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение и оформление хозяйственной операции; личные подписи или иные знаки, однозначно идентифицирующие личности людей, совершивших операцию.

В зависимости от характера хозяйственной операции и системы обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация, офор­мившая такие документы, обязана за свой счет и своими силами сделать их копии на бумажных носителях по требованию своих клиентов, контрольных или су­дебных органов.

Лица, составившие и подписавшие первичные документы, несут ответствен­ность за своевременное и правильное их составление, достоверность содержа­щихся в них сведений, а также за передачу их в установленные сроки для отра­жения в бухгалтерском учете.

В первичные документы внесение поправок, не подтвержденных участника­ми хозяйственной операции, не допускается. При этом в денежных (банковских и кассовых) документах не должно быть никаких исправлений.

Сроки обработки информации и качество учета зависят от документооборо­та, т.е. движения документа от момента его составления до хранения в архиве. Порядок, сроки и пути прохождения документов фиксируются в графике. Доку­ментооборот должен быть построен по рациональной схеме, охватывающей число промежуточных инстанций и минимальное количество времени их на­хождения.

Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Некоторые реквизиты являются основными (обязательными) для каждого документа. Они определяют содержание отражаемых операций и придают документу доказательную силу. К таким реквизитам относят: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц. Перечень должностей лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

В учреждениях все бухгалтерские документы, связанные с исполнением смет доходов и расходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетных источников, подписываются руководителем учреждения и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

В централизованных бухгалтериях указанные бухгалтерские документы подписываются руководителем и главным бухгалтером учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, или уполномоченными ими на то лицами.

Документы без подписи главного бухгалтера или его заместителя считаются недействительными и не принимаются к исполнению.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Единую форму документов в России разрабатывают централизованно. Разработка таких форм для однородных хозяйственных операций в организациях называется унификацией. В России унифицированы формы кассовых документов, почти все банковские документы и некоторые другие. Они обязательны для всех отраслей народного хозяйства.

Все операции, проводимые учреждениями, оформляются первичными документами, приведенными в приложении N 2 к Инструкции.

Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов, под которой понимают установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов.