Порядок проведения инвентаризации товаров и отображения результатов

Неотъемлемой частью материально-производственных запасов является готовая продукция и товары.

Для обобщения информации о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, в бухгалтерском учете используется счет 41«Товары». Данный счет используется в основном организациями, осуществляющими торговую деятельность, а также организациями, оказывающими услуги общественного питания.

Товары, принятые на ответственное хранение, учитываются на забалансовом счете 002«Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Товары, принятые на комиссию, учитываются на забалансовомсчете 004«Товары, принятые на комиссию».

К счету 41«Товары» могут быть открыты субсчета:

41-1«Товары на складах» - на данном субсчете учитывается наличие и движение товарных запасов, находящихся на оптовых и распределительных базах, складах, в кладовых организаций, оказывающих услуги общественного питания, овощехранилищах, холодильниках и т.п.

41-2«Товары в розничной торговле» - на данном субсчете учитывается наличие и движение товаров, находящихся в организациях, занятых розничной торговлей (в магазинах, палатках, ларьках, киосках и т.п.) и в буфетах организаций, занятых общественным питанием.

41-3«Тара под товаром и порожняя» - на данном субсчете учитываются наличие и движение тары под товарами и тары порожней (кроме стеклянной посуды в организациях, занятых розничной торговлей, и в буфетах организаций, оказывающих услуги общественного питания).

41-4«Покупные изделия» - на данном субсчете организации, осуществляющие промышленную и иную производственную деятельность, пользующиеся счетом 41«Товары», учитывают наличие и движение товаров (применительно к порядку, предусмотренному для учета производственных запасов).

При осуществлении приема товара используются следующие унифицированные формы документов:

ТОРГ-1«Акт о приемке товаров»- используется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации. Состав приемной комиссии утверждается приказом руководителя организации.

ТОРГ-2«Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» и ТОРГ-3«Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров»- данные акты применяются для оприходования товара, имеющего количественные и качественные расхождения по сравнению с данными поставщика. Данные акты являются основанием для предъявления претензий к поставщику товара.

ТОРГ-4«Акт о приемке товара поступившего без счета поставщика»- применяется для оформления приемки и оприходования фактически полученных товарно-материальных ценностей, поступивших без счета поставщика, а также.для оформления любого поступления в организацию по фактическому наличию товарно-материальных ценностей, поступивших с некомплектными, неправильно оформленными сопроводительными документами. Составляется в двух экземплярах членами комиссии при участии материально ответственного лица. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица.

ТОРГ-5«Акт об оприходовании тары, неуказанной в счете поставщика»- применяется для оформления приемки и оприходования тары, а также упаковочных материалов, полученных при распаковке товаров в том случае, когда они не показываются отдельно в счетах поставщика, и их стоимость включена в цену товара. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально ответственного лица.

ТОРГ-6«Акт о завесе тары»- применяется для оформления приемки и списания завеса тары. Составляется в одном экземпляре членами комиссии с участием представителя заинтересованной организации и передается материально ответственным лицом с товарным отчетом в бухгалтерию организации. В случае, если масса тары превышает массу, указанную в сопроводительных документах поставщика, акт составляется в двух экземплярах. Второй экземпляр вместе с рекламацией направляется поставщику для возмещения.

ТОРГ-7«Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары» - применяется для учета тары, требующей завеса. Записи данных о завесе тары производятся в журнале бухгалтером на основании приемных товарных документов.

Документальное оформление отпуска товаров производится с использованием следующих первичных документов:

ТОРГ-8«Заказ-отборочный лист»- применяется на оптовых базах (складах) для отбора товара, тары. Заполняется сотрудником оптовой базы (склада) на бумажных или машинных носителях информации и передается для исполнения на склад. На основании данных этого документа заполняется товарно-транспортная (товарная) накладная.

ТОРГ-9«Упаковочный ярлык» - применяется при упаковке товара. Выписывается в трех экземплярах работником организации на каждое отдельное место (ящик, тюк и т.п.), подписывается материально ответственным(ми) лицом(ами) и упаковщиком.

ТОРГ-10«Спецификация»- применяется в том случае, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т.п. Спецификация выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом склада (кладовой). Один экземпляр прилагается к счету-фактуре, направляемому покупателю, второй - передается в бухгалтерию.

ТОРГ-11«Товарный ярлык» - применяется для учета товарно-материальных ценностей в местах хранения товара. Товарный ярлык заполняется в одном экземпляре материально ответственным лицом на каждое наименование с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе с товарно-материальными ценностями по месту их нахождения.

Данные товарного ярлыка применяются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей.

ТОРГ-12«Товарная накладная» - применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

ТОРГ-13«Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары»- применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Составляется в двух экземплярах материально ответственным лицом структурного подразделения, сдающего товарно-материальные ценности. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товарно-материальных ценностей, а второй экземпляр - принимающему подразделению для оприходования ценностей.

ТОРГ-14«Расходно-приходная накладная (для мелкорозничной торговли)» - применяется для оформления отпуска товаров на лотки, продавцам с тележек, разносов и т.п., на которые не составляются товарные отчеты. Накладная выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом, отпускающим товар. Один экземпляр передается продавцу товара, а второй экземпляр остается в организации торговли (магазине, базе, складе и т.п.). По окончании рабочего дня производят запись в накладной о сдаче продавцом выручки за проданные товары в кассу организации торговли и остатка непроданных товаров.

В случае если продавец не может возвратить непроданные товары, в накладной производится запись остатков.

ТОРГ-15«Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей»- применяется для оформления возникающего по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей, подлежащих уценке или списанию. Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии с участием представителя администрации организации, материально ответственного лица или, при необходимости, представителя санитарного надзора. Акт утверждается руководителем организации.

ТОРГ-16«Акт о списании товаров» - применяется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации. Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной на это руководителем организации. В случае необходимости акт составляется с участием представителя санитарного или иного надзора.

ТОРГ-23«Товарный журнал работника мелкорозничной торговли»- применяется для отпуска товаров в мелкорозничную сеть. Журнал выдается торговой или иной компетентной организацией работникам мелкорозничной торговли (киосков, ларьков и т.п.). Журнал ведется в одном экземпляре и находится на руках у работника мелкорозничной торговли. Отпуск товаров указанным работникам оформляется в каждом отдельном случае выпиской расходных накладных. Данные об отпуске товаров и получении выручки заносятся в журнал после совершения операции на основании приходно-расходных документов с определением каждый раз нового остатка товаров.

Записи в журнале производятся и подписываются ответственными лицами, которые отпускают товары, а также принимают выручку (в случае, если выручка не сдается в кассу).

ТОРГ-29«Товарный отчет»- используется для подтверждения товарного остатка.

Также при осуществлении приема, реализации, внутреннего перемещения товаров могут использоваться другие унифицированные формы первичных документов, такие как ТОРГ-18«Журнал учета товаров на складе», ТОРГ-28«Карточка количественно-суммового учета», ТОРГ-30«Отчет по таре», ТОРГ-31«Сопроводительный реестр сдачи документов».

Перед началом проведения инвентаризации товара, членами инвентаризационной комиссии производится опечатывание всех помещений, где хранится товар.

Если на момент проведения инвентаризации существует возможность приостановить операции по приему и выбытию товара, без нанесения ущерба торговому предприятию, то необходимо это сделать. Если же такая возможность отсутствует - допускается осуществление приема и реализации товара в обычном для предприятия режиме, при условии присутствия материально ответственного лица и членов комиссии, а также при условии наличия приказа руководителя.

В ходе инвентаризации товаров, необходимо, во-первых, сличить их количество в натуре с данными аналитического и синтетического учета по счету 41«Товары» и забалансовых счетов, а во-вторых, - подтвердить правильность оценки товаров. Также как и при проведении инвентаризации основных средств и материалов фактическое наличие товаров определяют путем пересчета, взвешивания, обмера и т.д. Руководство торговой организации, в целях получения верных сведений по количественной и стоимостной оценке товаров обеспечивает членов инвентаризационной комиссии технически исправными весовыми приборами и инструментами, мерной тарой, и т.д.

К некоторым группам инвентаризируемых товаров допустимо применение упрощенных способов проведения проверки, например для товаров в неповрежденной упаковке.

Инвентаризация товаров, по своей сути ничем не отличается от инвентаризации материалов. Она также может проводиться и по местам хранения и по материально-ответственным лицам.

В ходе проведения инвентаризации товаров, необходимо использовать нормативные акты, отражающие особенности сферы торговли.

В процессе проведения инвентаризации составляется инвентаризационная опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3, которая применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы и др.) в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности.

Один экземпляр передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально ответственного лица.

Выявленные при инвентаризации расхождения (излишки или недостачи) оформляются составлением сличительных ведомостей по форме ИНВ-19, которая применяется для отражения результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

На товары, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному(ым) лицу (лицам).

По результатам инвентаризации составляются следующие бухгалтерские проводки:

Дебет 41«Товары» - Кредит 91-1«Прочие расходы» - приняты на учет товары, признанные по итогам инвентаризации излишками.

Оприходование таких излишков осуществляется по рыночной стоимости, несмотря на учетную оценку материалов в бухгалтерской документации.

Если в ходе инвентаризации выявлена недостача и виновное лицо не найдено, делаются следующие записи:

Дебет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит 41«Товары» - отражена стоимость недостающего товара;

Дебет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 68 субсчет «НДС» - восстановлена сумма НДС ;

Дебет 91 субсчет «Прочие расходы»- Кредит 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - сумма недостачи отражена в составе прочих расходов.

Если виновное лицо найдено, и списание недостач будет производиться за его счет в учете делают следующие проводки:

Дебет 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - Кредит 41«Товары» - списание стоимости недостающих товаров;

Дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - возмещение выявленной недостачи за счет виновного лица.

В том случае, если организация, на основании заключаемых договоров, отгружает товары только после оплаты, тогда отгруженные товары отображаются на счете 45«Товары отгруженные». Целью проведения инвентаризации таких товаров будет являться подтверждение обоснованности сумм отраженных по дебету счета 45 по каждому покупателю.

На практике, при проведении инвентаризации товаров, работникам предприятия, осуществляющим инвентаризацию нередко приходитсясталкиваться с таким понятием, как «пересортица».

Под пересортицей следует понимать выявление излишков одного сорта товаров и недостачу другого, с одним и тем же наименованием.

Как правило, причинами возникновения пересортицы является человеческий фактор вследствие пренебрежения материально-ответственными лицами своими должностными обязанностями, или же недостаточная степень контроля за движением товаров, нарушение ответственными лицами правил приема и хранения товаров, и т.д.

Действующим на сегодняшний момент законодательством, ни налоговым, ни бухгалтерским определения такого понятия, как «наименование», не предоставлено. Вследствие чего при проведении зачета выявленного излишка одного сорта товара в счет погашения другого, с одним и тем же наименованием возникает ряд затруднений. Минфином Российской Федерации рекомендовано для обеспечения достоверности, сопоставимости и автоматизированной обработки информации и продукции в таких сферах деятельности, как стандартизация, статистика, экономика и другие, использовать Общероссийский классификатор продукции (ОКП). При этом, использовать Классификатор рекомендуется для решения задач каталогизации продукции, включая разработку каталогов и систематизацию в них продукции по важнейшим технико-экономическим признакам; при сертификации продукции в соответствии с группами однородной продукции, построенными на основе группировок ОКП; для статистического анализа производства, реализации и использования продукции на макроэкономическом, региональном и отраслевом уровнях; для структуризации промышленно-экономической информации по видам выпускаемой предприятиями продукции с целью проведения маркетинговых исследований и осуществления снабженческо-сбытовых операций.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств допускается проведение зачета излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы, при соблюдении следующих условий:

- излишек и недостача товаров в результате пересортицы относятся к одному и тому же проверяемому периоду;

- образовались у одного проверяемого лица;

- у товаров одно и тоже наименование и тождественное количество.

Если стоимость недостающих товаров превышает стоимость товаров, выявленных в качестве излишка, при проведении зачета - разница в стоимости относится на виновных лиц. Если же виновные лица установить невозможно, возникшую суммовую разницу следует рассматривать как недостачу сверх норм убыли и списать за счет прибыли или резервных фондов. При этом в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения причин отсутствия виновных лиц.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения. Результатом проведения такого зачета может быть, как превышение стоимости недостающих ценностей над стоимостью ценностей, выявленных в качестве излишка (в этом случае к тому наименованию ценностей, по которому установлена недостача необходимо применит законодательно установленные нормы естественной убыли), так и превышение стоимости, выявленных в качестве излишка ценностей над стоимостью ценностей выявленных в качестве недостачи.

В том случае, если по итогам проведенного зачета недостач излишками по выявленной по итогам инвентаризации пересортице, при использовании норм естественной убыли, законодательно утвержденных, все же будет выявлена недостача, согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества и обязательств, регулирование выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации, принимается решение об источниках покрытия таких убытков. Покрытие убытков может осуществляться за счет возмещения сумм выявленной недостачи, установленных в соответствии действующим законодательстве, виновными лицами.

В случае отсутствия виновных лиц сумма выявленной недостачи следует рассматривать как недостачу сверх норм естественной убыли и относить в дебет счета 91«Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы».

Если же стоимость ценностей, выявленных по результатам в качестве излишка, превышает стоимость аналогичных ценностей, выявленных в качестве недостачи, образовавшуюся в ходе проведения зачета разницу отображают по кредиту счета 91«Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

Нельзя проводить зачет совершенно разных товаров при выявлении по итогам проведенной инвентаризации излишка одного вида и недостачи другого.

Материально ответственное лицо обязано предоставить подробный отчет о допущенной им пересортицы, выявленной по итогам проведенной инвентаризации.