Общие правила проведения и порядок оформления инвентаризации имущества и обязательств

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируется в книге контроля над выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии входят представители властей организации, работники бухгалтерской службы, другие мастера (инженеры, экономисты, техники и т. д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, самостоятельных аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит причиной для признания результатов инвентаризации недействительными.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «До инвентаризации на «….» дату», что должно служить для бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

Перед инвентаризацией реализовывают подготовительные мероприятия. Материальные ценности рассортировывают и укладывают по наименованиям, сортам, размерам; в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей. Все документы по приходу и расходу ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры аналитического учета. От материально ответственных лиц необходимо получить расписку в том, что у них нет не оприходованных и не списанных в расход ценностей.

Наличие средств в натуре проверяют при обязательном участии материально ответственного лица. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносят в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах, которые подписывают все члены комиссии. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение. [8,93]

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

Помещения, в которых находятся материальные ценности и другое, должны быть опечатаны при уходе инвентаризационной комиссии, если инвентаризация проводится в течение нескольких дней. Описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам).

Госкомстатом РФ от 18.08.98 № 88 и от 27.03.2000 № 26 утверждены постановления необходимых форм первичной учетной документации для оформления инвентаризации.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки точности ее проведения. Их следует проводить с участием членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным начальником организации. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.

Выявленные при инвентаризации разногласия между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не определены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

Инвентаризация должна проводиться:

• на основные средства — не менее одного раза в 2–3 года;

• в библиотечных фондах — не реже одного раза в 5 лет;

•капитальных вложений — не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 декабря отчетного года;

• незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки — перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года и, кроме того, периодически в сроки, устанавливаемые соответствующими вышестоящими организациями;

• у незавершенного капитального ремонта и расходов будущих периодов — не менее одного раза в год;

• у готовой продукции на складах — не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

• у нефти и нефтепродуктов — не реже одного раза в месяц;

• у сырья и прочих материальных ценностей — не менее одного раза в год перед составлением годового отчета и баланса, но не ранее 1 октября отчетного года;

• денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности — не менее одного раза в месяц;

• расчетов с банками (по расчетному счету, валютному счету, другим счетам, ссудам, кредитам и т.п.) — по мере получения выписок банков, а по переданным в банк на инкассо расчетным документам — на первое число каждого месяца;

• расчетов по платежам в бюджет — не менее одного раза в квартал;

• расчетов с дебиторами и кредиторами — не менее двух раз в год;

• остальных статей баланса — на первое число месяца, следующего за отчетным годом. Результаты проведения инвентаризации оформляются инвентаризационно-сличительными ведомостями ИНВ-18 и ИНВ-19. [10,27]

Обнаружение при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

• излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации — на увеличение финансирования (фондов);

• недостача и порча имущества в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм — на счет виновных лиц. Если виновные лица не определены или суд отказал во взыскании убытков с них, убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации. [10,28]

В книге «учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации» регистрируются и оформляются актом результаты контрольных проверок и точности проведения инвентаризации.

Выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки могут проводиться в период между инвентаризациями в организациях с большой номенклатурой ценностей.

Контрольные проверки точности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые вмеж инвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению начальника организации.

На поврежденные или испорченные ценности составляют акты, в которых указывают характер и уровень порчи, ее основания, лиц, виновных в порче ценностей. Итоги инвентаризации денежных средств и ценных бумаг оформляют актом без их записи в инвентаризационной описи.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над исправленнымиправильных записей. Исправления должны быть обговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи незаполненные строки прочеркиваются и должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества. [8,94]

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

В тех случаях, если материально ответственные лица замечают после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до начала работы склада, кладовой, и т.п.) сообщить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия выполняет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения делает исправление обнаруженных ошибок в установленном порядке.

Оформленные инвентаризационные описи и акты отдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сопоставляют фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета.[8,95] В сличительную ведомость записывают результаты сравнения. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача.

Ценности в сличительной ведомости записываются с указанием количества и суммы по группам, виду и сорту в соответствии с классификацией, принятой в учете. Те ценности, по которым выявлены недостачи или излишки записываются в сличительную ведомость, а остальные показываются в ведомости общей суммой.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей для оформления результатов инвентаризации.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

По данному параграфу можно сделать следующие выводы, что для начала проведения инвентаризации нужно создать инвентаризационную комиссию, руководитель организации должен предоставить все условия в указанные сроки. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносят в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным начальником организации. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете.